5-25 Drift og finansiering av samarbeidet frem til ny avtale trer i kraft

1. Styringsgruppen stiller seg bak foreslått finansiering av drift av DigiVestand for perioden frem til ny avtale trer i kraft.

Samarbeidsavtalen mellom kommunene om DigiVestland gikk ut 31.12.2024. 

I styringsgruppemøtet 10 september, sak 22-24, fattet styringsgruppen blant annet vedtak om at: «Styringsgruppen vil foreslå for kommunene at dagens avtale blir forlenget med inntil seks måneder.» (vedtakspunkt 8).

Sekretariatet sendte 25. september forespørsel til kommunene om seks måneder forlenging. Brevet beskrev at en utvidelse av avtaleperioden betød at DigiVestland skulle fortsette å levere det samme tilbudet til kommunene i perioden, og at kommunene ville bli fakturert for for utvidet avtaletid.

Nøkkeltall svar:

• 19 kommuner godtok å forlenge avtalen 6 måneder.
• 6 kommuner godtok å forlenge avtalen inntil 2 måneder.
• 1 kommune ønsket ikke å forlenge avtalen.
• 14 kommuner gav ikke tilbakemelding.

I sak 34-24 ble Bergen kommune sitt forslag til ny samarbeidsavtale om DigiVestland behandlet. Avtalen skal behandles i Bergen bystyre 29. januar, og målet er at Bergen kommune sender invitasjon ut til kommunene i Vestland i begynnelsen av februar. Tidligste starttidspunkt for avtalen satt til 1. mars 2025.

Invitasjonen om samarbeid om DigiVestland må behandles politisk i kommunene. Dette vil trolig ta noe tid. Sekretariatet håper at kommunene har behandlet avtalen innen utgangen av mai 2025. Avtalen beskriver en styringsstruktur med kommunedirektørmøte og styringsgruppe, og disse utvalgene anbefaler sekretariatet å etablere etter 1. juni. Reelt vil ny avtale bli iverksatt fra august 2025.

DigiVestland har ubrukte midler som tilsvarer ca. et halvt år med drift basert på nåværende aktivitet i sekretariatet. Vi foreslår derfor å bruke midlene til drift av sekretariatet i perioden januar 2025 - juli 2025. Konsekvensen av dette er at det ikke vil være behov for at kommunene betaler medlemsbetaling (grunnfinansiering) i denne perioden. Kommunene får dermed tilbud om å være med i samarbeidet, uavhengig av tilbakemeldingen gitt høsten 2024 om forlenging av avtaleperioden og uten økonomiske forpliktelser frem til og med juli 2025.

Fra 1. august 2025 vil fakturering skje etter modell for finansiering skissert i sak 34-24 med 5/12-delers virkning for de kommuner som har signert ny avtale om samarbeid:

Grunnbeløp kr. 48 000 
Beløp per innbygger kr. 18 
Maksimumsbeløp kr. 550 000

Regnskap for 2024 og evt. avsetninger vil bli lagt frem i neste styringsgruppemøte.