18-24 Kompetanseløft digital transformasjon - konsept

Saken ble først løftet i styringsgruppen 1. des 2023 i sak 53-23. Behovet saken bygger på, ble spilt inn fra kommuner i DigiVestland sin faggruppe innen HR og ble også fremmet på DigiVestland sin strategisamling i januar 2024.  SG ba sekretariatet sette ned en arbeidsgruppe som kunne beskrive rammer for hvordan et kompetanseløft innen digital transformasjon kan leveres til kommunene i Vestland. 

Følgende kommuner er i arbeidsgruppen og har hatt særlig ansvar for; 

• Bergen kommune med to ressurser – evner; ledelse. Budsjett for kompetanseløftet.
• Bømlo kommune – faglig innhold for målgruppe politikkere 
• Øygarden kommune – pedagogikk
• Høyanger kommune – evner; teknologi
• DigiVestland med to ressurser – evner; strategi og organisasjon, gevinstrealisering. Ledelse og koordinering av arbeidsgruppen.

DigiVestland sin faggruppe for HR støtter forslaget presentert i dette saksnotatet. Utkast til sak ble behandlet i Digitaliseringsutvalg Vestland (DuVe) i møte 4. juni.

I styringsgruppemøte i mars 2024, la arbeidsgruppen frem status for arbeidet. I april, mai og juni har arbeidsgruppen og flere medlemmer av Digitaliseringsutvalget deltatt på en «Master Class» i digital transformasjon i regi av «DI2X - Digital Leadership Research Institute»  som er virksomheten som har utviklet og eier det faglige rammeverket vi bygger kompetanseløftet på. 

Overordnet fremdrift 

Arbeidsgruppen har nå utarbeidet et konsept med budsjett som beskrevet i denne saken. Hvis styringsgruppen vedtar saken, vil neste steg være å utarbeide kravspesifikasjon og bidra i nasjonal anskaffelse i juni/august, med leveranse i oktober/nov. Deretter må en ny regional arbeidsgruppe til høsten utarbeide detaljert regionalt program for kompetanseløftet, med eksempler og oppgaver. Dette forventes å være klart med første kull Q1 2025. 

Arbeidsgruppen har vurdert det faglige rammeverket og bearbeidet dette for kommunal sektor og målgruppene som undervisningen er bestilt for. 

Målgrupper 

Ledergruppene i kommunene er ulikt satt sammen, og arbeidsgruppen har derfor valgt å være eksplisitt på at målgruppene 2, 3 og 4 må være til stede med ledergruppene i opplæringen om de ikke alt er en del av ledergruppen i kommunen. 

1. Kommunedirektører med ledergrupper
2. HR ledere/ressurs (ny anbefaling)
3. IKT leder/ressurs og IKT drifts-samarbeid leder (ny anbefaling) 
4. Hovedtillitsvalgte (ny anbefaling)
5. Politikkere/folkevalgte 

Læringsmål og faglig rammeverk 

Læringsmål

Et læringsmål er definert som «det som en person vet, kan og er i stand til å gjøre som et resultat av en læringsprosess». 

Læringsmål kommunedirektører med ledergruppe, HR, it, ikt-samarbeid og tillitsvalgte (målgruppe 1, 2, 3 og 4): Skal forstå bakgrunnen og behovet for digital transformasjon. Målgruppen skal settes i stand til å lede den digitale transformasjonen gjennom å prioritere (strategiske valg), kommunisere og beslutte tiltak som bidrar til å bygge kapabiliteter, fordele ressurser, ta i bruk ny teknologi og organisere virksomheten for å øke den digitale modenheten. På denne måten vil kommunen levere tjenester mer effektivt med høy kvalitet, som kommer innbyggerne til gode.

Læringsmål politikkere (målgruppe 5): Skal kunne forklare hva digital transformasjon innebærer og hvorfor dette er viktig for å oppfylle kommunen sitt samfunnsoppdrag. Det er viktig at politikkere forstår hvordan de kan balanserer investeringer i teknologi med andre samfunnsbehov. Politikkere vil være brobyggere inn mot innbyggere og næringsliv i det å kommunisere hvorfor denne utviklingen er viktig.

Faglig rammeverk 

Kompetanseløftet bygger på DI2X og Pernille Kræmmergaard sitt faglige rammeverk for digital transformasjon.

