Referat styringsgruppemøte 07.mars 2023

Vedtak

Styringsgruppen godkjenner innspill til KS vedr. FKJ styringsdokument versjon 0.8 med til justeringer av ordlyd knyttet til anskaffelse av skybaserte tjenester.

Saken gjelder innspill til KS på utkast til styringsdokument for felles kommunal journal (0.8 versjon). Ettersom frist for innspill var tirsdag 31. januar, ble denne saken fremmet som epostbehandling. Sak ble sendt ut på e-postgodkjenning mandag 23. januar, med frist for tilbakemelding innen mandag 30.januar. 

Det kom tilbakemelding fra styringsgruppen på formulering knyttet til anskaffelse av skybaserte tjenester. Sekretariatet har justert teksten basert på denne tilbakemeldingen, og saken anses dermed som godkjent. Innspillet ble sendt til KS 31.01.2023.

Vedtak 

Styringsgruppen godkjenner dagsorden for møtet 07.mars.

Det ble ønsket velkommen til møtet og dagsorden ble presentert. Ingen saker ble meldt inn til eventuelt.

Vedtak 

Styringsgruppen godkjenner referat fra styringsgruppemøte 2. desember 2022. Sekretariatet publiserer referatet på nettsiden digivestland.no.

Vedtak

1. Styringsgruppen tar saken til orientering.
2. Styringsgruppen ber sekretariatet om å fortløpende evaluere samarbeidet gjennom allerede planlagte aktiviteter i 2023, samtidig at det i løpet av våren 2024 gjennomføres en analyse og evaluering før ny samarbeidsavtale utarbeides.

Kjetil Århus og Simen Soltvedt presenterte nytt fra DigiVestland og nasjonale prosesser.

Velkommen til Etne

En gladnyhet er at Etne komme i forrige uke vedtok å bli medlem i DigiVestland. Sekretariatet vil fremover jobbe med å koble Etne på aktiviteter og tiltak som skjer i DigiVestland.

E-helse styringsstruktur

Det ble gitt en orientering om hvordan e-helse nå har rigget opp strukturene sine. Høsten har blitt brukt til å tegne opp mye bokser og piler, mens man nå begynner å se hvordan denne rigger fungerer i praksis med konkrete tiltak som rulles ut. 

Ny styringsstruktur og hvordan denne sammenkoblingen skal skje i praksis vil bli besluttet 21. mars i e-helse Vestland sin styringsgruppe og i DigiVestland sitt regionale fag- og prioriteringsutvalg for e-
helse 23.mars.

Styringsstrukturer på e-helse ble også tatt opp senere i møtet. KS var invitert inn for å diskutere oppdraget digi-nettverkene har fått når det kommer til å koordinere e-helsearbeidet.

KommIT-rådet 24.01.23

Helse tar stor plass på digitaliseringsområdet, noe som gjenspeiler seg i sakslisten til KommIT-rådet. Det er krevede diskusjoner som må tas, og mange sitter med kompliserte saker på bordet sitt. Tillitsmodellen får mye fokus, og handler om viktigheten av å etablere tillit mellom parter som behandler og deler helseopplysninger. Felles kommunal journalløft (FKJ), Helseteknologiordningen, legemiddelområdet, prismodeller for nasjonale e-helseløsninger var også blant sakene på KommIT-rådets agenda.

Det skjer store og viktige ting innenfor e-helse, og fokuset blir naturlig nok rettet den veien. Når helse får såpass mye oppmerksomhet, er det viktig å stille spørsmålet om dette går på bekostning av andre tjenesteområder.

Kommentarer og innspill fra styringsgruppen

Styringsgruppen stilte spørsmål til fremdriften av arbeidet som skal gjøres på e-helsefeltet, og hva som nå er status med KommIT-rådet. Det ble svart at det er et betydelig innhold i arbeidet som nå gjøres, der KommIT arbeider aktivt. Pasientens legemiddelliste ble blant annet trukket frem som et eksempel der det skjer mye fremover.

KS Digitale fellestjenester

KS sitt selskap Digitale Fellestjenester (DIF) skal etter planen være klart i september. Forankringen og forarbeidet er nå ferdig, og KS er nå klar for å gå i gang med etableringen og videre gjennomføringsaktiviteter. Nå skal det ansettes folk, få på plass daglig leder og samtidig etablere et styre. I selskapsetableringen er det en ny form for medlemspåvirkning inn i styringsstrukturen, sammenlignet med andre kommunale selskap. Kommunene vil her få en stor innvirkningskraft.

