Bakgrunn for saken
Saken omhandler rapportering på overordnet portefølje og pågående digitaliseringsprosjekt og tiltak i DigiVestland våren 2024. Prinsipp for porteføljerapportering inkludert målekriterier (trafikklysrapportering) er vedtatt i styringsgruppesak 7/22. Styringsgruppen i DigiVestland har beslutningsmyndighet, og overordnet ansvar for porteføljen. Sekretariatet rapporter på porteføljen som helhet til styringsgruppen i DigiVestland to ganger i året (vår og høst).
Porteføljen til DigiVestland består av regionale prosjekt initiert av DigiVestland, innføring av nasjonale og kommunale fellesløsninger og nasjonale satsinger innen fag- og tjenesteområder.
Beskrivelse av prosjekt og tiltak i porteføljen er å finne på porteføljeoversikten på digiVestland sin nettside. Vedlagt er trafikklysrapportering for prosjekt og tiltak, faser for prosjekt og KS sin portefølje for 1. kvartal 2024.
Utkast til denne saken ble presentert for Digitaliseringsutvalg Vestland (DuVe) i møtet 4. juni. Utvalget hadde ikke innspill eller kommentarer.
Porteføljerapportering juni 2024
Overordnet porteføljestatus
Prioriterte satsingsområder og prosjektkandidater som det er jobbet med i 2024 er forankret i faggrupper og regionalt digitaliseringsutvalg høsten 2023, og endelig besluttet i styringsgruppemøte i desember 2023. Prosjektkandidater var også utgangspunkt for søknad om innovasjonsmidler for 2024. Tiltak er i mange tilfeller knyttet mot tildelte fornyingsmidler eller aktiviteter finansiert av KS sitt eHelsenettverk, men også mindre tiltak som har kommet til i løpet av året innenfor alle tjenesteområder.
Porteføljen for våren inneholder 7 prosjekt og 21 tiltak. Dette inkluderer både pågående og avsluttede aktiviteter. Risiko totalt sett for hele porteføljen vurdert som akseptabel, og er i tråd med etablerte rutiner for prosjektstyring, herunder kriterier for valg av prosjekt og rapportering. Dette innebærer at alle prosjekt og aktiviteter er vurdert i forhold til behov, tilknytning til strategi, nasjonale satsinger, tilgjengelige ressurser, sannsynlighet for måloppnåelse og usikkerhet. To tiltak og to prosjekt er avsluttet våren 2024. Prosjektene er delprosjektene knyttet til sikkerhetssamarbeid i Vestland, der erfaringene fra konseptfasen er overført til sekretariatet og faggruppestrukturen. Tiltakene er Kjernejournal og Klarspråkkonferanse.
Prosess for utarbeiding av ny samarbeidsavtale har denne våren lagt betydelig beslag på kapasitet hos flere av de faste ressursene i sekretariatet. Det påvirker i noen grad andre tiltak, som må på vent eller får mindre oppmerksomhet enn ønsket.
Prosjekter og tiltak er organisert inn under hvilket fagområde/ faggruppe prosjektene og tiltakene skal dekke (se figur 1). Prosjekter og tiltak som ikke har tilknytning til etablerte faggrupper, er plassert under område for «Andre områder». Sekretariatet har ansvar for å følge opp disse aktivitetene.
| Område | Prosjekt | Tiltak |
| eHelse | 4 | 5 (derav 1 avsluttet) |
| Plan, Bygg og geodata | 2 | |
| Oppvekst | 3 | |
| Personvern og informasjonssikkerhet | 2 (derav 2 avsluttet) | 1 |
| IT-drift/PV&IS | 1 | |
| Virksomhetsarkitektur | 1 | |
| HR | 1 | 1 |
| Andre områder | 7 (derav 1 avsluttet) | |
| SUM | 7 | 21 |
Prosjekt og tiltak med avvikende målestatus
Oppsummert
- 3 av 7 prosjekt har rapportert gul status på ett eller flere av målekriteriene. To prosjekt har overordnet status gul.
- 6 av 21 tiltak har rapportert gul status på ett eller flere av målekriteriene. Fire tiltak rapporterer at overordnet status er gul.