Rammeverket består i dag av 10 evner en organisasjon må ha og 3 evner ledere må mestre. Dette er gruppert i tre virksomhetsområder og ledelse. Kort kan evnene beskrives slik (kursiv er betegnelsen på evnene i det faglige rammeverket):

• Strategi; Evne til å være digitalt visjonær, ha et økosystem- tankesett og sluttkundefokus. Dette krever evne til multiplisitetsledelse; hvordan lede en virksomhet i et økosystem, i ulike perspektiver og med ulike bunnlinjer.
  
• Organisasjon; Evne til virksomhetsstyring og -utvikling samtidig (ambidekstral), kontinuerlige og raske endringer krever smidig arbeidstilnærming og evne til strategisk kompetanseutvikling, samt sette meningsfylte rammer for ansatte for å utføre sitt arbeid (arbeidsmiljø). Dette krever evne til transformasjonsledelse hvor lederinspirerer og engasjerer organisasjonen for å nå mål og visjoner.
• Teknologi; Evne til å være teknologisk framsynt, organisere virksomhetens IT enhet med den rette rolle og beslutningsmyndighet, og en solid og fleksibel virksomhetsarkitektur (IT-orkestrering). Evne til å være datadrevet med kvalitet på data, anvende data strategisk og sikkert. Dette krever evne til tech-ledelse hvor leder tar beslutninger om teknologi og er en endringsleder ved implementering med fokus på gevinstrealisering. 

Virksomhetens og leders evne til å utvikle seg innen områdene vil bidra til å øke den digitale modenhet som er definert i 5 generasjoner.

Arbeidsgruppen har diskutert om det er formålstjenlig å måle digital modenhet for hver kommune før oppstart. Erfaringer fra andre kommuner er i store trekk at de fleste måler en høyere digital modenhet FØR kurset, og en LAVERE modenhet etter kurset. Forklaringen ligger i at først etter kurset og økt kunnskap på området (blind spot) har man innsikt i hva det krever å være digitalt moden og man endrer derav sin vurdering. Arbeidsgruppen vurderer derfor at en måling tar mye tid, men gir lite verdi. 

Arbeidsgruppen er nylig informert om at det i juni kommer en ny versjon av rammeverket som har ytterligere en lederevne og to evner virksomheten må mestre. Dette vil bli hensyntatt i videre utvikling av kompetanseløftet. Derfor er arbeidsgruppens fremlegg av faglig innhold lagt frem i en 0.8-versjon.

Anbefalinger for målgruppe 1 til 4: kommunedirektører med ledergrupper

Faglig innhold 

Rammeverket er mer omfattende/dyptgående enn det arbeidsgruppen har vurdert er relevant for et strategisk nivå i målgruppe 1, 2, 3 og 4 samlet. Det kan være aktuelt å gi målgruppene 2, 3 og 4 anbefalinger om fordypning på operativt nivå på noen tema. 

Noen begreper i rammeverket er bygget på det danske språk, og arbeidsgruppen ønsker i gjennomføringen av programmet å unngå fremmedgjøring, ved i stedet bruke et språk vi mener er gjenkjennelig i kommunene.

Fem av evnene anbefales det i vår 0.8 versjon, å dekke på overordnet nivå for målgruppe 1 : Teknologisk framsynt, sluttkundefokus, smidig, kompetanseutvikling og meningsfylte rammer. Endringer kan komme i høstens tilnærming. Årsaken er at det kan bli for detaljert for øverste strategiske ledelse. For å komme i møte mindre kommuner med ressurser som fyller flere roller (både strategisk og operativt), vil det bli anbefalt / henvist til selvstudier for mer dybdekunnskap på evnene. Det kan også legges til rette for faggrupper og nettverk for denne type ressurser om det oppleves nyttig og relevant. 

I tillegg har arbeidsgruppen valgt å skille ut evnene (blå bokser) partnerskap og samarbeid, gevinstidentifisering og -realisering, samt endringsledelse som særlig viktig. Noen flere evner kan bli delt opp, om det er hensiktsmessig, for å kunne sette sammen evner/kompetanser på andre måter for nye målgrupper senere. Modellen under leses fra venstre til høyre.

Undervisningsform og pedagogikk

Total tidsbruk for kompetanseløftet er mellom 30 og 35 timer over 4 måneder, men kan variere avhengig av hvilke forkunnskaper målgruppene har. Tiden som anvendes inkluderer selvstudier og forberedelser, fysisk undervisning og samlinger, med refleksjon og oppgaver (eks. reise og overnatting). Noen moduler vil ha anbefalinger for fordypning, men fordypning går da ut over timerammen.