Felles kommunal journalløft (FKJ)

Regjeringen stoppet i høst opp finansiering, men Stortinget sørget for at midler fra 2022 ble overført til 2023 for å sikre videre arbeidet med felles kommunal journalløft (FKJ). FKJ er en plattform som skal lages utenfor kommunene, og er tenkt som et nav for kommunene når det kommer til data om helseopplysninger. KS har satt ned en gruppe for å organisere det videre arbeidet, og har spurt de største kommunen om å ta føringen her for å unngå at arbeidet stopper opp. Det er viktig at dette arbeidet kommer ned til linjene, og at det blir oppfattet som noe nært for kommunene. Mange kommuner skal ut på anbud de neste årene, og budskapet som nå sendes ut er at kommunene bør vente med å gå til anskaffelse av nye fagsystemer før man sammen har fått ned noen felles krav man kan stille til leverandørene. Ved å stille felles krav kan kommunene skape en stor kraft i markedet.

Nasjonalt program for informasjonssikkerhet i kommunal sektor (NPISK)

Det har vært jobbet i ett år med helhetlig tenking rundt dette temaet. Sikkerhet, digital robusthet og beredskap er særlig gjentakende temaer i kommunal sektor om dagen. KS holder nå på å ferdigstille en rapport om digital robusthet i kommunal sektor. Rapporten tar høyde for hva som bør gjøres lokalt, regionalt og nasjonalt på dette feltet, og skal behandles i KommIT-rådet 29.mars. Det har vært jobbet med flere rapporter og utredninger nå, og man begynner etter hvert å få en god oversikt på feltet.

Bergen kommune planlegger å øke nivået på informasjonssikkerhet for 2023. Det ble stilt spørsmål til styringsgruppen om det er ønske å gjøre dette sammen i fellesskap. Det er mulig å etablere et felles sikkerhetssenter på regionalt nivå. Hensikten med et slikt senter er blant annet at kommunene skal ha tilgang til nødvendig kompetanse innenfor feltet, og at senteret, på vegne av kommunene i Vestland, kan tolke de nasjonale føringene som kommer. Dette er en god mulighet til å ta kommunene til neste nivå når det kommer til sikkerhet og beredskap.

Kommentarer og innspill fra styringsgruppen

Flere fra styringsgruppen kommenterte at kommunene ikke vil klare å heve sikkerhetsnivået alene, og at dette er en god mulighet til å gjøre et rykk sammen. Det er ønskelig å ta dette videre med IT- sjefer i kommunene og Digitaliseringsutvalget i Vestland før man tar en oppfølgingsprat.

Det ble uttrykt en bekymring fra styringsgruppen angående forskjellene i kommunene og evner til å ta imot det som eventuelt kommer fra et slikt sikkerhetssenter. Her må man sørge for at alle kommuner er i stand til å ta imot det som kommer. Flere kommuner må nok rydde i eget hus for å kunne tilpasse seg et slikt opplegg. 

Det ble videre stilt spørsmål om det er tenkt ut ulike modeller for tilpasning til et slikt senter. Det som passer for en kommune, passer nødvendigvis ikke for en annen. Det ble svart at dette burde være mulig å få til i praksis. Styringsgruppen kommenterte til slutt at det er en gladmelding at dette
arbeidet er i gang. 

Sekretariatet vil sende en henvendelse til styringsgruppen der det bes om tilbakemelding på hva som er ønskelig å gjøre videre på dette feltet.

Oppspill til innlegg fra KS

KS har levert mye bra til kommunene. Organisering av digi-nettverkene er godt gjennomført, der KS har fått på plass strukturer, rammer og kunnskapsgrunnlag. Det levers også mye bra på innbyggertjenester og sammenhengende tjenester, men kommunene sliter med å få ut gevinstene. Det trengs tydelige føringer for fremtidens digitale infrastruktur for kommunesektoren.

Kommentarer og innspill fra styringsgruppen

Styringsgruppen kommenterte at KS er flink til å tegne målbilder, men at det gjerne mangler gode strategier for å komme dit. Det har vært mange satsinger og gode målbilder, men vurderinger av hva som skal til for å komme dit er det lite svar på. Det er viktig at KS tydeliggjør hva man får igjen på kommunalt nivå, og hva dette fører til konkret. Fokuset må være på gevinstrealisering. Dette kan være vanskelig ettersom jo lengre unna man sitter de daglige utfordringene, desto vanskeligere blir det for KS. Et viktig argument for KS i arbeidet med gevinstrealisering er utålmodige medlemmer.

