22-24 Ny samarbeidsavtale

Denne saken er knyttet til sak 37-23, 13-24 og 17-24, behandlet i styringsgruppen for DigiVestland. En operativ styringsgruppe har fungert på mandat fra styringsgruppen og arbeidsgruppen har rapportert til denne. Dokumentasjon er fremlagt i møter med operativ styringsgruppe: 9. januar, 15. februar, 20. mars, 16. april, 8. mai og 22 mai 2024. 

Den 5. juni ble en omfattende dokumentasjonspakke sendt til kommunene med vedtatt kunnskapsgrunnlag (etter egen innspillsrunde med kommunene), utkast til ny avtale og to informasjonsskriv. 11. juni ble saken lagt frem av operativ styringsgruppe i KS sitt frokost møte. Frist for innspill på avtaleutkast var satt til 30. juni. 

Flere av innspillene til avtaleutkastet er av prinsipiell karakter. Bergen kommune som vertskommune inviterte de kommunene som er medlem av styringsgruppen, til et uformelt møte i uke 35. Drøftingspunktene i sakspapiret er satt opp i samarbeid med leder av styringsgruppen, basert på diskusjonene i dette møtet.

Innspill på utkast til samarbeidsavtale

Fem kommuner utenfor IKT-driftssamarbeid og 23 kommuner knyttet til IKT-driftssamarbeid svarte i innspillsrunden, totalt 28 kommuner. Tre av kommunene hadde ikke direkte innspill, men bekreftet ønske om å behandle avtalen. 15 kommuner i fylket svarte ikke.

Overordnet hadde innspillene tema som er listet opp under. Det er lagt inn kommentar fra arbeidsgruppen under noen av punktene. Se for øvrig vedlegg med selve innspillene

Formål 

Innspillene har kommentarer som tyder på at ordlyden i avtaleutkastet ikke er tydelig nok, når det gjelder hvordan DigiVestland-samarbeidet bør oppfylle formålet som er satt av KS, og diginettverket sin tette tilknytning til samstyringsstrukturen.

Styringsmodell og organisering

Selv om oppgavefelleskap etter kommunelovens §19 ble støttet i prosessen som bidro til utforming av kunnskapsgrunnlaget, er det 18 kommuner (64 % av innspillene) som ikke lenger ønsker slik organisering. Innspillene peker i stedet på en videreføring av et administrativt vertskommunesamarbeid i tråd med kommuneloven §20-2. Knyttet til en eventuell videreføring av vertskommune modellen er det kommet forslag om justering av styringsstruktur med «representantskap», og medlemmer tilknyttet dette, samt organisering «internt». Det er særlig meldt inn ønske om strammere prioritering og styring av prosjektporteføljen.

Oppgaver, faggrupper og prosjekter

Det er kommet innspill om at oppgavene blir mer konkret definert.

Både i innspill på kunnskapsgrunnlaget og avtalen, sier flere kommuner at tjeneste- og fagområdene bør ledes av kommunene, og at strukturer og mandater derfor må gås opp på nytt. Gruppene skal dekke kommunenes behov når det opprettes arbeidsgrupper og prosjekter. Det er også ønske at prosjekt skal ledes av kommunene og hvert prosjekt bør ha en «isolert» finansiering som omfatter egeninnsats og betaling per deltagende kommune. 

Noen kommuner støtter en regional tjenestekatalog, der kommunen betaler per tjeneste som tas ut. 

Bergen kommune sin rolle som vertskommune

I kunnskapsgrunnlaget ble Bergen kommune sitt bidrag i samstyringsstrukturen og som administrativ vertskommune beskrevet utførlig. Noen av innspillene til avtaleutkastet stilte igjen spørsmål ved Bergen sin rolle. Bergen kommune på sin side, har kommet med innspill om at de vurderer sin egen rolle som vertskommune.  

Rolleklarhet – diginettverk vs. IKT-driftssamarbeid

En betydelig andel av innspillene kom inn gjennom kommunene sine oppgavefelleskap om IKT-drift. Gjennomgående sier kommunene at det er uklart hvor skillet går mellom diginettverkene og IKT-driftssamarbeidene. 