Individuell selvstudie bygger opp mot de fysiske samlingene som krever forberedelser, mellomarbeid og etterarbeid.  Undervisning med selvstudier kan foregå ved artikler, video, podkaster, animasjonsfilmer, samtaler eller intervju o.l.

Fysiske fellessamlinger er fordelt på to lunsj til lunsj samlinger, en halv dag i egen kommune og en avsluttende halvdagssamling i egen kommune, men sammen med de andre på kullet på teams. På fellessamlingene vil kommunene deles opp, og bli satt i grupper per tjenesteområde. Kommuner av noenlunde lik størrelse vil bli satt sammen (dette avhenger av kommuner som melder seg på til hvert kull). Undervisning på samlinger kan foregå ved forelesning (primært med foredragsholder til stede, men også ved bruk av noen undervisningsvideoer), paneldebatter og gruppearbeid o.l. Nettverksarbeid og diskusjoner er et viktig bidrag som skal bygge opp under læringsmål. Utbytte fra fysiske samlinger forutsetter at selvstudier og forarbeid er gjennomført.  .

Fellessamlinger kan gjennomføres med en samling i Førde, en samling på Stord og øvrige samlinger i Bergen. 

Lokale samlinger skal gjennomføres i hver kommune og ledergruppe.

Eksempler knyttes til de ulike tema (evner/kompetanser) kan hentes fra nasjonal anskaffelse eller i regionen, og fortrinnsvis legges frem på fysiske samlinger gjennom inviterte virksomheter/kommuner eller som opptak i video. Historiefortelling blir viktig virkemiddel, hentet fra andre kommuner eller det private som har hatt suksess med digital transformasjon.

Oppgaver understøttes av faglig innhold og eksempler som er relevante for kommunene, både små og større kommuner. Det er et ønske at kommunene skal oppleve at oppgavene bidrar til å utvikle egen kommune. 

Anbefalinger for målgruppe 5: politikere 

Faglig innhold

Det anbefales at undervisning for politikerne løsrives fra det fagligerammeverket i omfang, men likevel bygger på det strukturelt og språkmessig, som beskrevet for målgruppe 1) til 4). Arbeidsgruppen vurderer at rammeverket er for omfattende og komplekst å gripe over i sin helhet på en god nok måte til denne målgruppen.

Fokuset vil derfor være på hvorfor kommunesektoren må jobbe med digital transformasjon og hvilken rolle politisk ledelse må ta i denne omstilling;

1. Fordi vi skal levere mer for mindre, ikke for å spare, men for å være effektive og frigjøre ressurser til det nye vi også skal gjøre.
2. Fordi det er mangel på varme hender og vi må erstatta flere oppgaver med teknologi, oppgaver som tidligere ble utført av mennesker
3. Fordi innbyggerne sine krav og forventninger endrer seg som følge av den teknologiske utviklingen, og vi må kunne leve opp til dette
4. Fordi forventningene til og fra ansatte endrer seg – og vi må være digitalt attraktive
5. Fordi omgivelsene endrer seg – med endringer i aktørbildet og ny teknologi – må vi kunne endre oss

Undervisningsform og pedagogikk

Det anbefales at undervisningen tar opptil 2 timer for politikerne. Undervisningen skal bygge opp under læringsmål og egne videoer vil bli produsert for selvstudium. Videre foreslås det at en ressurs fra administrasjonen i hver kommune som har gjennomført undervisningen i målgruppe 1 til 4, bidrar inn i en felles fysisk samling med målgruppe 5, etter selvstudium er gjennomført. Dette for å øke læringsutbytte gjennom refleksjon og drøftelser knyttet til egen kommune. 

Eierskap, gjennomføring og forvaltning av kompetanseløftet 

Nasjonalt samarbeid

De øvrige diginettverkene i Norge har gjennomført eller er i ferd med å gjennomføre et kompetanseløft innen digital transformasjon, basert på samme faglige rammeverk. Hvert diginettverk har gjennom de siste to til tre år gjenbrukt og tilført elementer til undervisningen. Dette har medført at undervisningen som i dag eksisterer i ulik form på videoer, med varierende kvalitet, er fragmentert og til dels ulikt formidlet. Diginettverkene ønsket derfor å få produsert ett nytt felles undervisningsmateriell nasjonalt, fortsatt basert på det samme faglige rammeverket. 