Det ble videre kommentert at gevinstene er systemer som gjør ting bedre for innbyggere, og at det er mange ulike måter å synliggjøre dette på. Gevinsten av å få ting til å henge sammen i kjeder og frigjøring av ressurser må synliggjøres på en god måte. Man kan ikke løse det med flere folk, men med effektivisering. Her må man få gevinster slik at noen får en mindre belastende arbeidshverdag.

Plan for kommunikasjon og evaluering av samarbeidsavtalen til DigiVestland

Det har skjedd mye med DigiVestland den siste tiden, og det skjer mye fremover. Det ble i møtet nevnt at det jobbes med en kommunikasjonsplan. Planen skal si noe overordnet om hvordan DigiVestland skal jobbe for å oppfylle strategien. Det arbeides også med å videreutvikle DigiVestland
sin grafiske mal, samtidig som en tiltaksliste innenfor rammene i planen. 

Samarbeidsavtalen til DigiVestland har en varighet frem til 1.januar 2025, og skal evalueres 1.halvår i 2023. Ettersom det skjer fortløpende evalueringer knyttet til kommunikasjonsplan og utvikling og organisering av samarbeidet, foreslår sekretariatet at det ikke gjennomføres evaluering i 2023, da det i løpet av våren 2024 er lagt opp til en analyse og evaluering før ny samarbeidsavtale utarbeides.

Kommentarer og innspill fra styringsgruppen

Styringsgruppen er enig i at det ikke er nødvendig å gjøre noe med avtalen i 2023. Det ble stilt spørsmål om evalueringen av samarbeidet heller kan bli en rapport som sier noe om hva DigiVestland har vært og hvor man nå er kommet.

Når det kommer til kommunikasjon ble det kommentert at DigiVestland ikke må bli en topptung byråkratisk organisasjon, men at det er viktig at man er god på å kommunisere ut. Styringsgruppen påpekte også viktigheten av at en slik kommunikasjonsplan ikke blir for stor og omfattende, og at det viktigste er å vise til effekter og hva det leveres på. Det er viktig å huske på at DigiVestland er på prosjektnivå, og at ressursene brukes mot innbyggerne. Kommunikasjonsressurser må jobbe rett inn i tjenestene og prosjektene. Det bør også rettes ressurser mot å lære opp internt i kommunene, slik at de føler et eierskap til DigiVestland.

Det ble også kommentert at man er alt for lite flink til å vise effektene av prosjekt etter de er ferdig. Det er ofte store forskjeller mellom kommunene på hva de sitter igjen med etter et prosjekt. Noen klarer å dra mer ut av prosjektet enn andre. Her et det viktig å ta lærdom av hverandre.

Vedtak

Styringsgruppen tar saken til etterretning og sekretariatet tar med seg innspillene i det videre
arbeidet.

Presentasjon ved Asbjørn Finstad og Terje Wistner fra KS. Bakgrunnen for saken er KS sitt notat til styringsgruppene i digitaliseringsnettverkene: «Regionale digitaliseringsnettverk - oppgaver og forventinger - et drøftingsnotat» (se saksfremlegg og vedlegg for mer informasjon). 

Under Landstinget i 2020 ble KS gitt en sterkere rolle for å videreutvikle styringsstrukturen på digitaliseringsfeltet og utvikle fellesløsninger og sammenhengende tjenester. I dette inngår også styrkingen av regionale digitaliseringsnettverk. Norge består av mange små kommuner, der kompetanse og kapasitet er varierende. Det er derfor viktig med en slik samordning på digitaliseringsfeltet for å sikre like tjenester til alle innbyggere, uansett hvor de bor.

Det er en forventing til KS om å sørge for at samstyringsstrukturen henger sammen med digi- nettverkene, og KS er avhengig av godt samarbeid med medlemmene når ting skal utvikles i lag. Til gjengjeld forventer KS at digi-nettverkene deler kompetanse, øker gjennomføringstakten og utbredelsen av nasjonale fellesløsninger. Digi-nettverkene skal også påvirke det nasjonale arbeidet og få frem behovene i sektoren. Samstyringsstrukturen har fått ulike fag- og prioriteringsutvalg (FPU) som er rådgivende organer innenfor tjenesteområdene. Det er også forventet at det er en kobling mellom representanter som sitter her og i digi-nettverkene. Flere digi-nettverk har etablert faggrupper på lik linje regionalt. Det er ulikt hvor langt de forskjellige digi-nettverkene er kommet med tanke på organisering og drift, men DigiVestland er nok det nettverket som er kommet lengst her.

KS kommenterte videre at særlig på e-helsefeltet er det gjort en god forankring når det kommer til det strategiske ansvaret digi-nettverkene har. E-helsefeltet er komplisert, og det er fortsatt en vei å gå med tanke på e-helseløsninger og hvilken retning man skal ta. KS har god dialog med Kommunal-
og distriktsdepartementet (KDD) for å jobbe med en mulig styrkning på dette feltet.

