13-24 DigiVestland ny samarbeidsavtale

Kunnskapsgrunnlag 

Formålet med kunnskapsgrunnlaget er å bedre forståelsen av, og derigjennom forsterke, DigiVestland samarbeidet. Dokumentet setter kontekst for kommunal sektors tjenesteutvikling, utfordringsbildet og digitalisering i et økosystem av aktører for å få til den digitale transformasjonen. Arbeidet i samarbeidet er evaluert med særlige vurderinger rundt interessenter, organisasjonsform og styringsmodell, samt innsatsområder og oppgaver.  

Arbeidsgruppen ga tilbud om individuelle avklaringsmøter for kommunene før fristen for tilbakemelding. Ingen kommuner benyttet seg av dette tilbudet. Det kom inn 8 innspill fra totalt 31 kommuner: 

• Enkeltstående kommuner; Bømlo, Stord, Øygarden, Alver 

• Fellesinnspill fra Voss, Sogndal og Kvam 

• Fellesinnspill fra SysIKT (Askvoll, Fjaler, Hyllestad, Høyanger, Luster, Solund, Sunnfjord, Vik) 

• Fellesinnspill fra IKT NH (Aurland, Austevoll, Austrheim, Gulen, Masfjorden, Modalen, Osterøy, Samnanger og Vaksdal) 

• Fellesinnspill fra IKT Nordfjord (Hornindal, Eid, Gloppen, Stryn, Bremanger, Selje og Vågsøy) 

Arbeidsgruppen har loggført, behandlet og derav vurdert om innspillene har medført behov for oppdatering av kunnskapsgrunnlaget.   

Ny samarbeidsavtale 
Ved utarbeidelse av den nye samarbeidsavtalen er blant annet anbefalingene fra kunnskapsgrunnlaget versjon 1.0 lagt til grunn. Avtalen er kvalitetssikre av KPMG.  

Utkast til avtale er forelagt operativ styringsgruppe og vedlagte avtale i denne saken, er oppdatert med innspillene fra møte den 8. mai 2024 (se referat lenger nede).  

I tillegg er avsnitt om deltagere i styringsgruppen oppdatert.  

Avtalen bygger på et oppgavefelleskap mellom kommunene i Vestland med Bergen kommune som kontorkommune. Ny organiserings- og styringsmodell beskriver organer i DigiVestland kommunalt oppgavefelleskap, med representantskap, styringsgruppe og daglig leder. Mandater for styrende organer og øvrig organisering vil bli utarbeidet frem mot konstituerende møte i representantskapet i desember 2024. Et kommunalt oppgavefelleskap gir derav lik mulighet for alle deltagende kommuner å holde seg informert og å påvirke oppgavefellesskapet gjennom representantskapet.  

Formål har fått totalt to nye punkt (det første og siste i punktlisten) og innsatsområder med mål er konkretisert med oppgaver. Utvidet formål gir DigiVestland samarbeidet handlingsrom ved tildeling av nye oppgaver fra KS nasjonalt eller fra kommunene i Vestland. Konkretiserte oppgaver gir økt tydelighet og avgrensing mot IKT-samarbeid.   

Kommunenes ansvar og plikter for å få samarbeidet til å skape verdi er tydeliggjort. Krav til rapportering fra oppgavefelleskapet til styringsgruppen og representantskapet er spesifisert.  

Finansiering og deltageransvar med eierandeler og årlig deltagerinnskudd er presisert i avtalen og bygger på samme beregningsmodell som tidligere, med endring i fastpris og maksimumspris. Fastprisen er senket til NOK 70 000,- og øverste grense er satt til NOK 600 000,-. Kronebeløp per innbygger i kommunen, er økt til NOK 24. Dette gir en litt mer rettferdig fordeling av innskudd i forhold til antall innbyggere, men skjevheter foreligger fortsatt.  

Regler for å tre ut av oppgavefelleskapet er også nedfelt. Endringer til avtalen skal gjøres skriftlig og behandles av representantskapet. Opphøring av oppgavefelleskapet krever 2/3 av stemmene fra representantskapet. 

Ut over dette vises til avtaleutkastet i vedlegg 1, som er kvalitetssjekket av KPMG, og eget notat med deres oppsummering, finnes i vedlegg 5.