VT barn, unge og voksne med medfødt eller tidlig ervervet funksjonsnedsetting
Gul: Overordnet status
Gul: Kvalitet
Gul: Risiko
8 kommuner er med i det nasjonale prosjektet og jobber med implementering av teknologi til brukergruppen. Følger nasjonale mål og milepæler. Det er utfordrende å jobbe med denne brukergruppen da det krever samarbeid mellom ulike sektorer og ulikt lovverk. Prosjektet har også utfordring i forhold til å rekruttere ressurser både i kommunene og i prosjektadministrasjonen. Kommunene har derfor vansker med å følge opp leveransene sine lokalt. Det blir nå jobbet med å løse ressursutfordringen, men Prosjektet velger likevel å rapportere gult på kvalitet, risiko og overordnet status.
Pasientens legemiddelliste - PLL-VEST
Gul: Overordnet status
Gul: Risiko
Oppstart av prosjektet er noe forsinket og ehelsesekretariatet jobber med å få etablert prosjektgruppen og få på plass prosjektleder, samt kontaktpersoner i kommunene. Godkjenning av EPJ for PLL er ikke avklart, og kan forsinke utbredelse av PLL i kommunene, derfor vurderes risiko til gul. Siden prosjektet enda ikke er rigget/etablert vurderes også overordnet status til gul.
Kompetanseløft – digital transformasjon
Gul: Risiko
Arbeidsgruppen har utredet konsept for kompetanseløft for digitaltransformasjon i Vestland. Konseptet foreslår faglig innhold, pedagogikk, tidsramme og budsjett. Kompetanseløftet har avhengighet mot nasjonal anskaffelse. Kompetanseløftet bygger på ønske om å bygge kapasiteter i kommunene som kan forvalte programmet for regionen. De to sistnevnte er grunnlaget for at det rapporteres gult for risiko.
Digihelsestasjon ungdomsløsningen
Gul: Overordnet status
Gul: Kvalitet
Gul: Gevinst
I nasjonalt innføringsløp for Digihelsestasjon (basisløsningen) med oppstart nå til høsten, vil kommuner og ha mulighet til å koble seg til ungdomsløsningen. Oversikt over kommuner som har tatt løsningen i bruk, viser liten aktivitet/bruk da det er forbedringspotensialer med løsningen blant annet med pålogging og funksjonalitet. Det er nå en diskusjon nasjonalt om løsningen egentlig er klar til bruk, og derfor er gevinst og kvalitet rapportert som gul, noe som i sum fører til at overordnet status også er satt til gul.
Velferdsteknologisk knutepunkt
Gul: Overordnet status
Gul: Tid
Ved rapportering vet vi ikke når tid oppstartsdato for det nasjonale innføringsløpet vil være, samt at vi ikke kjenner til hvor mye arbeid det kommer til å bli for ressurser i eHelsesekretariatet. Vi velger derfor å rapportere gult på overordnet status og tid.
Felles journalløft (FJL)
Gul: Overordnet status
Gul: Tid
Det pågår arbeid i arbeidsgrupper i Boen-samarbeidet, hvor det er gjennomført markedsdialoger og opparbeidet et kunnskapsgrunnlag. Dette videreføres i flere arbeidsgrupper som jobber videre med tiltak, ref. neste punkt. Utover Boen har KS fremdeles en arbeidsgruppe for teknisk utprøving av datautveksling, og en gruppe som forvalter “felles rammer og anbefalinger”. Regionale arbeid og samling av kommunene som har meldt sin interesse vil skje når resultatene av arbeidet i Boen-kommunene og i KS er ferdig. Med bakgrunn i dette rapporterer vi gult på tid og gevinst og som et resultat av dette er også overordnet status gul.
Operasjonalisering av kommende nasjonal handlingsplan oppvekst
Gul: Tid
Vi avventer nye handlingsplaner siden det fremdeles pågår utredningsarbeid på de mest sentrale tiltakene nasjonalt. Av den grunn rapporterer vi gult på tid.
