Forslag til vedtak:
- Styringsgruppen tar status for prosjektet til etterretning.
- Styringsgruppen nominerer en kandidat til prosjektets styringsgruppe.
- Styringsgruppen overleverer prosjektet til ny styringsgruppe som konstituerer seg etter 15. november. Prosjektet skal rapportere fremdrift og status til DigiVestland sin portefølje.
- Styringsgruppen støtter en egenandel på 3000 per deltager. Om det blir behov for å leie inn ekstern kursinstruktør, støtter styringsgruppen at prisen kan bli noe høyere (men under 1000 kr høyere per deltager).
- Styringsgruppen støtter at DigiVestland dekker «Train the trainer» programmet for kursledere.
Spørsmål til drøfting:
Hvordan bør informasjon og kommunikasjon til kommunedirektørene utføres (kanal, innhold, gjennom støttefunksjoner)?
Kort om saken
Oppfølging av sak 35-23, 4-24 og 18-24. I sak 18-24 ble konseptet fremlagt.
Saken omhandler et kompetanseløft innen digital transformasjon for interesserte kommuner i Vestland; «Kompetanseløft digital transformasjon – program for toppledergrupper i kommunene i Vestland». Målgruppen er kommunedirektørenes ledergrupper, utvalgte nøkkelressurser innen HR, IT og tillitsvalgte, samt på sikt folkevalgte. Læringsmålet er overordnet forståelse av grunnlaget og behovet for digital transformasjon i kommunal/offentlig sektor og styrke evnene til å lede kommunene mot økt digital modenhet. Kompetanseløftet består av 35 timer, fordelt på selvstudier og regionale samlinger.
Vedtak i sak 18-24:
1. DigiVestland bidrar med NOK 200 000 i nasjonal anskaffelse.
2. Sekretariatet overfører konseptet til planleggingsfasen for kompetanseløft i Vestland fylke, basert på avhengigheter og forutsetninger skissert i saken.
Sekretariatet har, på vegne av prosjektgruppen for konseptfasen, arbeidet videre med vedtaket fra forrige møte.
Forankring av saken i kommunene
Sekretariatet har lagt til rette for følgende informasjon og kommunikasjon:
- Styringsgruppesak 18-24 behandlet 14. juni - vedtak av konseptet «Kompetanseløft digital transformasjon – program for toppledergrupper i kommunene» og overføring til planlegging og gjennomføring.
- Gjennomgang med prosjektgruppen av innsalget av konseptet og for DigiVestland sin HR-nettverksgruppe.
- Presentasjon av konseptet i møte med kommunene sine HR-ledere 9. september. Oppfølging med epost med presentasjon og lenker til skjema for tilbakemelding.
- «DigiVestlandsrevyen» åpent for alle i kommunene 13. september
- Informasjonssak på DigiVestland sine nettsider 12. september
- Epost til kommunedirektører / rådmenn 13. september
- Tilbud om webinar den 18. september
Oppsummering og anbefaling: selv med en omfattende kommunikasjonspakke oppfattes det som krevende å nå frem til kommunene og rette beslutningstakere for tilbakemeldinger. Prosjektet mottar gjerne tilbakemeldinger fra styringsgruppen hvordan slik kommunikasjon bedre kan tilrettelegges.
Forutsetning for planlegging og gjennomføring - interesse for deltagelse
En forutsetning for å overføre konseptet til planlegging og gjennomføring, var ønske om tilstrekkelig deltagelse. I kommunikasjonspakken ble det forespurt om en uforpliktende tilbakemelding.
Følgende kommuner har meldt interesse: Alver, Øygarden, Gloppen, Stad, Bømlo, Ullensvang og Vaksdal. Dette utgjør ca. 42 deltagere. I tillegg har vi muntlig fått interesse fra Askøy, Bergen og flere andre kommuner. Dette antar vi utgjør ytterligere 80 til 90 deltagere. Totalt utgjør dette to til tre kull av mellom 100 til 150 deltagere.
Oppsummering og anbefaling: Det er grunnlag for å starte planleggingen og gjennomføring av programmet.
Avhengighet mot nasjonal leveranse av selvstudiepakke
Anskaffelsen av selvstudiepakken er gjennomført, og Digitaliseringsinstituttet er tildelt kontrakt i uke 45. Dette er samme leverandør som øvrige diginettverk i Norge har brukt. Ingen innsigelser kom i karenstiden. Anskaffelsen er 3 måneder forsinket. Antatt leveranse av selvstudiepakken er februar/mars 2025.
Oppsummering og anbefaling: Den nasjonale forsinkelsen påvirker fremdriften av den regionale leveransen og det anbefales å skyve den regionale tidslinjen slik at første kull for regionen blir i august/september 2025.
Organisering og ressurser i planlegging og gjennomføring
I forrige behandling av saken ble det foreslått et budsjett som la til grunn et definert behov for prosjektressurser. Prosjektressursene frikjøpes fra kommuner i Vestland.
