Referat styringsgruppemøte 15.11.24

Vedtak

Styringsgruppen godkjenner dagsorden for møtet 15.november 2024.

Vedtak

Styringsgruppen godkjenner utkast til referat fra møte 10.september

Det kom ingen merknader til referatet fra 10.september, og det anses derfor som godkjent. Referatet er publisert på nettsiden til DigiVestland.

Vedtak

1. Styringsgruppen tar status for prosjektet til etterretning.
2. Kandidater til styringsgruppen; Prosjektet har dialog med KS om kandidat, søker å finne en kommunedirektør fra en mindre kommune lengre fra Bergen og finne en kandidat fra IKT-samarbeidene.
3. Styringsgruppen og prosjektleder for konseptfasen overleverer prosjektet til ny styringsgruppe som konstituerer seg etter 15. november. Prosjektet skal rapportere fremdrift og status til DigiVestland sin portefølje.
4. Styringsgruppen støtter en egenandel på kr. 3000 per deltager. Om det blir behov for å leie inn ekstern kursinstruktør, støtter styringsgruppen at prisen kan bli noe høyere (men under 1000 kr høyere per deltager).
5. Styringsgruppen støtter at DigiVestland dekker «Train the trainer» programmet for kursledere.

Prosjektleder konseptfase informerte om status for overlevering av prosjekt til neste fase og ny prosjektleder.

Det jobbes nå med å få på plass prosjektgruppen for neste fase. En omfattende kommunikasjonspakke er sendt ut til ulike målgruppene i kommunene. Det legges opp til at ett kull kan starte opp når planlegging er ferdig. Kommuner har meldt en stor interesse for å involvere andre målgrupper utover ledergruppene til kommunedirektørene.

Det regionale programmet bygger på en felles nasjonal anskaffelse i diginettverkene og med KS . Dette understøtter at kommunal sektor bruker samme terminologi og rammeverk for forståelse av hva digital transformasjon innebærer. Ullensvang har meldt interesse for å eie prosjektet, men vi har ikke lykkes å komme i dialog om dette.

Kompetanseløftet finansieres med kr. 1,7 mill. fra grunnfinansiering over en periode på tre år, samt at det er sendt søknad til statsforvalter på kr. 550 000 i 2025 og en ny søknad vil sendes i 2026, på ca. kr. 350 000. Finansieringen skal støtte de faste kostnadene. Deltakeravgift vil bli mellom kr. 3000 og kr. 4000. Det er ikke meldt tilstrekkelig interesse fra kommunene for å bidra med kursledere. Alternativet er da at dette må kjøpes inn, noe som vil koste ekstra. Det optimale og ønskelige er å bygge kompetansen inn i kommunene gjennom å utdanne kursledere. Styringsgruppen ble oppfordret til å stimulere til at noen melder seg.

Kommentarer og spørsmål fra styringsgruppen

• Dette er det veldig viktig å lykkes med. Det bør være mer bredde i kommunene som skal være styringsgruppen til prosjektet. Her bør det ikke bare være kommuner rundt Bergen, men også andre, gjerne mindre kommuner.
   
• KS burde ha en rolle i denne styringsgruppen ettersom de representerer alle. Mandatet til KS er blant annet å legge til rette for samspill i sektoren. Det bør uansett sikres en bredde i styringsgruppen, også med representant fra IT-samarbeidene. KS bidrar der det er ønske og behov.

Vedtak

Styringsgruppen tar saken om e-Helse til orientering.

Kristin Brekke og Aslaug Lunde orienterte om arbeidet på e-Helse (se presentasjon sendt ut av Kristin Brekke for mer detaljer).

Kommentarer og spørsmål fra styringsgruppen

• KS kommenterte at organiseringen på e-Helseområdet er forenklet betydelig de siste årene, og det er stort behov for samarbeid. Det er veldig bra at DigiVestland er såpass tidlig ute her. Grunnen til at finansieringen er usikker på dette området er fordi avtalen med departementet og direktoratet blir styrt av regjeringen.
   
• Dette er veldig komplisert, og e-Helse er noe av det viktigste vi må lykkes med fremover. Det er en bekymring fra styringsgruppen om at denne informasjonen og gjennomgangen om status ikke når ut til de som ikke sitter i styringsgruppen. IKTNH og Alver kommune har kommet med et innspill i forbindelse med ny samarbeidsavtale om å kanalisere informasjon ut mot helseregionene. Kan man plassere ansvarlige områder mot de ulike helseregionene?
   
• E-helsesekretariatet svarte at det er en kommunikasjonsutfordring som må løses i fellesskap. KS e-Helse kjører felles webinarer slik at alle helseledere skal kunne bli oppdatert samtidig. Det er denne måten vi må jobbe på, slik at det samme budskapet ikke må gjenfortelles hele tiden. Det som kan gjøres felles, må gjøres felles. Balansegang mellom å sentralisere og dyrke frem gode samarbeid versus det å være helt ute i kommunene er også noe man må ta stilling til. Det må jobbes både i helsefelleskapene regionalt, samtidig som vi må ha en overbygging.

Vedtak

Styringsgruppen tar økonomistatus til orientering

Vanja Kvist presenterte økonomistatus.

