3-25 Samarbeids- og styringsstruktur for e-helse i Vestland

1. Styringsgruppen tar status og plan for videre arbeidet med e-helse i Vestland til orientering.

E-helse-området i Norge er i stadig utvikling, og nye krav og endringer gjør at vi må jobbe sammen om å finne en felles arbeidsform for samarbeid og organisering av e-helse arbeidet i regionen vår. Rammene som er relevant for denne saken er blant annet 

• det justerte oppdragsbrevet fra KS med krav om nye regionale roller.
• arbeidsformen mot Helse Vest og de lokale helseforetakene.
• behovet for å konkretisere helsefelleskapene sin rolle i denne sammenheng. 
• innmeldt behov fra kommuner om økt fokus på nettverksressurs

Denne saken gir en status for det pågående arbeidet, samt hvilke avklaringer og strukturer som må på plass før vi kan etablere en helhetlig og effektiv organisering av e-helseområdet i Vestland som står seg over tid.

Målet med et felles plan og rammeverk for e-helse i kommunal sektor er å skape mulighetsrommet der kommunene kan innføre og ta i bruk nasjonale e-helseløsninger med en rekkefølge som sikrer tilstrekkelig kapasitet, øker gjennomføringskraften og legger til rette for en stegvis realisering av gevinster for innbygger og kommune. Rammeverket har også fokus på fordeling av kostnader, risiko og gevinster mellom stat og kommuner. For å lykkes er det avgjørende med et tett samarbeid mellom kommuner, og mellom stat og kommunal sektor både innen helse og tverrsektorielt. Ansvaret defineres i en felles styringsmodell.

Alle prosjekter og anskaffelser som kommuner gjør er avhengig av standarder, løsningskomponenter, felles arkitektur og andre aktiviteter i arbeidet med felles plan og rammeverk innen e-helse. 

Innsatsområder og prosjekter i Felles plan og rammeverk er kjent for kommunene i Vestland, og illustreres overordnet på en god måte i figur 1 under:

KS er i sluttfasen med å oppdatere mandat for diginettverkene, jf. vedlegg 1. Dette er relevant for organiseringen av e-helseområdet i DigiVestland, og i mandatet synliggjøres diginettverkene sin rolle for e-helseområdet. Deler av denne rollen skal løses gjennom et oppdragsbrev med tilhørende budsjettmidler som er gitt av KS, resterende oppgaver og behov må løses regionalt. 

DigiVestland støtter operasjonalisering og realisering av oppdragsbrevet til KS innen e-helse, særlig knyttet til kompetanse, bruk av verktøy og virkemidler innen innovasjons- og digitaliseringsarbeid, samt innføringsløp. Videre er det særlig behov for å støtte oppbygging av det regionale økosystemet for samhandling og koordinering mellom primær- og spesialisthelsetjenesten (regionale helseforetak og helsefellesskap) for å få gjennomføringskraft i den regionale porteføljen.

KS sitt oppdragsbrev setter krav til at digitaliseringsnettverket støtter alle kommunene i fylket når det gjelder oppgavene som er definert og finansiert av oppdraget, uavhengig om kommunen er med i diginettverket eller ikke. Det bør derfor avklares nasjonalt hvilke oppgaver som er utenfor oppdraget i oppdragsbrevet, med en anbefaling om hvordan kommuner utenfor diginettverk selv ivaretar realisering av nasjonale ambisjoner og strategier.   

Helse Vest er organisatorisk overordnet til de tre lokale helseforetakene i Vestland fylke (Helse Bergen HF, Helse Fonna HF og Helse Førde HF). Denne strukturen gjelder også som styringslinje innen e-helseområdet for helseforetaket. Helsefelleskapet i Bergensområdet, helsefelleskapet Sogn og Fjordane og helsefelleskapet Fonna, er samarbeidsarenaer for det som er felles mellom kommunene og spesialisthelsetjenesten i de gitte geografiske områdene.

Helseforetakene i Norge er positive til den nye e-helsemodellen til KS. Hvordan e-helsemodellen til KS skal henge sammen med helsefelleskapsstrukturen, må avklares. KS har dette som en prioritert, nasjonal oppgave i 2025. 

Kommunene i Vestland må samspille med spesialisthelsetjenesten for å lykkes med e-helse satsingene. Kommunene sine valg må derfor samspille med spesialisthelsetjenesten for blant annet å lykkes

1. når innføring av løsninger vil kreve samtidighet hos spesialisthelsetjenesten
2. når innføring av løsninger vil kreve digital samhandling med spesialisthelsetjenesten