KS stilte spørsmål til styringsgruppen knyttet til hva som skal løses lokalt, regionalt og nasjonalt, og samtidig hvordan digi-nettverkene ser på egen rolle opp mot KS sin rolle.

Kommentarer og innspill fra styringsgruppen

Styringsgruppen kommenterte at dette er veldig interessant og spennende. Det ble videre stilt spørsmål til KS rundt gevinstrealisering, og hva dette arbeidet fører til for innbyggerne i kommunen. Kommunene merker særlig godt på helse- og omsorgsfeltet at ressurser ikke strekker til, og det går mot en krise. Her har man dårlig tid til å fikse ting, og dialogen oppover mot KS kan fort bli litt ullen. Kommunene sliter med gevinstrealiseringsbiten. Det finnes nok av overordnede strukturer, men det treffer ikke nok. Styringsgruppen håper kommunene kan få enda mer drahjelp. 

KS har forståelse for det styringsgruppen fremmer, og kommenterte at det handler om å prioritere de områdene som gir størst gevinst. Per nå er det ikke nok dokumentasjon som viser gevinster, men det arbeides nå med en studie på kjernejournal. 193 kommuner har tatt dette i bruk. Når det kommer til gevinstene må det nok, ifølge KS, dessverre fortsatt litt mer utredning til før man kan si noe konkret her. KS eKomp ble trukket frem som eksempel som bidrar og bistår i dette arbeidet sammen med digi-nettverkene.

Styringsgruppen stilte som oppfølgingsspørsmål hvor lang tid det er snakk om før man kan si noe om
gevinster.

KS svarte at utredning som viser gevinster for Kjernejournal er ferdig neste måned. Dette er en god og bred studie som vil kunne gi kommunene dokumentasjon de trenger. Det er mye som nå bygges opp. Det er også publisert en rapport som viser kostnadsutvikling. Rapporten viser til en femdobling
innen 2050 på helse. Det arbeides med å se på hvordan man sammen kan adressere denne utfordringen. 

Det ble gjort refleksjoner fra styringsgruppen hva som bør løses lokalt, regionalt og nasjonalt. Det lokale digitaliseringsarbeidet er hverdagsaspektet, det regionale handler om å ta ned nasjonale komponenter for å så omsette dette lokalt, mens det nasjonale arbeidet er de større linjene og handler om å etablere løsninger og rigge det store nasjonale kommuneprosjektet. Dit er det fortsatt en vei å gå. Kommunene bør kunne slippe å gå ut på anskaffelser selv. For at man skal kunne lykkes med dette er det viktig å gjøre gode rigger nasjonalt. Styringsgruppen stilte spørsmål til KS om det er en plan for å kunne lykkes her de neste ti årene. 

KS svarte at det per nå ikke foreligger en god plan på dette, men at det er utarbeidet ulike veikart. Hva som skal løses lokalt, regionalt og nasjonalt skal diskuteres nærmere 19. april under eKommune konferansen. 

Styringsgruppen kommenterte at det er store forventninger til gevinster inn mot innbyggerne i de større prosjektene. Særlig ting som kan erstatte noe lokalt i egen kommune. Det ble uttrykket en utålmodighet fra styringsgruppen, og folk kjenner på at ting går tregt. Det er ønskelig å ta noen grep regionalt, men KS sin rolle nasjonalt oppleves som en begrensning for utviklingsarbeidet på regionalt nivå.

KS kommenterte videre at eierstrategi for Digitale fellestjenester (DIF) er et annet tema for ekommune. Dette vil definere omfang og innretning, og man må sørge for at den er romslig. Det er dette som vil være sektorens bestilling til KS DIF. Om man skal drive med felles anskaffelser eller ikke er blant annet et spørsmål som bør tas stilling til ganske raskt. Innenfor velferdsteknologi setter man nå i gang arbeid for å få opp de viktigste kravene og standardisere språket til leverandørmarkedet. Bistand til kommunene i anskaffelser av EPJ-systemer eller andre systemer er også en viktig del her. 

Videre kommenterte KS at de også kjenner på utfordringen med roller og grenseganger selv. Helseteknologiorningen skal stimulere kommunene til å ta et steg og bære kostnader innledningsvis. Dette henger sammen med Felles kommunal journalløft. Kommunene er blitt bedt om å vente med anskaffelser av nytt fagsystem her, men dette bør være innenfor en kort periode. KS har også fått tilbakemeldinger fra noen om at det er tungt å konsumere modellene som lages, og at det mangler en koordinering her. Dette er forståelig. Hvordan KS samarbeider med digitaliseringsselskaper/IKT
samarbeid er en viktig faktor her.

