Referat styringsgruppemøte 15.09.23

Vedtak

Styringsgruppen godkjenner dagsorden for møtet 15. september 2023

Vedtak

Styringsgruppen godkjenner referat fra styringsgruppemøte 16. juni 2023.
Sekretariatet publiserer referatet på nettsiden digivestland.no.

Vedtak

Styringsgruppen vedtar «Mandat for konseptfase – Sikkerhetssamarbeid i Vestland»
som framlagt.

Innledning ved Mali Hjemdal

Sakspapiret som er sendt til Styringsgruppen er justert etter innspill fra IKTNH i
kommunedirektørmøtet 8. september, og i eget møte 11. september. «

Mandat til
konseptfase – sikkerhetssamarbeid i Vestland» som følger sakspapiret, presenteres for å
formalisere en konseptfase som til dels har vært i gang en stund, og for å sørge for at
leveransen ut av fasen er utredet tilstrekkelig.

Kommunedirektørmøtet 8. september – oppsummert:

• 29 kommuner deltok, sammen med fylkeskommunen og KS
•  De som tok ordet, snakket for å gå videre i prosess med konsept 3, gjerne trinnvis med
  utgangspunkt i konsept 2. Ikt-samarbeidene setter en klar forutsetning om justering av
  prosessen som er foreslått, for å støtte konsept 3, hvis ikke vil de gå for konsept 1.
• IKT Nordhordland (IKTNH) hadde laget klar et dokument for utsendelse til kommunene, men
  inviterte seg i stedet til å bidra sammen med sekretariatet i etterkant av møtet for å
  utarbeide et felles forslag til styringsgruppen.

Møte mellom sekretariatet og IKTNH 11. september – oppsummert:

• Det er enighet om at prosessen ikke skal bremses i framdrift, men at ikt-samarbeidene
  mener det er behov for grundigere utredninger før overgang fra konsept til planlegging.
• Mandatet skal dekke alle typer kommuner, både i og utenfor samarbeid, og arbeidet
  tilpasses kommunenes modenhet for mest mulig effektiv framdrift.
• Arbeidet som er gjort har vært krevende med hensyn til prosjektmetodikk, og det som er
  levert er mer enn en idéfase, mens det kan diskuteres om det er levert fullt ut som
  konseptfase. I det videre er det derfor snakk om å formalisere konseptfasen som allerede
  er i gang, med et mandat.
• Det er enighet om aktivitetene som skal gjøres, men ikt-samarbeidet ønsker en annen
  inndeling av faser aktivitetene er lagt inn i.
• Ikt-samarbeidenes mål med innspillet er å sørge for best mulig forankring, og et
  beslutningsgrunnlag som er mer utredet enn i dag.
• Det er også et mål at kommunene skal være tilstrekkelig kartlagt til at kommuneledelsen i
  hver kommune kan ha et realistisk bilde på kostnader, tidsperspektiv og ressursbehov før
  overgang til prosjekt.

Om mandatet

Forslag til mandat for konseptfasen er lagt ved sakspapiret. Det er noen punkt som ikke er
skrevet ferdig ut, der det vises til et revidert mandat som skal behandles av styringsgruppen
20.10.23. Derfor ble kun foreløpig framdriftsplan presentert i møtet:

Fig/bilde må settes inn her

Oppsummering fra diskusjoner

Styringsgruppen diskuterte innholdet i mandatet og prosessen videre. Det er enighet blant
styringsgruppen om at sikkerhet er et område der samarbeid er nødvendig, og at mandatet
som ble presentert gir tydeligere rammer for veien videre. Det ble vedtatt å gå videre til en
konseptfase, men det må likevel gjøres noen justeringer i mandatet for denne fasen.
Styringsgruppen fremmet følgende punkter som må tas med inn i konseptfasen og i det
videre arbeidet:

• Kommunenes behov må kartlegges nøye i konseptfasen. Prosjektet må sikre et
  opplegg som får med seg alle, uten at det går på bekostning av fremdriften.
• En tjenestekatalog må tilpasses ut fra den enkelte kommunes behov, uten at det blir
  for stor spredning i tjenestene som tilbys. Kommunene må forplikte seg ut fra hvilket
  behov de har.
• Kommunenes ansvar og nærhet til problemstillinger må ivaretas. Jo mer som kan
  løses innad den enkelte kommune, desto mer positivt vil det være.
• Det er en skepsis ute i kommunene knyttet til prosessen. Det må derfor sikres
  nødvendig faglig kunnskap og kompetanse i videre prosjekt, samtidig som behovene
  og beslutningsgrunnlaget må forankres i kommunene.
• Navnet endres fra Sikkerhetssenter til Sikkerhetssamarbeid, som er mindre
  konkluderende på nåværende tidspunkt. Styringsgruppen er enig i at navneendringen
  ikke vil gå på bekostning av prosjektets fremdrift, og at ambisjonsnivået må være
  knyttet til behovene og nivået kommunene skal være på, basert på NSM sine
  anbefalinger.
• Mens kommunene venter på prosjektet, bør det brukes tid på å koordinere en felles
  anskaffelse av SOC. Dette kan være en oppgave for faggruppene i DigiVestland.
• Det ble foreslått å koordinere to ulike grupper i den videre prosessen. Én gruppe for
  kommuner som er mer umoden, som sammen kan jobbe for å komme seg opp på et
  minimumsnivå, og én gruppe for kommuner som er moden for å komme i gang så
  fort som mulig.

Sekretariatet ber styringsgruppen om innspill til hvordan man kan få til god forankring og
samarbeid med kommunene i IKT-samarbeidene, for å unngå usikkerhet rundt prosessen i
det videre arbeidet.

I konseptfasen vil det gjøres videre utredninger, men styringsgruppen må ta stilling til når det
er utredet nok. Innspillene fra dagens møte vil bearbeides av sekretariatet og legges frem i
revidert mandat 13.oktober. Videre innspill etter møtet sendes til sekretariatet.