Digitalisering av planprosessen
Gul: Tid
Faggruppe Plan, Bygg og geodata har i første halvår deltatt på en felles samling i regi av KS sammen med andre kommuner som har startet pilotering av prosesstøtte for planområdet. Input fra denne samlingen vil bli tatt med i planleggingen av vårt tiltak, som på grunn av begrenset kapasitet ikke vil ha formell oppstart før etter ferien. Dette fører til at tiltaket ikke vil være avsluttet innen årsskiftet og av den grunn rapporterer vi gult på tid.
Datasjø i regional kontekst
Gul: Overordnet status
Gul: Tid
Gul: Risiko
Gul: Gevinst
Dette er et innovasjonstiltak, der vi underveis lærer, tilpasser og avklarer. Planleggingen har tatt lang tid. Årsaken er sammensatt, fra intern ressursallokering, til avklaringer for forvaltning av og policy for tilgang til datasjøen til Bergen kommune. Vi har hatt en kommune som har vært interessert i å være med å teste datasjøen opp mot sine data, men har ikke fått endelig avklaring om de ønsker å delta i en test. Derfor er både tid, risiko, gevinst og overordnet status gult. Vi vurderer derfor å stoppe tiltaket, da det er andre tiltak og aktiviteter som ressursene i sekretariatet bør prioritere.
Bruk av bundne fond
I styringsgruppemøte 8.mars 2024, ved behandling av sak 7-24 Årsmelding 2023 og regnskap 2023, uttrykte styringsgruppen at det er uheldig med gap mellom planlagte og gjennomførte tiltak, og ba derfor om at det i dette møtet blir rapportert på plan for bruk av prosjektmidler tildelt tidligere år. Oversikt over bruk av fond er nederst i saken.
Oversikten under omhandler tilskuddsmidler gitt tidligere år og som er avsatt på bundne fond. Midler tildelt i 2024 inngår ikke i oversikten, men er omtalt i sak 10-24 Revidert budsjett 2024.
Utprøving og utbredelse av Digihelsestasjon
Tildelt beløp i 2021: kr. 500.000
Fond per 31.12.2023: kr. 400.854
Midler er tildelt av Statsforvaltaren i Vestland. Siden 2021, er 31 kommuner i Vestland teknisk koblet på Digihelsestasjon, og det er gjennomført tre regionale innføringsløp. Gjenværende midler vil bli brukt til å kartlegge de resterende Vestland kommunene som ikke er koblet på DigiHelsestasjon, og identifisere hvordan faggruppen for e-helse i DigiVestland kan bistå disse kommunene. Det planlegges oppstart av nasjonalt innføringsløp i Digihelsestasjon fra høsten 2024, hvor ressurser fra ehelsesekretariatet i DigiVestland er med i arbeidsgruppen.
Resterende kommuner i Vestland som ikke er koblet på vil bli oppfordret til å delta og vil da kunne motta bistand fra DigiVestland ressurser. Det vil også bli fokusert på bruk av DigiHelsestasjon i alle kommunene.
Digihelsestasjon ungdomsløsningen
Tildelt i 2022: kr. 500.000
Fond per 31.12.2023: kr. 500.00
Midler er tildelt av Statsforvaltaren i Vestland. Det har vært gjennomført piloter på løsningen etter at søknaden ble innfridd, hvor kritisk funksjonalitet i løsningen er identifisert og resulterte i at den ble satt på vent. På nasjonalt nivå er det ønsket en prosess for utvikling av funksjonalitet av digitale løsninger, men det er ikke beskrevet hvordan denne prosessen skal gjennomføres. Fondsmidler ønsker ehelsesekretariatet i DigiVestland å bruke på å utarbeide prosess for prioritering / rangering av behov/ønske for videreutvikling av digitale e-helseløsninger for kommunene i Vestland. Dette arbeidet vil involvere nøkkelpersoner i kommunene som ledere, IKT-, pleie- og omsorgsressurser, hvor prosessen blir koordinering og organiseres av faggruppen for e-helse i DigiVestland.
Velferdsteknologisk knutepunkt (VKP)
Tildelt i 2022: kr. 500.000
Fond per 31.12.2023: kr. 437.758
Midler er tildelt av Statsforvaltaren i Vestland. Delprosjektet har vært utsatt grunnet kapasitetsutfordringer i NHN. Det pågår nå nasjonalt arbeid med plan for utbredelse av VKP, og det som er anbefalt av den nasjonale arbeidsgruppen er delvis nasjonale og regionale innføringsløp.