Styringsgruppen kommenterte at det kan jobbes godt på nasjonalt nivå uten at det skjer noe ute i kommunene. Kommunene er veldig forskjellig, og det oppleves at det gjerne mangler en rød tråd fra det som skjer øverst nasjonalt til det som skjer regionalt og lokalt. 

KS kommentert til slutt at det er viktig å se synergier i det som eksiterer allerede, og ikke etablere nytt hele tiden. Man må se verdiøkning i hvert eneste ledd.

Vedtak

Styringsgruppen har drøftet morgendagens samling og er klar.

Det ble gitt en orientering om morgendagens strategisamling. Dette er første gang DigiVestland arrangerer en så stor samling fysisk. Hvordan ting ser ut i 2030, hva vi løser lokalt, regionalt og nasjonalt vil få stort fokus under samlingen. Dette er også en viktig samling med tanke på å samle DigiVestland fysisk og treffe folk på tvers av fagområdene. Første del av samlingen er felles for alle. Her vil utfordringsbildet kommunene står overfor i stort få fokus. Representant fra styringsgruppen skal holde innlegg som viser DigiVestland sett fra en kommunedirektør sitt ståsted. Etter lunsj går faggruppene hver for seg for å diskutere portefølje for 2023 og 2024 (se vedlegg for detaljert program). Styringsgruppen ble bedt om innspill til innlegget som skal presenteres fra en kommunedirektør sitt ståsted.

Kommentarer og innspill fra styringsgruppen

Styringsgruppen mener det er viktig å få digitaliseringen ned på jorden, og inn i den operative delen. Det er folkene her som gjør jobben, og det er viktig med noe som treffer her, samtidig som den røde tråden fra det overordnede som skjer nasjonalt. Det er også viktig å peke på hvordan styringsgruppens rolle har endret seg som følge av at ting fungere godt i linjene. Styringsgruppen har sjeldnere møte nå enn i starten, og sakene er ofte orienteringssaker. Det er et tegn på at ting flyter godt i faggruppene.

Vedtak

1. Styringsgruppen godkjenner årsmeldingen 2022.
2. Styringsgruppen tar regnskap 2022 til orientering.

Årsmeldingen er DigiVestland sin årlige rapport om drift, måloppnåelse, aktiviteter og prosjekt, og sier noe om status for de ulike områdene, og det vi har fått til i året som har gått. Det ble videre gitt en orientering om saken (se saksframlegg for ytterlige informasjon).

Kommentarer og innspill fra styringsgruppen

Styringsgruppen stilte spørsmål til hvorfor denne saken ikke skulle godkjennes, men kun tas til orientering. Det er viktig at styringsgruppen godkjenner dette, men samtidig ble det også kommentert at det er formelt riktig at regnskapet skal tas til orientering basert på slik samarbeidsavtalen ligger nå. Det trengs en evaluering av samarbeidsavtalen, og ting må justeres her for å kunne fortsette en god utvikling. Sekretariatet la frem et forslag om at styringsgruppen godkjenner årsmeldingen og tar regnskapet for 2022 til orientering. 

Vedtak 

Styringsgruppen godkjenner revidert budsjett 2023.

Saken er oppfølging av sak 50/22 «Økonomi – budsjett 2022». Budsjettframlegget tok ikke høyde for tildeling fra Statsforvalteren, verken på finansierings- eller utgiftssiden. Styringsgruppen vedtok framlagt budsjett som grunnlag for driften i 2023. Det ble videre gitt en orientering av saken. DigiVestland fikk en tildeling på 5,5 millioner kroner av Statsforvalteren. Dette er en del mindre enn det som ble søkt om (se saksframlegg for videre detaljer).

Kommentarer og innspill fra styringsgruppen

Styringsgruppen kommenterte at tildelingen på 5,5 millioner kroner er noe man burde være fornøyd med. Her må man bare tilpasse seg. Videre ble det kommenterte at skjønnsmidler fra Statsforvalteren er noe man ikke kan basere seg på i fremtiden. Staten må etter hvert inn og bidra mer her og ta ansvar.

Sekretariatet kommenterte at det er viktig å huske på ressursene fra KS. KS rigger digitaliseringsområdet sentralt, uten å komme med ekstra regninger. KS forsøker også hele tiden å få midler fra staten og departementet, samtidig er KS også varsom når det kommer til å ta imot statlige penger da dette kan gå på bekostning av kommunene.