Finansieringsmodell 

Både innspill på kunnskapsgrunnlaget og avtalen, peker på ønske om en differensiert betalingsmodell for samarbeidet. Noen av kommunene legger fram ønske om betaling per prosjekt og tjeneste, slik at grunnfinansieringen bare finansierer det strategiske arbeidet inn i samstyringsstrukturen. Det er også innspill på at finansieringsmodell må beskrives i selve avtalen.

Kommentar fra arbeidsgruppen: Arbeidsgruppen la fram argumentasjon som støtter full grunnfinansiering, i operativ styringsgruppe 8. mai 2024. Det ble videre behandlet i sak 13-24 i styringsgruppen 15. mai, uten at det kom innsigelser på denne vurderingen.

Bemanning – kapasitet og kompetanse

Innspill til kunnskapsgrunnlaget, og gjentatt som innspill til avtaleutkast, antyder at det bør være mulig å redusere kapasiteten i sekretariatet. 

Ny evaluering 

Det er fremmet krav om en ny, ekstern evaluering, hvor økonomi, måloppnåelse, involvering og gevinstrealisering evalueres. 

Kommunenes plikter

Et av innspillene gjaldt kommunene sine plikter. Dette gjentok i hovedsak det som stod i avtaleutkastet. 

Organisering fram til neste styringsgruppemøte

Frem til nå har prosessen blitt ledet av en operativ styringsgruppe, med et utvalg av medlemmene i styringsgruppen. Operativ styringsgruppe har gitt signaler og føringer til arbeidsgruppen, som har vært tre ansatte i sekretariatet, pluss jurist fra Bergen kommune. Underveis i prosessen har styringsgruppen blitt informert, og har godkjent utkast til ny samarbeidsavtale før utsending til kommunene. 

For å sikre en enda sterkere forankring i styringsgruppen, anbefaler sekretariatet at dagens operative styringsgruppe avvikles og at styringsgruppen i DigiVestland tar fullt eierskap til den videre prosessen. 

Til drøfting i styringsgruppen

Drøftingspunkt er utarbeidet basert på epost til styringsgruppen, fra leder av styringsgruppen, Kjetil Århus, og forslag til ytterligere drøftingspunkt fra Christian Fredrik Fotland, Alver kommune. 

Styringsgruppeleder ber om at en samlet styringsgruppe gir tydelige føringer på følgende punkter, for å kunne planlegge arbeidet videre: 

1. Bergen kommune vurderer sin rolle som vertskommune. Styringsgruppen drøfter hvilke følger det kan ha for det videre arbeidet.
2. Styringsgruppen tar stilling til om det skal utarbeides et konsept for samarbeidet, med særlig fokus på tjenesteområdene og tjenesteavtale (kjøp av tjenester).
3. Styringsgruppen tar stilling til om det er behov for ekstern bistand til prosessen, og/eller om ressurser fra kommunene og DigiVestland skal lede og utføre oppgavene.
4. Styringsgruppen tar stilling til hvor mange deltakere et samarbeid må ha før det utarbeides ny samarbeidsavtale (til vedtak etter at konsept er levert og eventuelle intensjonsavtaler signert).
5. Styringsgruppen tar stilling til om dagens samarbeidsavtale forlenges med f.eks. seks måneder, for å gi tilstrekkelig tid til nødvendig arbeid.
6. Styringsgruppen drøfter føringer for samarbeidet mellom kommunene i den videre prosessen.
7. Styringsgruppen drøfter hvilke aktiviteter i prosessen styringsgruppen selv tar ansvar for eller deltar i.

Ytterligere drøftingspunkt:

1. Styringsgruppen drøfter gjennomføring av en ny evaluering av samarbeidet.
2. Styringsgruppen drøfter samarbeidsform etter kommuneloven. 
3. Styringsgruppen drøfter om det bør utarbeides en intensjonsavtale for samarbeid.