Kjernejournal – full innføring
Tildelt i 2023: kr. 200.000
Fond per 31.12.2023: kr. 60.111
Midler er tildelt av Statsforvaltaren i Vestland. Selve tiltaket ut mot kommunene var ferdig i 2023. Resterende midler er blitt brukt til å evaluere innføringsløpene som er gjort på KJ-SHT ved hjelp av studenter fra NTNU.
Felles kommunal journal, utvikling og utprøving
Tildelt i 2023: kr. 400.000
Fond per 31.12.2023: kr. 397.474
Midler er tildelt av Statsforvaltaren i Vestland i 2023. Det har ikke vært behov for bruk av fond frem til nå, men vi vurderer nå at det vil være behov for innleie av ekstern bistand til å følge opp aktiviteter i KS, Boen-samarbeidet og opp mot kommunene i Vestland som gjennom kartleggingen i 2023 meldte interesse for anskaffelse av EPJ. Midlene er tenkt brukt til frikjøp eller innleie av kapasitet til å støtte kommunene i Vestland.
Informasjonssikkerhet og beredskap i DigiVestland
Tildelt i 2023: kr. 2.000.000
Fond per 31.12.2023: kr. 1.877.641
Midler er tildelt av Statsforvaltaren i Vestland i 2023. Prosjektmidlene vil bli brukt 2024 til innleie av ekstern bistand knyttet til tilbud om modenhetsvurdering opp mot NSM sine grunnprinsipp, samt at evt. restmidler vil bli brukt til oppfølging av funn i modenhetsvurderingen.
Datasikkerhet og beredskap
Tildelt i 2021: kr. 1.000.000
Fond per 31.12.2023: kr. 560.314
Midler er tildelt av Statsforvaltaren i Vestland. Etablert som et prosjekt høsten 2021. Prosjektet kartla status og modenhet for informasjonssikkerhetsarbeidet blant kommunene i DigiVestland, og la frem forslag til fellesprosjekter som kan bidra til å øke modenheten på område og styrke kommunenes evne til å forebygge og håndtere informasjonssikkerhets-hendelser:
- Kartlegge og skissere tiltak/løsninger som reduserer risiko gjennom sikkerhetsovervåking, deteksjon og oppfølging av uønskede hendelser
- Kartlegge og skissere dagens kursplattformer og skissere mulighet for å utvikle en felles kursplattform.
I tillegg ble det anbefalt å arbeide i fagnettverkene med identifiserte tiltak som øker forståelse, bygging av sterke fagmiljø, koordinering av samhandling, innføring av anbefalte sikkerhetstiltak beskrevet av KS/NSM, og gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) innen kompetanse, kapasitet og ressurstilgang da dette har betydning for hvilket risikonivå som er akseptabelt. Fondsmidlene vil bli brukt til kompetansehevende tiltak mot kommunene, blant annet dagskonferanse med KiNS, Datatilsynet og Normen, samt evt. oppfølging av funn i modenhetsvurderingen som skal gjennomføres i 2024.
Digitale byggesøknader- utbredelse og bruk
Tildelt i 2023: kr. 900.000
Fond per 31.12.2023: kr. 803.725
Midler er tildelt av Statsforvaltaren i Vestland. Målet for tiltaket er øke kunnskapen om digitale byggesøknader hos kommunene og etablere felles fremgangsmåte for å øke kunnskap om og bruk av digitale søknadsløsninger hos innbyggerne. Tiltaket retter seg mot ledelse og ansatte i kommunen som arbeider med byggesaksbehandling, og deltakere er kommunene i DigiVestland. Tiltaket ble startet opp i mars 2024 ved innleie av ekstern bistand, og er planlagt ferdigstilt innen utgangen av juni.
Historisk arkiv og innsynsløsning
Tildelt i 2022: kr. 700.000
Fond per 31.12.2023: kr. 696.771
Midler er tildelt av Statsforvaltaren i Vestland, og Styringsgruppen i DigiVestland som i 2023 tildelte ytterligere kr. 400.000, men disse er ikke fondsavsatt. Prosjektet ble avsluttet høsten 2023, da innsiktsarbeidet pekte mot at det er flere avhengigheter som ikke er på plass, og at det på nåværende tidspunkt derfor ikke er mulig å innfri mandatet.
