15-23 Porteføljerapportering, 1. halvår 2023

I sak 51/22 ble det besluttet at det skal rapporteres på porteføljen to ganger i året, juni og desember. Saken omhandler status for pågående prosjekt og aktiviteter for første og andre kvartal 2023. Status for porteføljen inkluderer initiativ finansiert av grunnfinansiering, definerte prosjekt- og aktivitetsmidler, samt prosjekter med ekstern finansiering. Styringslinjene følger finansieringsbeslutningene, men rapporteringen skjer samlet.

Rapportering på porteføljen tar utgangspunkt i vedtatte rutiner omtalt i sak 7/22, og prosjektene følger prosjektmodell utarbeidet av Digdir (Prosjektveiviseren). 

Basert på et sett av utvalgte kriterier som innebærer strategisk forankring, tid, omfang, risiko og kostnad er porteføljen i 2023 vurdert å være forsvarlig og i tråd med strategiske mål og visjoner.

Porteføljen til DigiVestland påvirkes av regionale og lokale behov, nasjonale fellesløsninger og Porteføljen til KS som består av utviklingsprosjekt og fellesløsninger i Fiks plattformen. Porteføljen til DigiVestland deles dermed overordnet inn i tre, og prioriteringer skjer innenfor etablert struktur før og etter strategi samlinger.

Nasjonale fellesløsninger og -utviklingsprosjekt, og porteføljen til KS er hver for seg omfattende, og består av et betydelig antall mulige regionale aktiviteter og prosjekt. Disse vurderes fortløpende inn i DigiVestland sin regionale portefølje. Det er lagt lenke til disse porteføljene i avsnittet over.

Nye prosjektkandidater og aktiviteter som er supplert til porteføljen i 2023, er et resultat av innmeldte behov og prosjektideer som det er utarbeidet konseptbeskrivelser til i etterkant av DuVe sin strategisamling i 2022, og som det ble søkt om tilskudd til hos statsforvalteren for 2023. I tillegg består porteføljen av prosjekt og aktiviteter prioritert i felles plan og rammeverk innen e helse.

Som følge av rask utvikling innenfor digitaliseringsområdet suppleres i tillegg porteføljen fortløpende med inntak av enkeltprosjekt og aktiviteter. Porteføljen til DigiVestland er dermed en dynamisk oversikt som kontinuerlig redigeres og oppdateres.

Siden desember 2022 har porteføljen vokst, og i første og andre kvartal har det registrert 12 prosjekt, og fire forprosjekt. Digitaliseringsutvalg Vestland er styringsgruppe for fire av prosjektene. Ett av prosjekt er ferdigstilt våren 2023, og er dermed på veg ut av porteføljen.

Det er i første halvår 2023 lagt til ett «program» innen e helse som består av seks delprosjekt, og ett prosjekt innen personvern og informasjonssikkerhet (PV/IS). 

Delprosjekt under program for digital hjemmeoppfølging og velferdsteknologi:

• Regional strategi og struktur
• Kunnskaps og erfaringsdeling
• Digital hjemmeoppfølging (DHO) Fonna
• Digital hjemmeoppfølging (DHO) Førde
• Digital hjemmeoppfølging (DHO), Bergen
• Velferdsteknologi til barn, unge og voksne med funksjonsnedsettelser
• Informasjonssikkerhet og digital beredskap
• Ett prosjekt er avsluttet og på veg ut av porteføljen:
   
• Håndbok e Byggesak og e Plansak ble ferdigstilt mai 2023

Samlet oversikt over prosjekt for første andre kvartal viser at prosjektene er i ulike faser. Det pågår en konseptutredning, «Digital beredskap», åtte prosjekt er under gjennomføring, og to er under planlegging. Det pågår i tillegg fire forprosjekt i forbindelse med kurs i designdrevet innovasjon.

Sett inn Figur 1. Det pågår en konseptutredning, to prosjekt er under planlegging, ni prosjekt er under gjennomføring og ett prosjekt er avsluttet. I tillegg pågår fire forprosjekt

Sett inn Figur 2 som viser oversikt over prosjekttilhørighet for prosjektene.

I tabellen under fremkommer det at ett av prosjektene rapporterer kritisk på sin status, noe som skyldes manglende fremdrift i hovedprosjektet styrt av KS, les mer om dette lenger nede i saken.

Sett inn tabell

Sett inn Figur 2 i første og andre kvartal er det registrert 12 prosjekt og fire forprosjekt. Innføringshandbok for e byggesak og e plansak ble avsluttet i mai 2023, og er på veg ut av porteføljen. G=gjennomføring, P=Planlagt, A=avsluttet, K=konsept, FK= forprosjekt.

