Forslag til vedtak:

  1. Styringsgruppen tar status for arbeidet til orientering
  2. Saken ble drøftet og styringsgruppen hadde følgende innspill:

Bakgrunn for saken

Saken er oppfølging av vedtakspunkt i sak 22-24 i styringsgruppemøte 10.september: 

4) Sekretariatet bes gjennomføre dialog med partene i samarbeidet for å forberede sak til styringsgruppen om prosess og innhold i samarbeidet.

5) Sekretariatet forbereder sak til styringsgruppen om rammer for prosessen videre, og forbereder forslag til en plattform/et grunnlag for samarbeidet som alle kan enes om før ytterligere konkretisering. 

6) Styringsgruppen vil foreslå for kommunene at dagens avtale blir forlenget med inntil seks måneder.  

Arbeidsgruppen har svart ut bestillingen fra vedtakspunkt 4, 5 og 6, om å gjennomføre møter med kommunene, å legge fram en plattform for samarbeidet og be kommunene om forlengelse av dagens avtale.  

Vedlagte saksutredning beskriver arbeidsgruppen sine aktiviteter, samt forslag og vurderinger. Disse er basert på innspill fra, og diskusjoner med, kommunene. 

Status for kommunene sine svar om forlengelse av dagens avtale

På bestilling fra styringsgruppen har arbeidsgruppen oppfordret kommunene til å utvide avtaleperioden for dagens avtale med inntil seks måneder. Per 4. november mangler det tilbakemelding fra 16 kommuner. 1 kommune har sagt nei til forlengelse, 6 kommuner har sagt ja til en forlengelse på 2 måneder, mens 17 har sagt ja til forlengelse i inntil 6 måneder. 

Arbeidsgruppen anbefaler, basert på kommuner som har meldt tilbake, at prosessen med å utarbeide ny avtale holder frem som planlagt. Samarbeidet har økonomisk grunnlag for drift frem til ny avtale er utarbeidet og behandlet i kommunene.  Samarbeidet har intensjon om at ny samarbeidsavtale skal være ferdig utarbeidet ihht. Plan, dvs. innen utgangen av januar 2025. Usikkerhetsmomentet er hvor lang tid kommunene trenger på å få behandlet avtalen politisk. 

Saksutredning og vedlegg

Det er tre vedlegg til denne saken:

  • 28-24 vedlegg 1 Saksutredning som beskriver arbeidsgruppen sine aktiviteter, samt forslag og vurderinger. Disse er basert på innspill fra, og diskusjoner med, kommunene. 
  • 28-24 vedlegg 2 Utredning - kommunelovens kapittel 20 om administrativt vertskommunesamarbeid er kommuneadvokaten i Øygarden sine vurderinger.
  • 28-24 vedlegg 3 Modell for grunnfinansiering-basis tar utgangspunkt i en basismodell for drift. Vedlegget viser også kommunenes økonomiske bidrag i dagens avtale. samt fordeling foreslått i utkast til avtale i juni.

Alle tre vedleggene er nederst i saken.

Drøftinger

Med bakgrunn i saksutredning, er det ønskelig at styringsgruppen drøfter:

 

Styringsmodell

  • Arbeidsgruppen skisserer i saksutredningen en tverrfaglig styringsgruppe, og et kommunedirektørmøte for forankring og innspill til styringsgruppen. En alternativ sammensetning av styringsgruppen er å videreføre dagens modell med kommunedirektører, men styrket med lederne av de tre tjenesteområdene i samarbeidet. Har styringsgruppen innspill eller tanker på hvilken av disse alternativene som gir best styring og forankring?
  • Det foreslås et porteføljekontor, der kommuner og IKT-samarbeid bidrar i definering og koordinering av porteføljen i regionen. Ser styringsgruppen fordeler eller ulemper med et slikt porteføljekontor som skissert i saken?
  • En vesentlig faktor for å lykkes med DigiVestland som samarbeid er at kommunene har eierskap til formålet med samarbeidet. Arbeidsgruppen anbefaler at kommunene sine representanter i DigiVestland ikke bare representerer egen kommune, men skal ivareta og fremme fellesskapets interesser. De skal arbeide kollektivt for å sikre at digitaliseringsinitiativene gagner samarbeidet som helhet og ikke begrenses til egen virksomhet. Hva tenker styringsgruppen om en slik beskrivelse av oppdraget representanter kan ha i samarbeidet?

 

Innsatsområder

  • I saksutredningen er det beskrevet tre innsatsområder; samhandling, kompetanse og portefølje. Målet med innsatsområdene er å underbygge formålet til samarbeidet. Har styringsgruppen innspill til områdene, blant annet om de er dekkende for hva som er operative pilarer for samarbeidet?

 

Samarbeidsavtalen

  • Utover formalkrav til avtalepunkt for samarbeid etter vertskommunemodellen, har styringsgruppen innspill til flere tema som samarbeidsavtalen bør inneholde for å bli en god og tydelig avtale?

 

Finansiering

  • I saksutredningen beskrives en basisløsning for samarbeidet, samt et minimumsnivå for bærekraftig drift av samarbeidet. Har styringsgruppen innspill eller refleksjoner rundt tilnærmingen til finansiering dersom ikke alle kommunene blir med i samarbeidet?

 

Om styringsgruppen ønsker å løfte/drøfte andre tema i saksutredningen, så kan det enten meldes til sekretariatet i forkant av møtet eller under behandlingen av saken i møtet.

Veien videre

Arbeidsgruppen følger planlagt prosess for ny avtale: 

Prosess samarbeidsavtale
Prosess samarbeidsavtale

 

Planlagte aktiviteter frem til styringsgruppemøtet fredag 6. desember:

  • Gjennomføre resterende møter med kommuner.
  • Etter drøftingene i styringsgruppemøtet: 
    • utarbeide utkast til avtale basert på kommunelovens kapittel 20 om administrativt vertskommunesamarbeid
    • Starte arbeidet med vedlegg til avtalen
  • Gjennomføre dialog med IKT-samarbeid om grensegang mellom DigiVestland – IKT-samarbeid og de enkelte kommunene.