Gjennom prosjektet er det høstet erfaring om flere pågående prosjekt og aktiviteter innen arkiv der diginettverkene er involvert. I 2024 har DigiVestland, DigiViken og Digi Nordland gått sammen og bedt KS etablere en nasjonal arbeidsgruppe. Formålet er å samle arkivnivåene (kommune, fylke, stat), og å ta i bruk et felles språk, utvikle et felles målbilde i tilknytning til digitalisering av offentlig sektor, og å foreslå aktiviteter/ prosjekt som bidrar til gevinstrealisering og at målene nås.
I DigiVestland kartlegges det nå hvordan ubrukte midler kan benyttes til annet formål, og sekretariatet bistår representanter fra DuVe med å få økt innsikt i to ulike prosjektideer. Ideene er presentert av Askøy kommune og IKTNordhordland-kommunene. Forslagene innebærer bruk av KI, og innsiktsarbeidet skal bidra til valg av prosjekt/ aktivitet DV kan jobbe videre med.
KS Min side
Tildelt i 2022: kr. 1.000.000
Fond per 31.12.2023: kr. 625.359
Midler tildelt av Statsforvaltaren i Vestland. Midlene skulle benyttes til å gi KS Min side (nå KS Min kommune) merverdi for kommunene. Tiltaket var frem til 2023 organisert som et prosjekt, men denne organiseringen var lite hensiktsmessig, da utvikling av ny funksjonalitet på KS min kommune var begrenset og stoppet litt opp. I 2023 har fokuset i KS vært på å få på plass en strategi for Min kommune. DigiVestland har deltatt i arbeidet og har samtidig vært med i brukerrådet for KS Min kommune. I 2024 vil innbyggertjenester innen barnevern bli tilgjengelig på FIKS-plattformen, og midlene vil bli brukt til å støtte kommunene i innføringen av disse løsningene, samt at noe midler er foreslått brukt til å delfinansiere utarbeidelse av maltekster for barnevernssystemene, et arbeid som er igangsatt av KS, men ikke ferdigstilt.
Innføring DigiBarnevern
Tildelt i 2023: kr. 250.000
Fond per 31.12.2023: kr. 208.334
Midler tildelt av Styringsgruppen DigiVestland. Det pågår stor aktivitet både nasjonalt og regionalt i tilknytning til utvikling og implementering av leveranser i DigiBarnevern. Diginettverkene har siden 2022 samarbeidet og bistått kommuner og barneverntjenester med å forstå, forberede seg og implementere nytt fagsystem og tilhørende prosesser, samt ta i bruk øvrige leveranser som bekymringsmelding, innbyggertjenester, rapportering og BFK (barnevernfaglig kvalitetssystem). For å kunne ta ut gevinstene som er beskrevet for det nye fagsystem forutsettes det en bevisstgjøring knyttet til mulige gevinster og endret arbeidsflyt i tjenestene, samt at de øvrige leveransene tas i bruk.
Alle kommunene i Digivestland har ved utgangen av 2023 gjennomført og anskaffet nytt fagsystem. DigiVestland har bidratt med prosess-støtte og kr. 100.000 til innkjøpskompetanse. Det er derfor en rest tilsvarende kr. 166.000. Ubrukt ressurs er tenkt brukt til innbyggertjenester barnevern, samt utvikling av brevmaler med fokus på klart språk.
Operasjonalisering av kommende handlingsplan Oppvekst
Tildelt i 2023: kr. 300.000
Fond per 31.12.2023: kr. 279.793
Midler tildelt av Styringsgruppen DigiVestland. De nasjonale handlingsplanene i kjølvannet av Strategi for digital kompetanse og infrastruktur i barnehage og skole er ikke utarbeidet enda og derfor er DigiVestland ikke kommet i gang med tiltaket. Det er opprettet en egen arbeidsgruppe dedikert oppfølging av strategien og arbeidet i det nasjonale fag- og prioriteringsutvalget for oppvekst.
19-24 Vedlegg 1 DigiVestland Porteføljeoversikt vår 2024.pdf