I tillegg til en konseptutredning er det tre aktiviteter/ prosjekt som er avsluttet i perioden, 14
aktiviteter/ prosjekt som er under planlegging, og 21 aktiviteter/ prosjekt som er under
gjennomføring.

Sett inn Figur 3 Oversikt over porteføljen som helhet inkluderer prosjekt og aktiviteter, innenfor de ulike prosjektfasen. 

Det er aktivitet innenfor alle faggruppene, og høyest aktivitet ses innenfor e helse og sekretariat som følger opp prosjekt og aktiviteter definert som støttetjenester.

Sett inn Figur 4 Fordeling prosjekt og aktiviteter

Under følger en beskrivelse av prosjekt som rapporterer kritisk på status, samt en kort beskrivelse av et utvalg av prosjekter og aktiviteter.

Digitale innbyggertjenester
KS Prosjektet rapporterer kritisk på fremdrift, noe som skyldes forsinkelser utenfor det
DigiVestland har mulighet til å påvirke. Innbyggertjenester knyttet til DigiBarnevern har en sak i DU uke 22, og videre behandling i KommIT uke 23 der prosjektet ber om å få forlenge prosjektet med kobling til innbyggertjenester innen barnevern frem til 01.07 2024. det bes også om utvidede ressurser.

Det regionale prosjektet sliter med fremdrift. Først og fremst på grunn av at det ikke er avklart roller mellom kommunene og KS DIF i identifisering og utarbeiding av konsept og prosjektforslag. Det er også utfordringer med å få leverandører til å støtte KS min kommune. DigiVestland deltar nå i arbeidsgruppe i regi KS DIF som har som mål å utarbeide en strategi for KS Min kommune. Denne vi kunne tydeliggjøre rollefordelingen mellom kommunene, DIF og diginettverkene.

Prosjektet vil foreslå for styringsgruppen for prosjektet å endre prosjektet til en driftsoppgave.

Felles innføringsløp eHelse
Aktivitetene som det er jobbet med i første og andre kvartal er felles innføring av de nasjonale e-helseløsningene nevnt under. Aktiviteten er et samarbeid mellom DigiVestland og Digi Rogaland.

Dette er runde to for hver løsning da det ble gjennomført et løp på høsten 2022.
Totalt 50 kommuner har fulgt innføringsløpene i 2022 og 2023. Av disse er 32 kommuner
Vestlandskommuner og 18 kommuner Rogaland kommuner.

Erfaringen i forhold til Kjernejournal er at ikke alle kommunen har en ambisjon om å koble seg
opp i løpet av 2023, og DigiVestland kan ikke overprøve dette da det er frivillig for kommunene om de vil ta løsningen i bruk. Fremdriften bryter med den nasjonale ambisjonen som er at alle kommunen skal koble seg opp i løpet av 2023. 

Velferdsteknologisk knutepunkt
I tilknytning til velferdsteknologisk knutepunkt har det ikke vært mulig å holde fremdrift i
innføringsløp da NHN har hatt kapasitetsutfordringer i 2023. Dette ser ut til å løse seg i noe grad mot høsten og NHN har meldt at de kan få på noen kommuner i løpet av 2023, men dette er fortsatt usikkert.

Skatte og inntektsopplysninger for vederlagsberegning
Skatte og inntektsopplysninger for vederlagsberegning er et prioritert prosjekt i KS sin portefølje, og det vurderes nødvendig å komme raskt i gang med den regionale aktiviteten. Det er eKomp sammen med kommunene som har ansvar for å følge opp tiltaket. Det er under planlegging et webinar rettet mot helseledere og operative kontaktpunkt for Skatte
og inntektsopplysninger for vederlagsberegning. 

Oppgradering av meldingsversjon for ehelse meldinger
KS eKomp jobber tett med kommunen og helseforetakene for å sikre at alle kommuner bruker
siste versjon av e meldinger, noe som er nødvendig for at Helse Vest IKT kan gå over på nyeste standard. Det er en utfordringer at helsepersonell selv kan velge om de vil sende gammel eller ny versjon av meldinger ut ifra hvilken EPJ de jobber i. Dette gjør at noen gamle meldinger fortsatt dukker opp av og til.

