Referat styringsgruppemøte 16.06.23

Vedtak

Styringsgruppen godkjenner dagsorden for møtet 16. juni 2023.

Det ble ønsket velkommen, og dagens agenda ble gjennomgått. Det var i forkant av møtet
meldt inn sak til eventuelt fra medlem av styringsgruppen. Sekretariatet gjorde noen
justeringer i opprinnelig agenda for å få mer tid til sak 17-23 og eventuelt sak. Som følger av
dette utgikk sak 14-23 (eHelse).

Vedtak

Styringsgruppen godkjenner referat fra styringsgruppemøte 7. mars 2023. Sekretariatet publiserer referatet på nettsiden digivestland.no

Referat ble sendt ut på e-postgodkjenning onsdag 17.mars 2023, med frist for tilbakemelding
innen fredag 24.mars 2023. Det kom ingen innspill til referatet og det er derfor ansett som
godkjent, og er publisert på DigiVestland sin nettside.

Vedtak

Styringsgruppen tar nytt fra nasjonale prosesser til orientering.

Saker RFPU
Det ble gitt en orientering om saker som er besluttet i regionalt fag- og prioriteringsutvalg
for eHelse. Utvalget hadde møte 15.06. Her ble det blant annet besluttet at DigiVestland og
DigiRogaland skal opprette en felles strategisk samhandlingsarena med
Spesialisthelsetjenesten. Digi-nettverkene vil holde to møter i året med Helse Vest for å
vurdere felles innsatsområder og initiativ for regional e-helse portefølje på tvers av forvaltningsnivå (kommune og spesialisthelsetjeneste).

Det ble også besluttet at DigiVestland DigiVestland tar initiativ til å videreføre eHelse
Vestland sin helseklynge. Næringsliv, forskning, utdanning, brukergrupper og USHT’ene er
deltagere. I tillegg vil regionalt fag og prioriteringsutvalg for e-helse være medlemmer.
Helseklyngen vil administreres og finansieres av DigiVestland.
 

Rapport eHelse
Våren 2023 har sekretariatet arbeidet med innsikt og analyse av organisering og roller
innenfor e-helse som vil munne ut i en sluttrapport med ulike modeller for videre
organisering. Sammenslåing av eHelse Vestland og DigiVestland har vært en viktig aktivitet i
løpet av det siste halvåret. Mye av det som skjer på ehelse kan danne grunnlag for hvordan
organiseringen av DigiVestand og fag og tjenesteområdene skal utvikles fremover. Det skal
nå lages en rapport med forslag til veien videre. Her vil sekretariatet komme tilbake med mer
informasjon til styringsgruppen til høsten.

Kommunikasjonsplan
Det arbeides med å utforme kommunikasjonsplan for DigiVestland. Som en del av dette
arbeidet har DigiVestland vært rundt på kommunebesøk. Noen besøk har vært med
enkeltkommuner, mens andre har sekretariatet møtt flere kommuner samlet. Etne, Bjørnafjorden, Region Fjordane, Sunnhordland, Kvam og Tysnes har fått besøk av
DigiVestland denne våren. Runden med kommunebesøk avsluttes høsten 2023.

Kommunebesøkene har gitt sekretariatet mye nyttige tilbakemeldinger å jobbe videre med.
Kommunene er ulik, og har ulikt behov for støtte og hjelp. Mange opplever det som
krevende med all informasjon som blir formidlet. DigiVestland sin rolle er å sile ut det
viktigste. Slike innspill danner blant annet grunnlag for kommunikasjonsstrategien.

DigiVestland har også byttet ut den grafiske profilen, og tester blant annet nå ut den nye
logoen. Det trengs også en ny nettside for å kommunisere ut informasjon på en bedre og
mer oversiktlig måte. Denne er nå ute på anbud, med frist i dag (16.juni). Sekretariatet vil
komme tilbake med oppdatert informasjon om kommunikasjonsplan til høsten.

Oppfølging strategisamling
8. mars arrangerte DigiVestland en strategisamling som fikk gode tilbakemeldinger. Her ble
det blant annet snakket mye om kapasitet, kompetanse, gevinster og hvordan få utbytte av
samarbeidet. Noen jobber aktivt på hjemmebane for å tilpasse seg strukturene til
DigiVestland. Punktene fra samlingen skal inn i kommunikasjonsstrategien, men vil også være
viktig for virksomhetsutviklingen av DigiVestland.