Helse Vest sin strategi for digitalisering tar utgangspunkt i gjeldende nasjonale, regionale og lokale strategier, og har blant annet strategiske føringer om at regionale løsninger skal legge til rette for felles arbeidsprosesser i hele helseforetaket.  Det er mulig med lokale tilpasninger, der det er nødvendig og der de kan deles, men med krav om at nasjonale e-helseløsninger skal benyttes. Internt i Helse Vest er det et prinsipp og en målsetning å gjøre alle løsninger felles for alle sykehus i foretaket sitt ansvarsområde. Samhandling og dataflyt mellom kommunene sine system og spesialisthelsetjenesten skal skje via nasjonale komponenter som binder systemene sammen. Samlet betyr dette at det forutsettes at de lokale helseforetakene og kommuner som sokner til dem er synkroniserte i ibruktagelsen av løsninger. Dette krever igjen planlegging og koordinering regionalt, og synkronisering mot nasjonale aktører på kommunal og statlig side. For å lykkes i regionen er det derfor nødvendig å få på plass felles prinsipper og kriterier for prioritering av innsatsområder, prosjekter og tiltak. Det oppleves at det er enighet blant de regionale aktørene om dette, og det støttes også av KS avdeling for e-helse.

I arbeidet med denne saken har sekretariatet, i tillegg til dialog med Helse Vest, hatt dialog med Helse Bergen som representant for de lokale helseforetakene. I dialogen kommer det frem at rollefordelingen mellom Helse Vest og de lokale helseforetakene er lik, og det skal derfor være mulig å utarbeide enhetlige felles modeller for e-helsearbeidet i fylket mellom kommunene og spesialisthelsetjenesten. I fortsettelsen må vi sikre at valg som gjøres gjelder alle de lokale helseforetakene i regionen og forankres i de ulike helsefelleskapene.

Helse Bergen melder at det er krevende når kommuner ønsker samarbeid og partnerskap i søknadsprosesser, uten at initiativet er forankret i en felles regional plan eller portefølje. KS gir mandat til diginettverkene til å prioritere og forvalte en helhetlig, regional portefølje på digitaliseringsområdet med utgangspunkt i den nasjonale porteføljen og felles prioriteringer. 

Både Helse Vest og Helse Bergen gir også signal om at det forventes en regional koordinerende aktør på kommunal side. Gitt disse nasjonale føringene og regionale signalene, bør det derfor avklares prinsipper og strukturer for samarbeidsprosjekter mellom kommunene og spesialisthelsetjenesten. 

For at kommunene i Vestland skal få sine behov ivaretatt, i samspill med e-helse arbeidet i KS og spesialisttjenesten, er det et minimum som må organiseres som felles kompetanse og ressurser i det regionale e-helsesekretariatet.

Modellen (utkast) i figur 2 viser forslag til styringsstruktur for e-helse i DigiVestland, og samspillet med KS nasjonalt og de ulike aktørene innen e-helse i regionen. Hovedpunkter i organiseringen av det regionale nivået er som følger:

1. Kompetanse, ledelse, koordinering i et e-helsesekretariat
2. Forankring og eierskap i kommunene gjennom et arbeidsutvalg og ledelse av e-helse i DigiVestland
3. Aktivitet- og porteføljeoversikt for kommuner
4. Samspill med Helse Vest og de tre lokale helseforetakene og helsefellesskapene i Vestland og andre interessenter.

Modellen (også som vedlegg, vedlegg 2) er utkast til diskusjon i den videre dialogen rundt prinsipper, kriterier, kompetanse og ressursbehov som må avklares før vi kan etablere en helhetlig og effektiv organisering av e-helseområdet i Vestland som står seg over tid.

Som saken skisserer er det behov for betydelig samhandling og koordinering (samtidighet) innen digitalisering på e-helse (både lokalt, regionalt og nasjonalt og mellom primær- og spesialisthelsetjenesten) for å lykkes med ambisjoner innen helse i kommunal sektor.

KS sin nasjonale samstyringsstruktur med regionale diginettverk er et viktig verktøy for å knytte aktører i regionen tett sammen og forplikte seg til en felles portefølje på tvers av forvaltningsnivå. 

I tiden fremover vil det bli jobbet med å få på plass flere avklaringer om prinsipp og kriterier før samhandlingsmodellen for e-helse i regionen besluttes. Det vil blant annet søkes om midler gjennom Helseteknologiordningen for et prosjekt som gjennom koordinering vil utarbeide forslag til denne modellen. Oppgaver i det videre arbeidet:

1. Avklare prinsipper og kriterier for samhandling og portefølje med det Helse Vest, de lokale helseforetakene og helsefellesskapene.
2. Avklare prinsipper og kriterier for samhandling og felles portefølje for kommunene i fylket.
3. KS’ e-helse oppdragsbrev setter krav til at digitaliseringsnettverket støtter alle kommunene i fylket innenfor det spesifiserte  oppdraget, uavhengig om kommunen er med i diginettverket eller ikke. E-helse arbeidet utgjør en betydelig større del enn det oppdragsbrevet skisserer, ref. punkt a). Det må avklares hvordan dette påvirker prioriteringene av e-helse i DigiVestland.
4. Forslå samarbeids- og styringsmodell for e-helse i DigiVestland inkludert kompetanse- og ressursbehov i e-helsesekretariatet. 

Sekretariatet kommer tilbake med status for arbeidet i neste styringsgruppemøte.