DigiBarnevern
Leveransene i DigiBarnevern omhandler:
• Nasjonal portal for bekymringsmeldinger
• Barnevernfaglig kvalitetssystem
• Ny rapporteringsløsning fra staten
• Digitale innbyggertjenester

Bakgrunn
Nasjonalt har digiBarnevern pågått siden 2016 og prosjektet inngår som en del av kvalitetsløftet innen fagområdet. I 2022 gikk det ut melding fra to av to leverandører i markedet om at fagsystemene opphører som følge av nye krav. Digi-nettverkene opplevde da økt etterspørsel fra medlemskommunene om hvilke konsekvenser leveransene i digiBarnevern får for kommunene. For å jobbe effektivt inn mot kommunene der kommuner landet over opplevde å ha like behov, etablerte Digi-nettverkene i 2022 et felles arbeidsutvalg/ nettverk der også KS ble invitert til å delta. KS fikk i 2022, 500 000 kroner fra Bufdir for å støtte kommunene med innføring av leveransene i DigiBarnevern. Pengene ble brukt til innleie av en prosjektleder, og til frikjøp av fagressurser fra barneverntjenesten i Stad kommune. Det er i 2022 og 2023 gjennomført flere webinarer med fokus på erfaringsdeling og informasjon.

Aktuelt
Videre prosess i 2023 omhandler å følge opp prosessene som ble startet i 2022, og å bidra til at leveransene innføres i kommunene. I DigiVestland inviteres kommunene til å delta i en regional arbeidsgruppe, og det søkes frikjøp av fagressurser innen innkjøp, med mål om å utarbeide en kravspesifikasjon for barnevernfaglig fagsystem, og mulig samarbeid om innkjøp.

Historiske arkiv og digital innsynsløsning
Mandat:
Utarbeide en strategi og en plan for historiske arkiv og digitale innsynsløsninger, samt
gjennomføre pilot i et utvalgt av kommuner for å utvikle selvbetjente innsynsløsning for historiske arkiv for kommunalt ansatte, innbyggere og næringsliv.

Aktuelt

Prosjektet har kartlagt noen av innsynsløsningene som finnes på markedet for historiske arkiv, og testet ut en prototype på en visningsløsning for IKA. Noen av de eksisterende innsynsløsningene som er utviklet er delvis selvbetjente for saksbehandlere i kommunen, men det erfares usikkerhet knyttet til om løsningene som er i bruk ivaretar dataen på en tilfredsstillende måte, om metodikken er tilstrekkelig brukervennlige, og kostnadseffektiv, om løsningene dekker behovet kommunene har i dag, og om disse er tilstrekkelig fremtidsrettet. Ingen av løsningene som er i bruk legger til rette for selvbetjente løsninger for innbyggere og næringsliv.

Prosjektet erfarer at det mangler en felles ramme og et felles språk innenfor arkivområdet, noe som bidrar til at det ikke er en felles forståelse om løsninger, og bruk av metoder og prosesser. Dette støttes av deltakere i et frokostmøte som ble initiert av prosjektet. Der deltok representanter fra flere IKA’er og andre arkivinstitusjoner. I møtet ble det etterspurt initiativ fra nasjonalt hold om økt grad av koordinering og utvikling av et felles rammeverk, samt aktiviteter som legger til rette for mer samarbeid knyttet til utvikling av innsynsløsninger mellom arkivinstitusjonene.

Leveranser i prosjektet

På nåværende tidspunkt er det ikke mulig å pilotere selvbetjente innsynsløsninger for historiske arkiv for både ansatte i kommunene, innbyggere og næringsliv slik som beskrevet i mandatet. Dette er bakgrunnen for at mandatet i første styringsgruppemøte ble endret til å være et utviklingsprosjekt. 

Kommunene i Norge har i dag tilgang til ulike innsynsløsninger, og disse er basert på ulik metodikk avhengig av hvilken arkivinstitusjon de samarbeider, og om de kjøper løsninger fra private aktører. Arkivmiljøet i Norge anses å være lite med begrensede ressurser og kompetanse innen fagområdet, noe som gjør at det kan være hensiktsmessig å samle ressursene gjennom tettere samarbeid.

Prosjektet har hatt en tilnærming der innsynsløsninger for historiske arkiv skal knyttes opp mot en nasjonal fellesløsning. Valg av retning kan derfor ses som et viktig verdivalg for kommunene både i forhold til utvikling av nasjonale fellesløsninger, og i forhold til funksjonalitet og framtidig målbilde. 

Veien videre
Styringsgruppen for prosjektet skal videre ta stilling til framtidige aktiviteter i prosjektet:
Offentlighetsloven stiller strenge krav til kommunene, og behovet for selvbetjente løsninger og innsyn rettet mot saksbehandlere i kommunen, innbyggere og næringslivet er økende. Prosjektet anbefaler videre kartlegging av behov i kommunene, og et videre tett samarbeid mellom stat og kommuner, noe som vil sikre at tilgjengelige ressurser brukes effektivt, og at løsninger som utvikles er bærekraftige og i tråd med det kommunene trenger i dag og i framtiden.

Vedlegg:
Vedlegg 1: Porteføljeoversikt