34-24 Bergen kommune sitt forslag til ny samarbeidsavtale om DigiVestland

Forslag til vedtak:

(utformes i møtet)

Bergen kommune ønsker å invitere kommunene i Vestland til samarbeid om digitaliseringsnettverket DigiVestland.  

Som vertskommune har Bergen kommune utarbeidet en avtale kommunene i Vestland kan slutte seg til. Samarbeidsavtalen må vedtas i Bergen bystyre før den kan sendes ut til kommunene med invitasjon til å signere. Avtalen som sendes for politisk behandling i Bergen følger saken til styringsgruppen, sammen med beskrivelse av organisering og finansiering ved oppstart av avtalen. 

Hvis bystyret godkjenner avtalen, vil vi sende invitasjon til kommunene om tilslutning kort tid etter. 

Organiseringen av samarbeidet er overordnet beskrevet i vedlegg 2. Arbeidet med ny avtale i 2024 har i stor grad dreid seg om hvordan DigiVestland kan beskrive sin plass i samstyringsstrukturen. Bergen har forsøkt å gjøre dette så tydelig som mulig i ny avtale, samtidig som kommunenes arbeid med konsepter de siste månedene er tatt inn.  

Strukturen for DigiVestland som legges fram i vedlegg 2, er en speiling av samstyringsstrukturen til KS, tilpasset DigiVestland sine eksisterende møteplasser.  

Dette medfører at noen eksisterende faggrupper går ut: 

• Faggruppe IT-drift er drevet av kommunene selv. Kommunene står fritt til å fortsette samarbeidet, men DigiVestland vil ikke legge til rette for dette før det evt. foreslås i ny avtaleperiode.  
• Faggruppe HR går ut. Det er et etablert HR-nettverk i KS Vest, som antagelig kan fylle behovet kommunene har.  
• Faggruppe Tjenestedesign går ut som faggruppe, men faget tjenestedesign er et godt verktøy for eksempel i utarbeidelse av konsept, og kan bli tatt videre som tiltak for å styrke og dele den samlede kompetansen i regionen. 

Det vurderes at sekretariatet kan nedskaleres noe, og likevel oppfylle avtalen. Dette er beskrevet i vedlegget.  

Deltagerbidraget skal dekke grunnfinansieringen av sekretariatet. Maksimumsbeløpet for deltagerbidrag har stått stille siden inngangen av forrige avtale, og er derfor regulert. Reduksjon av budsjettrammen og økning i maksimumsbeløpet gjør det mulig å sette grunnbeløpet og innbyggerbeløpet ned. Konsekvensen av denne justeringen er en jevnere fordeling av kostnad per innbygger mellom kommunene.  

Etter styringsgruppemøtet 6. desember vil vertskommunen og sekretariatet informere kommunene om prosessen framover, og sende avtaleteksten til orientering.   

Informasjonsskrivet vil også vise hvilke møteplasser som er planlagt for 2025, og hvor kommunene kan holde seg orientert om samarbeid og aktiviteter.