5-24 IT- samarbeid: Status og forslag til justert prosess

I styringsgruppemøte 16.06.2023 ble det under sak 19-23 «Eventuelt» lagt frem ønske om at
sekretariatet utarbeidet et forslag til prosess for driftssamarbeid i Vestland. Bakgrunnen for
forslaget var en bekymring for at ulike samarbeid på tvers av kommuner i regionen ville utvikle seg i forskjellige retninger og gjøre samkjøring og koordinering vanskeligere. I en tid hvor endringer skjer raskere og det er behov for tett samarbeid for å møte et felles utfordringsbilde burde “man tenke ut ulike konsepter eller faser for økt driftssamarbeid i Vestland”. Det ble fremhevet at “dette er omfattende og krever en langsiktig prosess”.
 

Basert på dette gjorde styringsgruppen følgende vedtak: 

“Sekretariatet kommer tilbake med en sak til styringsgruppen i oktobermøte med forslag til en prosess der man vurderer muligheten for felles IKT-driftssenter for hele DigiVestland. Prosessen må tilpasses det nasjonale utredningsarbeidet.”

På styringsgruppemøtet 20. oktober, sak 29-23 «IT-samarbeid i Vestland», la sekretariatet frem forslag til prosess som bestod av idefasen (behovskartlegging), begrenset til de kommuner som ikke er omfattet av eksisterende driftssamarbeid i regionen. Basert på utredningen og forslaget ble det vedtatt at:

“Styringsgruppen tar forslaget til prosess til etterretning, og ber sekretariatet om å samle kommuner utenfor IT-samarbeid for å avklare interesse for et samarbeid før en eventuell oppstart av idéfase. “

På bakgrunn av dette vedtaket ble de aktuelle kommunene invitert til møte den 15. desember
2023 med det formål å gi informasjon om forslaget til prosess for denne gruppen, samt berede grunnen for et fysisk arbeidsmøte i Bergen 17. januar 2024. I arbeidsmøte ble det informert om Ullensvang sin erfaring med anskaffelse i markedet, Sogndal, Kvam, Ulvik, Eidfjord og Voss sin pilot på IKT-samarbeid, og om hvordan Bergen kommune arbeider i dag. Ett innlegg omhandlet også betraktninger om fremtidens ikt drift.

På bakgrunn av dette diskuterte kommunene og fremla sine synspunkter om prosessen som ble presentert i informasjonsmøte den 15. desember. Det var bred enighet om at man har tilstrekkelig kunnskap om utfordringsbildet og at det dermed ikke er ønskelig med en nærmere behovskartlegging (ide-fase). Det var enighet om behov for å ha fokus på ulike konsepter som omhandler “fremtidens IT med moderne tjenester, forvaltning og porteføljestyring, uten at gammel teknisk gjeld og driftsutfordringer alene skal legge føringer for samarbeid.” Det var et ønske, før videre leveranser, å tydelig definere hva som defineres som tjenester innen IKT-samarbeid og nivåer av samarbeid, hva et konsept er og hva en tjenestekatalog er. Se eget vedlegg til saken. 

Det er i forslag til videre prosess vektlagt styringsgruppens tidligere føringer for prosjektet om å vurdere DigiVestland sitt formål, kapasitet og ressurser i sekretariatet, opp mot en langsiktig utvikling av et effektivt regionalt samarbeid innen IKT-samarbeid.

Alle kommuner som per i dag ikke er del av IKT Nordhordland, SYSIKT eller IKT Nordfjord ble
invitert til informasjonsmøte og arbeidsmøte. Følgende kommuner meldte i møte den 17. januar at de ønsker å være med videre i en konseptfase: Askøy, Bergen, Bjørnafjorden, Bømlo, Kvinnherad, Stord, Tysnes og Øygarden.

Det er flere pågående prosesser i regionen som kan gi god lærdom og nyttig informasjon til en konseptfase. Sporadisk uformell dialog pågår mellom denne arbeidsgruppen og prosjektet som dagens tre IKT-samarbeid i Vestland (nevnt over) har etablert. Begge parter er positive til å fortsette denne dialogen og dele informasjon for å se om det kan finnes felles interesseområder.

Kvam, Ulvik, Eidfjord, Sogndal og Voss er i gang med et forprosjekt kalt «Indre Vestland IT-
samarbeid». Forprosjektet skal se på hvordan de fem kommunene kan samarbeide for å bygge opp sterkere lokale, men felles fagmiljø, og med dette skape best mulig vilkår for IT-drift, digitalisering og digital sikkerhet i kommunene. Hensikten med dette er å sette kommunene i stand til å drive trygg digital tjenesteutvikling, også i fremtiden. Blant de fem kommunene er det enighet om at et samarbeid vil bidra til å løse flere av de største utfordringene som redundans og kompetansedeling, arbeid med digital sikkerhet, innkjøpsprosesser, mer kostnadseffektiv drift og øke kapasitet til digitaliseringsstøtte (kilde; presentasjon fra Kvam). Forprosjektet, fase 1, startet opp 15. desember 2023 og skal vare frem til 30. mars 2024. Innen den tid skal det gjøres en evaluering av arbeidet gjort så langt, samtidig som det skal gis en status til styringsgruppen av forprosjektet.

Ønsket om å starte konseptfasen og utforske noen konkrete mulighetsrom, resonerer bra i
regionen hvor flere finner hverandre i uformelle konstellasjoner og hvor man utforsker samarbeid. På arbeidsmøtet var det uttalt ønske fra kommunene om å tenke “fremtidens IT” i en tjenestekatalog, og ikke la teknisk gjeld være avgjørende. I tidligere arbeid med nivå-modell for IT-samarbeid (se vedlegg), har det vist seg utfordrende å snakke om samarbeid og gevinster på teknisk drift, nettopp på grunn av store forskjeller i grad av teknisk modenhet og teknisk gjeld. Flere kommuner ser også behov for å ha lokale IT-ressurser.

Flere kommuner gav uttrykk for ønske om at DigiVestland koordinerer og leder prosessen videre i en eventuell konseptfase. Arbeidsgruppen foreslår en ny retning for arbeidet under dagens tittel «IT-samarbeid». Arbeidet knyttet til temaene i denne saken kan adresseres som «fellesaktiviteter» hvor vi endrer tilnærmingen til hvordan vi tenker og jobber med tematikkene på en mer dynamisk måte.

1. Teknisk gjeld arbeides med å sanere i hver kommune løpende, og kan støttes ved
   rådgivning og samarbeid i DigiVestland sin faggruppe «IT-drift» gjennom et nytt mandat.
2. Utredning av evt. nye konsepter kan startes i faggruppen «IT-drift», hvor man sikrer at
   kommuner som ønsker å bidra er tilstrekkelig informert og involvert.

Denne tilnærmingen hensyntar også DigiVestland sin ressurssituasjon. Det har tidligere vært påpekt at regionen og rådgivende og besluttende utvalg må sikre felles forståelse for «hva vi snakker om» under tematikken IT og samarbeid. I møte den 17. januar ble det derfor fremmet ønske om å definere IT-samarbeid og nivå på området, hva et konsept er og hva en tjenestekatalog er. Dette følger som vedlegg i saken.