“Fjellvettreglar” for anskaffingar av journal

Å skaffa journalløysingar er ei langsiktig investering. Derfor er det viktig med godt gjennomtenkte vegval, nettopp for å gi eit så bra utgangspunkt som mogleg for gode, innovative og berekraftige løysingar.  Ikkje minst vil nye pasientjournalar kunna bidra til å støtta opp under behovet til kommunane for ein «betre arbeidskvardag for dei som jobbar i tenesta

Å skaffa nytt journalsystem krev eit grundig forarbeid. Sørg for å ha kunnskap og rett kompetanse i teamet. Innkjøpsfagleg, innovasjons- og utviklingsfagleg innsikt, teknisk kompetanse og behovssiger(e) bør vera representert

Skaff deg oversikt over kven som er potensielle brukarar av eit nytt journalsystem. Kva behov har dei ulike aktørane og kva utfordringar blir ønskte løyst med anskaffinga?

Vurder kva moglegheitene er for ei fellesanskaffing i samarbeid med andre kommunar. Å vera på "langtur" saman med andre gir auka tryggleik, og nokon å dela opplevingane med. Det er også større sjanse for å få leverandørane interessert i oppdraget dersom fleire kommunar går saman om ei fellesanskaffing. Å lytta til erfarne fjellfolk er også ein kjend suksessfaktor; finst det kommunar som har erfaringar du kan læra av?

Sørg for å ha oppdatert informasjon om journalområdet og moglegheitene som finst. Det går føre seg ei rivande utvikling hos store og små leverandørar. Ver open for at andre enn kjende leverandørar kan komma med løysingsforslag du sjølv ikkje har tenkt på. 

Om du ønskjer å skaffa dei beste løysingane som ligg føre i dag, eller å skaffa utvikling av ei ny løysing vil det ha noko å seia for kva prosedyre du kan velja. Hugs at gode beskrivingar av ønskt funksjonalitet opnar for innovative løysingar. Detaljerte kravspesifikasjonar med mange må  krav, har motsett effekt.

Felles rammer og tilrådingar for framtidige epj-anskaffelser er utarbeidde av KS saman med kommunar for å støtta opp under kommunane i anskaffingsprosessar. Dokumentet er utarbeidd for å skapa felles retning på utviklinga av journalløysingar gjennom eit felles underlag for utarbeiding av kravstillingar. 

Det er ein god strategi å velja avtalar som opnar for innovasjon undervegs i avtaleperioden. Lag gode avtalar som regulerer drift, vedlikehald, opplæring og utvikling på ein ønskt måte. Vurder også om det er rom for å gjera avtalar om å gå skrittvis og stegvis fram med smidige utviklings- og implementeringsløp.

Det går eit tydeleg skilje mellom det som er eit FoU-samarbeid med leverandørane, og ei anskaffing. Eit FoU-samarbeid kan vera smart med tanke på å få testa ut løysingar i mindre skala, men ver merksam på at det ikkje finst ein snarveg frå FoU-samarbeidet til kjøp og implementering av testa løysing. Det er derfor eit godt råd å rådføra seg med innkjøpsavdelinga også i FoU-avtalar. 

Her kan du lesa meir om “fjellvettreglar” for anskaffingar av journal