Evaluering av DV
I sak 04-23 skisserte sekretariatet opp plan for evaluering av samarbeidsavtalen. Sekretariatet ønsker å starte tidligere enn januar 2024 med en evaluering. Til høsten er det tenkt at arbeidet med planlegging/rammene for evalueringen skal starte, og sekretariatet vil
oppdatere styringsgruppen tidlig i høst. Det er en stor jobb som venter.

Spørsmål og kommentarer

Det ble stilt spørsmål ved hvordan man kan gjøre evalueringen mer effektiv. Det er en
bekymring knyttet til tidsbruk ettersom dette er en omfattende prosess.

Sekretariatet svarte at det til høsten skal legges frem en skisse for hvordan rammene skal
være. Dette vil gi et omriss av prosessen. Innspill fra styringsgruppen tas med i arbeidet. Her
skal man ikke stoppe opp andre viktige oppgaver selv om man skal evaluere.

Vedtak

Styringsgruppen tar status for porteføljen til orientering.

I sak 51/22 ble det besluttet at det skal rapporteres på porteføljen to ganger i året, juni og
desember. Saken omhandler status for pågående prosjekt og aktiviteter for første og andre
kvartal 2023. Status for porteføljen inkluderer initiativ finansiert av grunnfinansiering,
definerte prosjekt- og aktivitetsmidler, samt prosjekter med ekstern finansiering.
Styringslinjene følger finansieringsbeslutningene, men rapporteringen skjer samlet.

Siden desember 2022 har porteføljen vokst, og i første og andre kvartal har det registrert 12
prosjekt, og fire forprosjekt. Digitaliseringsutvalget Vestland er styringsgruppe for fire av
prosjektene. Ett av prosjekt er ferdigstilt våren 2023, og er dermed på veg ut av porteføljen.
Det er i første halvår 2023 lagt til ett «program» innen e helse som består av seks delprosjekt, og ett prosjekt innen personvern og informasjonssikkerhet (PV/IS). Se saksdokument med vedlegg for mer detaljer beskrivelse av porteføljen.

Spørsmål og kommentarer
Styringsgruppen mener porteføljeoversikten gir en god oversikt over prosjektene og
aktivitetene, men kommenterte også at det er utfordrende å få frem kompleksiteten og
omfanget.

Statsforvalteren sin representant i styringsgruppen kommenterte at det er nyttig med en slik
oversikt. Dette gir et fint bilde av hvordan midlene fra Statsforvalteren brukes av
DigiVestland, og da spesielt knyttet til cybersikkerhet som er et svært viktig tema.

Sekretariatet kommenterte at det er fint med en slik oversikt, men også utfordrende med
tanke på kompleksiteten. Det kan være vanskelig for kommunene å ha oversikten.
DigiVestland er nå i en prosess med å anskaffe nye nettsider, som etter hvert vil bli et
vesentlig sted for å dele dette på en enkel måte.

Vedtak

Styringsgruppen tar økonomistatus 1. halvår 2023 til orientering.

Bakgrunnen for denne saken er sak 51/22 «Møtedatoer for styringsgruppen i 2023», der
regnskapsstatus for våren 2023 er satt opp som en fast sak på møtet i juni.

Den største posten er utgifter til drift av sekretariat og faggrupper. Per mai er det bokført
utgifter på denne posten på om lag 5,5 mill. Rammen er på 7,7 mill. Det kan virke som om
det er et overforbruk, men årsaken er at ekstern bistand er ført på denne posten og skal føres på prosjekter. Dette vil justeres i regnskapet i løpet av høsten 2023.

Det er brukt i overkant av kr. 160 000 på kurs og samlinger av en budsjettramme på kr. 250
000.Dette er strategisamlingen i mars og fagsamling plan, bygg og geodata i april.
Resterende beløp er tiltenkt strategisamling for 2024 som er planlagt arrangert i løpet av
høsten. Overordnet porteføljestatus er beskrevet i sak 15-23. Flere prosjekter og tiltak er i
gjennomføringsfasen, mens andre er i planleggingsfasen og har derfor ikke fått
regnskapsmessige konsekvenser enda.