I kommunikasjonspakken ble det formidlet behov for prosjektressurser fra kommunene. Så langt har prosjektet fått respons på følgende:
| Prosjekteier | Ullensvang kommune (behandles 4. nov) | |
| Styringsgruppe | Askøy kommune: Ass. kommunedirektør Ullensvang kommune: Rådmann Øygarden kommune: IT-leder Bergen kommune: HR-leder | |
| Prosjektleder | Øygarden kommune; Utviklingsleder | Ansvarlig for og utførende av; planlegging, produksjon av innhold til regionale oppgaver og eksempler, anskaffelse av fysiske foredragsholdere, administrasjon og selve leveransen av programmet. |
| Prosjektmedarbeidere | Bergen kommune | Oppgaver: teknisk produksjon av lokale og regionale oppgaver og eksempler, blant annet gjennom video og podkaster |
| Kurskoordinator | (mangler) | Oppgaver: booking kurslokaler, påmeldinger og øvrig administrasjon |
| Kursledere* | (mangler) |
*Prosjektleder vil være en av de tre kurslederne, rådgiver i DigiVestland vil være «back-up» kursleder og da mangler det en kursleder. Denne gruppen ressurser var det opprinnelig satt krav til kompetanse.
Det haster med å identifisere den siste kurslederen, da det er lagt til grunn at kurslederne gjennomfører «train the trainer» med den nasjonale leverandøren. Dette kurset var antydet at kommunen som eier ressursen selv betalte, da kommunen sitter igjen med denne kompetansen etter gjennomføring av programmet i regionene.
Oppsummering og anbefaling: prosjektet mangler en kommunedirektør til styringsgruppen, en kurskoordinator og en kursleder til å gjennomføre selve programmet. Det anbefales at styringsgruppen nominerer et medlem til prosjektets styringsgruppe. Det anbefales at styringsgruppen bruker sitt nettverk til å gi saken oppmerksomhet for at prosjektet skal lande med tilstrekkelig med ressurser. Det anbefales at det vurderes at grunnfinansieringen kan dekke «train the trainer» avgiften for kurslederne for å stimulere til frikjøp av denne type ressurser.
Finansiering
I sak 18-24 ble det lagt frem budsjett for gjennomføring av prosjektet. Budsjettet legger til grunn bruk av grunnfinansiering kr 1 723 000 NOK over tre år (2024-2026). I tillegg er det nå budsjettert med kr. 840 000,- i søknad til Statsforvalteren over 2025/2026, hvorav 550 000 er søkt om for 2025.
Budsjettet har følgende hovedposter:
Kostnader
- Prosjektressurser (lønn frikjøp)
- Eksterne foredragsholdere på samlingene
- Administrasjon (lønn frikjøp), kurslokaler, kursmateriell og mat
- Kursledelse (lønn frikjøp)
Finansiering
- DigiVestland grunnfinansiering
- Statsforvaltermidler
- Egenandel fra kommuner
- Egeninnsats fra kommuner (tid for deltagelse)
Øygarden kommune er ansvarlig for søknad om skjønnsmidler til Statsforvalteren. Det er søkt om kr. 550 000,- for 2025 som ca. dekker prosjektleder og utførende oppgaver som produksjon av innhold til oppgaver, eksempler og kursledelse (50 % stilling).
Budsjettet er satt opp med hensikt å finansiere de faste kostnadene gjennom grunnfinansiering og statsforvaltermidler og de variable kostnadene dekkes gjennom deltageravgiften.
Oppsummering og anbefaling: Slik budsjettet foreligger i dag, vil da kreve en egenandel på ca. 3000 per deltager for å gå i balanse uten ekstern kursholder. Dette vil dekke variable kostnader som kurslokaler, undervisningsmateriell og mat.
Om det ikke lar seg gjøre å finne kursholdere i kommunene, anbefales det å leie inn dette fra den nasjonale leverandøren av selvstudiepakken. Dette vil øke kostnaden noe og det bør tas høyde for dette med mulighet for en økning i kursavgift opp til 1000 kr.
Når tildeling av Skjønnsmidler til digitalisering og innovasjon 2025 er klar, vil prosjektet komme tilbake til styringsgruppen med konsekvenser dette har for prosjektet.
Videre fremdrift
Etter behandling i styringsgruppemøtet den 15. november overføres prosjektet formelt til ny prosjektleder som ivaretar det videre arbeidet i planlegging og gjennomføring. Prosjektleder for konseptfasen deltar med 10 % i prosjektet som rådgiver ved behov. På denne måten vil det regionale prosjektet også holde seg oppdatert på den nasjonal utvikling av et felles kompetanseløft for offentlig sektor.
Prosjektet rapporterer fremdrift og status inn i DigiVestland sin portefølje.