21-24 Godkjenning av referat*
Vedtak
Styringsgruppen godkjenner referat fra møte 14. juni 2024.
Godkjenning av referat fra styringsgruppemøtet fredag 14. juni. Referat ble sendt på epostgodkjenning til styringsgruppen tirsdag 25.juni, med frist for merknader onsdag 7. august 2024. Det kom ingen kommentarer til referatet og det anses derfor som godkjent. Referatet er publisert på DigiVestland sin nettside.
22-24 Ny samarbeidsavtale
Vedtak
- Operativ styringsgruppe oppløses/avvikles, og styringsgruppen i DigiVestland blir eier av prosessen.
- Styringsgruppens leder avgjør fortløpende om det er behov for styringsgruppemøter utover de ordinære møtene, for å sikre fremdrift i arbeidet.
- Styringsgruppen ber arbeidsgruppen i sekretariatet utarbeide sakspapir og vurdering for styringsgruppen i det videre.
- Sekretariatet bes gjennomføre dialog med partene i samarbeidet for å forberede sak til styringsgruppen om prosess og innhold i samarbeidet.
- Sekretariatet forbereder sak til styringsgruppen om rammer for prosessen videre, og forbereder forslag til en plattform/et grunnlag for samarbeidet som alle kan enes om før ytterligere konkretisering.
- Styringsgruppen vil foreslå for kommunene at dagens avtale blir forlenget med inntil seks måneder.
Saken ble innledet med en kort gjennomgang av planen for møtet, og av prosessen saken har vært gjennom så langt, fra 1. desember 2023, til i dag.
Videre ble det lagt fram en kort oppsummering av innspillene som har kommet inn, som er beskrevet i sakspapiret, og lagt ved saken.
Styringsgruppens medlemmer delte tanker rundt innspillene som har kommet inn, og kommenterte blant annet at det i hovedsak er ikt-samarbeidene som har kommet med innspill til avtaleutkastet, med unntak av spørsmålet om organisasjonsform, der også Øygarden kommune har lagt fram forslag til endring. Flere understreket at innspillene viser at forholdet mellom DigiVestland og ikt-samarbeidene har uklarheter som det er nødvendig å finne ut av, før man kommer videre. Dette gjelder forståelsen av DigiVestland sin plass i den nasjonale samstyringsstrukturen, og kommunenes opplevelse av å mestre utfordringene med digitalisering innen helse, oppvekst og plan, bygg, geodata.
Kjetil Århus overtok møteledelsen, og representantene fra sekretariatet gikk ut av møtet mens styringsgruppen drøftet om det er behov for eksterne ressurser eller oppnevning av en annen arbeidsgruppe for det videre arbeidet med saken.
Styringsgruppen var samstemte i å be dagens arbeidsgruppe fortsette arbeidet med å gjennomføre prosess, utarbeide sakspapir og legge disse fram for styringsgruppen.
Arbeidsgruppen trådte inn igjen i møtet.
Styringsgruppen gikk videre til å drøfte punktene som var lagt fram i sakspapiret, der noen punkter var foreslått som vedtak i saken.
Ekstern bistand
Styringsgruppen ser ikke at det er behov for ekstern bistand som erstatning for dagens ressurser i prosessen. Arbeidsgruppen som består av tre av de ansatte i sekretariatet bes fortsette arbeidet, og kan foreslå bruk av ekstern bistand ved behov.
Ny evaluering
Styringsgruppen ser ikke at det er ønskelig med ny evaluering av samarbeidet. Innspillet kommer fra SysIKT, og styreleder Jens-Eivind Kobbeltvedt uttalte at medlemmene i SysIKT ikke er opptatt av prosessen i seg selv, men av resultatet som kommer ut av prosessen, med særlig fokus på økonomi, måloppnåelse, involvering og gevinstrealisering. Avhengig av utfallet kan det være rimelig å anta at anbefalingen fra styret i SYSIKT vil være at det ikke er behov for ny evaluering.
Innspillet bruker ordlyden «krever en ny evaluering», og det ble bedt om en avklaring på dette uttrykket. Styreleder i SysIKT gjentar at han ikke kan forskuttere en avgjørelse i styret, men at resultatet man kommer fram til er avgjørende, og vil kunne gi andre resultater etter diskusjon i styret.
Styringsgruppeleder oppfordret styreleder i SysIKT til å forankre dette i styret, og oppsummerte drøftingspunktet med at en slik forankring vil gjøre at alle kommunene i samarbeidet vil realitetsbehandle et forslag til ny avtale når den kommer. Styreleder i SysIKT vil ta dette opp i neste styremøte, men ber DigiVestland nå sette søkelys på å finne en felles plattform for videre samarbeid.