Vedtak 

1. Styringsgruppen i DigiVestland bestiller et kunnskapsgrunnlag som skal vise hvilke
   utfordringer innen informasjonssikkerhet som kan løses bedre gjennom samarbeid
   mellom noen eller alle kommunene i DigiVestland. Dette kunnskapsgrunnlaget skal
   bygge på det som er utearbeidet nasjonalt. Dette kan illustreres gjennom ulike
   konsept for løsninger.
2. Styringsgruppen ber om at konklusjonene i kunnskapsgrunnlaget blir forankret i alle
   kommunene.
3. Kunnskapsgrunnlaget legges til grunn for et eller flere konseptmandat for
   utfordringer samarbeidet ønsker å gå videre med.
4. Styringsgruppen i DigiVestland ber om at aktuelle konseptmandat kommer til
   behandling i uke 37.
5. Videre fremdrift i arbeidet blir definert i konseptmandatene.

Innledning ved Kjetil Århus
Dette er blitt en sak med stort engasjement. I forkant av styringsgruppemøte har det vært
diskusjoner i Digitaliseringsutvalget Vestland (DuVe). Se vedlegg til saksdokument for
oppsummering fra DuVe. Hvordan arbeidet rundt tiltak 1 fra KS sin rapport om digital
robusthet i kommunal sektor skal tas videre, er det ingen som sitter med svar på foreløpig.
Dette har ikke vært en ferdig rigget prosess.

Digital robusthet og sikkerhet er noe som er jobbet med over lang tid. Utredninger knyttet til
grunnmursarbeid og annet omfattende bakgrunnsarbeid ligger allerede i bordet. Helt siden
krigen i Ukraina startet er det utarbeidet en rekke rapporter og lignende. Nå er tiden kommet
for at man skal ta dette kunnskapsgrunnlaget og gjøre det om til handling. I arbeidet er det
masse viktige og sentrale resurser med. KPMG har god erfaring med å bygge
sikkerhetssenteret, og vil bistå i arbeidet som nå må gjøres.

Sikkerhetssenter
Kommunen står i en utfordrende situasjon. Det haster å få på plass løsninger for å styrke den
digitale robustheten og være beredt på hendelser som kan oppstå. Mange er i gang med
kortsiktige løsninger. Det er mulig å få til noe midlertidig, samtidig som man tenker mer
langsiktig i retning av et regionalt sikkerhetssenter i Vestland.

Rapporten nevner ingenting om organisering eller eierskap når det kommer til en slikt senter.
DigiVestland er en regional aktør, og det er viktig å ta stilling til om det KS beskriver i
rapporten er noe som kan løses innad DigiVestland sine strukturer. I saksfremlegget til
styringsgruppen legges det opp til at det tas en beslutning rundt oppstart av konseptfase i
dagens møte, og at man deretter starter opp en arbeidsgruppe neste uke. Tanken er videre at arbeidsgruppen legger frem noe for styringsgruppen i august, før det videre blir en
presentasjon av konseptforslagene under Sikkerhetsdagene som DigiVestland arrangerer
31.august – 1.september.

Kommentarer og innspill
Alver kommune/IKT Nordhordland ved Ørjan Raknes Forthun hadde i forkant av møtet sendt
inn nytt forsalg til vedtak i saken. Bakgrunnen for dette er knyttet til hvordan prosessen så
langt har vært, og hvordan den er lagt opp videre. Tidsperspektivet er for kort, og ting virker
litt løst slik det er nå. Det trengs en tydeligere forankring i kommunene før man kan ta dette
videre. Det er også viktig å ikke skyndte seg for mye slik at man ender opp med en
uoversiktlig prosess, og risiko for at ting tar enda lengre tid. Bekymringen er at man nå går
rett mot et prosjektforslag, uten å lytte til innspill fra kommunene.