Avvik fra budsjett skyldes prosjekt og tiltak som er forsinket. For sekretariatet går man litt under estimert budsjett. Det er noe merforbruk på ressurser. Forventer full bruk av alle inntektene. Aktivitetene i sekretariatet går som planlagt. Les mer her.

Vedtak 

Styringsgruppen tar saken til orientering
Styringsgruppen gav arbeidsgruppen innspill og føringer, nevnt under drøftinger.

Saken følger opp sak 22-24 fra 10. september.

Arbeidsgruppen gikk gjennom utført arbeid med bestilling fra styringsgruppen i forrige møte; dialog med kommunene og utarbeidelse av en plattform for ny samarbeidsavtale. Se vedlegg til saken.

I oktober ble det gjennomført møter med kommunene. Det mangler fortsatt å gjennomføre noen kommunemøter, disse blir gjennomført i november. Utkast til samarbeidsavtale legges frem i møte 6.desember.

I oppsummering fra dialogmøtene har arbeidsgruppen lagt til grunn noen tolkninger. Arbeidsgruppen opplever enighet om behov for å samarbeide om digitalisering på regionalt og nasjonalt nivå gjennom DigiVestland i tråd med formål fra KS.

Noen tema som er kommet opp i dialogen gjennom 2024 ble nevnt som fortsatt uavklarte, men temaene tolkes av arbeidsgruppen som uavhengige av å få på plass et innhold i en samarbeidsavtale. Det ble kommentert fra Solund kommune at det er nettopp de uavklarte teamene som skaper usikkerhet blant IKT-samarbeidene for å få på plass ny samarbeidsavtale.

Drøftinger

Det ble lagt frem drøftingsspørsmål til styringsgruppen:

Administrativt vertskommunesamarbeid

• Styringsgruppen er enig i at DigiVestland skal være et administrativt vertskommunesamarbeid i tråd med kommunelovens kapittel 20.
• Samarbeidsavtalen skal følge lovens formalkrav Styringsgruppen er ellers opptatt av at avtalen må være enkel i formen.

Innsatsområder

• DigiVestland skal jobbe med samhandling, kompetanse og portefølje (prosjekter og tiltak), og kan gjerne beskrives under tjenesteområdene. Begrepet «innsatsområde» kan med fordel byttes ut, da det forbindes med mer konkret innhold enn det som er brukt i forberedelsene til ny avtale. Solund kommune kommenterte at det er uklarheter i begrep og innhold som må forklares nærmere.

Styringsstruktur

• I saken er «Kommunedirektørmøtet» foreslått som et rådgivende organ til en styringsgruppe som behandler strategiske saker. Styringsgruppen ønsker å endre dette, slik at kommunedirektørmøtet blir det øverste strategiske organet i samarbeidet (tilsvarende et årsmøte). Styringsgruppen har ansvar for å følge opp de beslutninger og føringer som tas i kommunedirektørmøtet, og bør ikke ta beslutninger som får konsekvenser for alle kommuner.
• Styringsgruppen støtter at de tre tjenesteområdene helse, oppvekst og plan, bygg og geodata er sentrale i strukturen.
• Hva som ligger i begrepet porteføljekontor er noe uklart. Styringsgruppen diskuterte hva man forstår med begrepet, og pekte på at å kalle det et «kontor» kanskje innebærer mer enn de ser for seg at DigiVestland skal utføre. Det er viktig at det er tydelig hva som ligger i «porteføljekontor», eller så bør man vurdere et annet navn på funksjonen.
• Styringsgruppen har ikke tydelige føringer til sammensetning av og deltakelse i gruppene som utgjør styringsstrukturen.
• Det kan være fornuftig at leder av tjenesteområdene sitter i styringsgruppen, men representasjonen må vurderes opp mot det totale antallet personer som i så fall vil utgjøre gruppen.
• IKT-ledere er sentrale for det praktiske digitaliseringsarbeidet i kommunene, og det bør derfor komme frem at disse er representert i strukturen.
• Det kom forslag om å vurdere om det lar seg gjøre at kommunedirektører utenfor ikt-samarbeid som sitter i styringsgruppen, kan representere andre kommunedirektører, f.eks. knyttet til regionene i fylket, eller om det vil være for krevende å gjennomføre.

Finansiering

• Finansiering og beskrivelse av basis- og minimumsløsning ble ikke diskutert i møtet. Modell for finansiering vil bli lagt frem sammen med avtaleutkast i neste styringsgruppemøte.

Forlenging av avtaleperiode

• Arbeidsgruppen la fram forslag om å følge opprinnelig tidsplan for ferdigstilling av avtale. Styringsgruppen hadde ingen kommentarer eller spørsmål til dette, og forslag til ny avtale vil dermed behandles i styringsgruppemøte 6. desember.

Andre innspill

• Styringsgruppen var opptatt av at prosessen må nærme seg en avslutning. Det er for eksempel viktig at det ikke nå blir lange diskusjoner om organisering.
• Avtalen må ha en enkel utforming, og informasjonen som skal ut til kommunene sammen med avtalen, må være enkel.
• Det må foreligge bred enighet om organisering, og det kreves en forenkling for at avtalen skal kunne vedtas politisk, i alle, eller flest mulig av kommunene.