Konsept, intensjonsavtale, tjenesteavtale og organisasjonsform
Målet med den videre drøftingen i møtet, er en felles forståelse av bestillingen til arbeidsgruppen for det videre arbeidet.
Det ble presisert at arbeidet ikke starter på nytt, men tar utgangspunkt i det som er produsert til nå. Utgangpunktet for samarbeidet er digitalisering av tjenester innen tjenesteområdene helse, oppvekst og plan, bygg og geodata. Tilbakemeldingene som er gitt gjennom innspillene på avtaleutkast må være kilden til hvilke punkter som må klargjøres ytterligere før ny avtale blir formulert.
Det er enighet i styringsgruppen om at det neste avtaleutkastet som skal skrives, skal omhandle et vertskommunesamarbeid. Det må klargjøres ytterligere om det er juridiske begrensninger i denne organisasjonsformen, særlig med tanke på anskaffelsesregelverk.
Begrepet tjenestekatalog og tjenesteavtale har vært del av saksbehandlingen i lang tid. Styringsgruppen mener partene kan ha noe ulikt innhold i dette begrepet, der det på den ene side kan være en liste over tjenester DigiVestland kan levere til kommunene med en tilhørende prisliste for uttak av tjenestene, og på den annen side en oversikt over hva kommunene kan forvente av samarbeidet.
Styringsgruppen diskuterte hva som må ligge til grunn for videre prosess, og er enige om at det må utarbeides en form for dokumentasjon, som beskriver det grunnleggende alle partene i samarbeidet må være enige om før videre konkretisering av oppgaver og ansvar. Mye av dette ligger allerede i kunnskapsgrunnlaget, men i tillegg må det komme tydelig fram hva som er diginettverkenes rolle i samstyringsstrukturen, og hvordan diginettverket er et redskap for KS.
Samarbeid og videre prosess
Leder av styringsgruppen ba styringsgruppen kommentere ytterligere på hva som skal til for at kommunene skal finne godt sammen, og få de avklaringene som er nødvendige for at arbeidet har utviklet seg neste gang styringsgruppen samles. Leder la fram en opplevelse av at det kan virke som om kommunedirektørene kan ha en innfallsvinkel til samtalen enn f.eks. ledere av ikt-samarbeid, som har egne strategier for å oppfylle sine oppdrag, og spurte styringsgruppen om de tenker at kommunedirektørene bør ha en aktiv rolle i prosessen videre, eller om arbeidsgruppen skal henvende seg til de samme aktørene som har vært del av dialogen så langt.
Christian Fotland (IKTNH) foreslo at kommunedirektørene og leder i ikt-samarbeidet kan sitte sammen med arbeidsgruppen og styringsgruppeleder i møte, for å gjøre nødvendige avklaringer. Jens-Eivind Kobbeltvedt (SysIKT) la til at det er en krevende øvelse å drive denne formen for utvikling av partnerskap med så mange aktører som er til dels svært ulike. Skal vi lykkes å ikke ende i samme diskusjon om noen måneder, så må vi finne en basis som alle må være enige om. Så må man avklare hva ikt-samarbeidene ønsker å få ut av samarbeidet i DigiVestland. Å drive et slikt partnerskap krever også noen spilleregler som bør på plass før utvikling av en plattform.
Tom Joensen (IKT-Nordfjord), støttet at en samling med ikt-samarbeidsorganisasjonen og kommunedirektørene kan være viktig, slik at mange hører det samme. Det er lett å snakke forbi hverandre, mens vi egentlig er relativt enige. Tommy Johansen (Stord kommune) støttet også forslaget om møter for å danne en felles forståelse av det vi ønsker å få til. Ingen av medlemmene sa imot dette forslaget, og styringsgruppen var dermed enige om å be arbeidsgruppen legge til rette for samlinger der kommunedirektører og ledere i ikt-samarbeid, møter arbeidsgruppen og styringsgruppeleder, for å behandle felles grunnlag og andre prinsipielle spørsmål.
Forlengelse av dagens samarbeidsavtale
Styringsgruppen ber arbeidsgruppen legge fram for kommunene en oppfordring til å utvide avtaleperioden for dagens avtale med inntil seks måneder. Arbeidsgruppen bes også kartlegge hva som vil være frist for gjennomføring av politisk behandling av saken, så ny avtale kan tre i kraft senest 01.07.2025. Arbeidsgruppen bes komme tilbake til styringsgruppen med svar fra kommunene, og en vurdering av konsekvenser basert på utfallet.