Måten dette er blitt kommunisert ut på kan misoppfattes i den retning at det fremstår som at
man haster seg mer enn man kan og burde gjøre. Det er ulikt syn på hvor langt man er
kommet i kartleggingsarbeidet, og om hva som skal løses. Det er derfor viktig å definere hva
som er ønsket og behovet. Rapporten til KS er diffus og sier at kommunene ikke har kontroll
på noe, og at det derfor må tas tak i alt. Det er store forskjeller blant kommunene når det
kommer til hva de løser selv og hva som løses av andre. Det blir vanskelig å lage et godt
prosjekt som treffer slik det skal.

Kommunikasjonen ut må være tydelig på at det ikke nødvendigvis er et sikkerhetssenter, som
skal gjøre det samme for alle kommunene, som er løsningen. Her må man se på hvilke
utfordringer som gjelder i hvilken kommune. Det er ikke hensiktsmessig med et samarbeid
om noe man allerede har kontroll på.

Et forslag er å spisse behovskartleggingen og bli mer presis på hva man faktisk skal løse.
Sikkerhetsdagene bør brukes til å oppsummere det man er kommet frem til på daværende
tidspunkt, og få til en god forankring. Styringsgruppen kan i etterkant av dette gjøre et
vedtak.

Innspillet til Alver/IKNH støttes av flere i styringsgruppen. Samtidig mener medlemmer av
styringsgruppen at det er viktig å komme i gang med en prosess, slik at man får fremdrift.
Fagfolk må kobles på, og behovene må defineres. Videre må det tegnes ut en farbar vei for å
ta dette videre.

Sekretariatet kommenterte at måten saken er blitt kommunisert ut på kan misoppfattes i den
retning at man ikke lytter til kommunene. DuVe er et saksforberedende organ som skal rådgi
styringsgruppen og sekretariatet, og det skjer ikke noe form for forankring i kommunene
som helhet i dette utvalget. Det må gjøres på andre arenaer. Hva som menes med forankring
av kunnskapsgrunnlaget må også komme tydeligere frem.

Det ble videre kommentert at det er viktig å få med IKT-samarbeidene. Det er også forståelse
for at ting kan tolkes feil, ettersom mye er løst på nåværende tidspunkt. Det vil derfor være
viktig å hente inn gode erfaringer fra noen som har bygget slike sentre tidligere. Samtidig
kan man også gjøre seg gode erfaringer fra kommuner som har vært ute i markedet og
anskaffet midlertidige løsninger. Det er videre et ønske om å starte prosessen med å tegne
opp forsalg til noen første/grunnleggende tjenester et slikt senter bør ha, slik at man kan vise
noe til kommunedirektørene under Sikkerhetsdagene. Om dette skal bli et senter der
kommunene selv kan velge ut tjenester, eller et felles sikkerhetssenter må undersøkes
nærmere i en konseptfase. Det er uansett viktig at det som presenteres for
kommunaldirektørene er så konkret som mulig på det gitte tidspunktet.

Knyttet til forankring ble det kommentert at dette ikke er enkelt, men at det handler om å
skape en felles virkelighetsforståelse i kommunene. Prosessen må organiseres på en slik måte at man får alle med seg. Kunnskapsgrunnlaget som ligger i bordet må oversettes til hvilke utfordringer som brenner mest, og samtidig tilpasses til Vestland og strukturene her. Når behovene er definert, kan man gå videre til løsning gjennom en konseptfase.
Under møtet ble det foreslått å gjøre noen justeringer i forsalg til vedtak sendt inn fra Alver
kommune/IKTNH. Styringsgruppen er enig i at kunnskapsgrunnlaget allerede er på plass,
men at dette må forankres på en god måte i kommunene. Samtidig er det viktig å sikre
fremdrift og bruke tiden frem mot august på en god måte. Under vises justeringene som ble
gjort i vedtak 1 for å tilfredsstille styringsgruppens ønsker og behov.

Forsalg til 1. vedtak fra Alver/IKTNH (meldt inn på forhånd):
- Styringsgruppen i DigiVestland bestiller et kunnskapsgrunnlag som skal vise hvilke
utfordringer innen informasjonssikkerhet som kan løses bedre gjennom samarbeid
mellom noen eller alle kommunene i DigiVestland.