Markedsdialog for dette ble gjennomført 15. mai 2024, og kravspesifikasjonen er nå under utarbeidelse. Per dato ser det ut til at den nasjonale anskaffelsen kan bidra med undervisning på evnene beskrevet over, formidlet digitalt, med opsjon på opplæring av regionale fasilitatorer. Ved produksjonen av undervisning kreves et tett samarbeid med akademia for å sikre solid faglig innhold, men også med kommunene/diginettverkene for å sikre klart språk og riktige eksempler relatert til kommunal sektor. DigiVestland vil bli en del av denne prosessen om kompetanseløftet skal leveres regionalt.

Regionalt samarbeid 

I bestillingen ligger det til grunn at noen kommuner vil bygge kompetanse inn i egne kommuner gjennom aktiv deltagelse i utvikling og leveranse av programmet. Dette krever større egeninnsats fra kommunene og forplikter til å stå i det ansvar man påtar seg. Det er behov for ressurser til følgende områder; 

1. Produksjon av programmet – høst 2024
2. Administrasjon og praktisk gjennomføring – hele 2025 (mulig oppstart sent 2024) 
3. Forberedelse og fasilitering av samlinger – hele 2025 (mulig oppstart sent 2024)

Punkt 1 må ha noen av ressursene fra dagens arbeidsgruppe med videre. Det er lagt til grunn noe frikjøp. Foreløpig er to ressurser meldt inn til videre arbeid. 

Punkt 2 medfører en permanent rolle så lenge kompetanseløftet pågår. Rollen er administrativ og kan fylles av en ressurs som innehar denne kompetansen i dag og har kapasitet til å fylle rollen. Ressursen vil bli frikjøp og frikjøpet dekkes av deltager avgift opp til et definert antall timer.

Punkt 3 medfører opplæring i å bli en fasilitator/leder av kompetanseløftet og man må bidra i regionen minimum på fire kull. Her er det viktig med stabilitet i bemanningen og regionene vil trenge minimum 3 ressurser som blir trent på dette. Ressursen vil bli frikjøpt og frikjøpet dekkes ved deltager avgift opp til et definert antall timer. Kurskostnad for å bygge kompetanse som fasilitator dekkes av den ansattes kommune. Ressurser til punkt 3 bør skje gjennom en rekrutteringsprosess med tydelige krav til kompetanser. 

Det er viktig å forstå risikoen man bærer ved at DigiVestland og kommunene samarbeider om å eie og levere kompetanseløftet, i motsetning til å ha profesjonelle leverandører og fasilitatorer som kan «plukkes» fra en pool i et konsulentselskap. Egeninnsats og forpliktelse er avgjørende for suksess.

Økonomi

Nasjonal anskaffelse og produksjon

DigiVestland bidrar med NOK 200 000,- inn i felles pot for nasjonal anskaffelse av 1) produksjon av faglig innhold og 2) formidling av faglig innhold. Anskaffelsen vil være et digitalt selvstudium av de 16 evnene i rammeverket (versjon 2024). Regionene kan da selv «pakketere» dette slik som illustrert for vår region. Merk at det er noe usikkerhet knyttet til hvordan anskaffelsen og produksjonen vil bli, da en nasjonal anskaffelse handler om flere kompromisser. DigiVestland bidrar i denne anskaffelsen hvor Kristiansand kommune er juridisk anskaffelses kommune.

Kalkylen under tar hensyn til dette.

Regional anskaffelse og produksjon

DigiVestland vil sammen med kommuner i en arbeidsgruppe bidra til at man tilrettelegger for å levere i henhold til figur 3. Dette kan først ferdigstilles når vi vet hva den nasjonale leveransen inneholder og vil kreve ressurser som har vært med i fase 1, men også ny kompetanse.

Det kan være aktuelt med produksjon av egne lokale eksempler, men det kan også velges vekk. Oppgaver som evt. lages nasjonalt, kan være et ønske om å tilpasse noe til det regionale løpet. 

Kalkylen under tar hensyn til dette.

Regional gjennomføring og forvaltning 

Leie av lokaler (møterom på hotell), fasilitatorer for samlinger med for og etterarbeid, forvaltning av undervisningsmateriellet mm krever faste ressurser i 2024, 2025 og evt. deler av 2026. 

Forutsetninger og rammer for gjennomføring: 

• 43 deltagende kommuner. Det kan vurderes om det gjennomføres en spørreundersøkelse etter sommeren om ønske om å delta. 
• 200 deltagere totalt (Bergen kommune – gjennomfører selv for sine nivåer under øverste ledelse på basis av samme materiell)
• 50 deltagere per kull

Ferdig produsert materiell vil kunne være til fri benyttelse for alle kommuner etter gjennomført program i regi av DigiVestland.