Forslag til nytt 1. vedtak (utformet i møtet):
- Styringsgruppen i DigiVestland bestiller et kunnskapsgrunnlag som skal vise hvilke
utfordringer innen informasjonssikkerhet som kan løses bedre gjennom samarbeid
mellom noen eller alle kommunene i DigiVestland. Dette kunnskapsgrunnlaget skal
bygge på det som er utearbeidet nasjonalt. Dette kan illustreres gjennom ulike konsept
for løsninger.

Styringsgruppen er godt fornøyd med vedtaket utformet i møtet. Sekretariatet vil opprette en
arbeidsgruppe som møtes neste uke for å arbeide med den videre prosessen frem mot
august.

Vedtak

1. Styringsgruppen beslutter å invitere Vestland fylkeskommune inn som
   observatør i styringsgruppen. Sekretariatet ber om at det fremmes en sak
   innen 01.01.2024, som vurderer et mer permanent medlemskap i DigiVestland.
2. Styringsgruppen beslutter at Sogndal får bli medlem av Digitaliseringutvalg
   Vestland, men at det ikke åpnes opp for ytterlige endringer i DuVe sin
   sammensetning før evaluering av samarbeidsavtalen er gjennomført og
   forslag til ny avtale foreligger.

Vestland fylkeskommune er ikke medlem i DigiVestland. I tidlig fase var det dialog om deres
eventuelle rolle. Det ble bestemt å avvente en konklusjon, da de har eget
digitaliseringssamarbeid med de øvrige fylkeskommunene, samt at fokuset i DigiVestland var
«primærkommunetjenester».

Vedtak

Sekretariatet kommer tilbake med en sak til styringsgruppen i oktobermøte med
forslag til en prosess der man vurderer muligheten for felles IKT-driftssenter for hele
DigiVestland. Prosessen må tilpasses det nasjonale utredningsarbeidet.

Det ble i forkant av møtet meldt inn en sak til eventuelt fra Bjørnafjorden kommune ved
Christian Fotland. Saken omhandler felles IKT-drift.

I 2018/2019 ble det gjort et omfattende kartleggingsarbeid for felles IKT-drift i tidligere
Hordaland. Flere kommuner jobber nå med å se på løsninger for mulig samarbeid på
driftsbiten. Det ble uttrykket en bekymring knyttet til flere mindre samarbeid. Dersom dette
er retningen man går i, vil man gjerne ende opp med å sprike i forskjellige retninger, noe som
gjør samkjøring og koordinering vanskeligere.

At ting flyttes fra lokalt til regionalt og nasjonalt nivå er en økende trend man ser mye til for
tiden. Kommunene står nå overfor et paradigmeskifte der store endringer skjer på kort tid.
Ting driftes nå på en helt annen måte enn for bare 2-3 år siden, og det er viktig å være
forberedt på bevegelsene som nå kommer. Her bør man tenke ut ulike konsepter eller faser
for økt driftssamarbeid i Vestland. Dette er omfattende og krever en langsiktig prosess. 

I første omgang kan man kanskje se frem mot 2030. Arbeidet og prioriteringer som var tenkt
tilbake i 2018/2019 bør tas opp igjen.

Spørsmål og kommentarer

Temaet om felles IT-drift har blant annet vært diskutert i Stord kommune tidligere. Her ser
man mange fordeler blant annet når det kommer til å hente ut god kompetanse og muligheter for spesialisering. Det er viktig å bruke god tid på dette ettersom mange trenger
å gjennomgå store endringsprosesser for fjernhjelp fremfor lokalhjelp. Et viktig aspekt oppi
dette er også å beholde kunnskap lokalt, blant annet gjennom lærlinger. Her må man tenke
lengre enn bare IT-tjenester.

Det ble videre kommentert at IKT-nettverkene allerede har startet med å se på en fusjon, og
at det her vil skje noe over tid. 

Styringsgruppen er enig i det som ble løftet av Bjørnafjorden, og mener det er fornuftig å se dette i et langtidsperspektiv. Ettersom kommunene er såpass forskjellig når det kommer til IT-drift er det krevende å gå fra dagens situasjon til felles drift. Dette er eventuelt en løsning som ligger et stykke frem i tid, men det er allerede nå viktig å se på muligheter for samarbeid på driftsområdet. Styringsgruppen ber sekretariatet om å utarbeide en plan for hvordan man kan ta dette videre.