08-23 Revidert budsjett - justeringer etter tildeling prosjektskjønn 2023

Saken er oppfølging av sak 50/22 «Økonomi – budsjett 2022». Budsjettframlegget tok ikke
høyde for tildeling fra Statsforvalteren, verken på finansierings- eller utgiftssiden

Styringsgruppen vedtok framlagt budsjett som grunnlag for driften i 2023.
Styringsgruppen ba sekretariatet fremme sak om budsjettjustering når skjønnsmidler fra
Statsforvalteren i Vestland er tildelt og regnskap, inkl. overføring av drifts- og prosjektmidler,
for 2022 er klart.

Regnskap for 2022 orienteres om i foregående sak 07-23 «Årsmelding og regnskap». Denne
saken omhandler hovedsakelig konsekvenser av Statsforvaltaren Vestland sitt vedtak om
tildeling av skjønnsmidler 2023. Statsforvaltaren Vestland fikk 31 prosjektsøknader med
samlet søknadssum på om lag 44 mill. kroner, og tildelte midler til 18 av søknadene for til
sammen 11 975 000 kroner. DigiVestland fikk tildelt kr. 5 500 000 fordelt på fem prosjekt.

Sett inn tabell. 

Tildelingen er betydelig under hva samarbeidet søkte om. Dette gjør at vi for flere av
prosjektene er nødt til å vurdere skalering og gjennomføring av prosjekter.

Felles kommunal journal, utvikling og utprøving

Søknadssum: 1 300 000 kroner
Tildelt sum: 400 000 kroner

Konklusjon: Tildelt beløp er vesentlig mindre enn behovet som er beskrevet i
prosjektsøknaden, og gjør det vanskelig å gjennomføre tiltaket som planlagt.

Fra søknadsfristens utløp og fram til i dag, har det skjedd mye rundt Felles kommunal journal
(FKJ). Prosjektet FKJ har finansiering nok (20 millioner) til å ferdigstille styringsdokument og
forankre det i kommunal sektor, og til å avvikle selskapet FKJI AS. Arbeidet skal være
avsluttet innen 30.06.2023.

Det har blitt gjennomført arbeidsmøter mellom KS og samarbeidskommunene i FKJ, hvor
formålet har vært å avklare hvordan arbeidet med FKJ tas videre. Arbeidsgruppen har
identifisert fem nye arbeidsspor. Ett av disse gjelder aktiviteter rettet mot leverandører av
journalsystem, fordi mange kommuner er i gang med, eller planlegger anskaffelser i nær
framtid. 

Sekretariatet ønsker derfor at tildelt beløp benyttes i arbeidet med å:

• Kartlegge hvilke kommuner som har planer om å gå ut på anskaffelse
• Utarbeide krav og føringer til anskaffelser

Kartleggingen bør kunne bidra til å gi markedet en større grad av forutsigbarhet og
transparens for hva som skal gjennomføres av anskaffelser de neste årene. Det kan gi
kommunene økt kundekraft, og leverandørene større grad av forutsigbarhet. Kartleggingen
kan også representere en forløper for «markedsplassen» som er skissert i prosjektet, ved at
kommunene etablerer en felles oversikt over nylig avsluttede, pågående og kommende
prosesser. Det kan legge grunnlag for nye samarbeidsmuligheter og øke grunnlaget for
samordning på tvers av kommuner.

Innspillene til styringsdokument FKJ versjon 0.8 viser en bred enighet knyttet til
løsningskonsept og målbilde. Da er det viktig å etablere felles føringer for anskaffelser for å
sikre at fremtidige anskaffelser bidrar i retning av dette målbildet, og ikke tvert om. Det skjer
mye i leverandørmarkedet, og felles krav og premisser vil bidra til å styrke kundekraften.

Prosjektskissen som lå til grunn for søknaden om skjønnsmidler fra Statsforvalteren, har
hovedvekt på innsikt, utvikling og utprøving. Dette er vanskelig å få til i fullskala innenfor
tildelte midler, selv med 50 % egeninnsats. Identifisering og utprøvinger vil likevel bli ivaretatt
gjennom en arbeidsgruppe som styret i FKJ ønsker å etablere. DigiVestland vil sammen med
medlemskommuner bidra inn i dette arbeidet.

Dersom det blir behov for å styrke tiltaket med tilleggsbevilgninger, vil styringsgruppen få
egen sak om dette ved en senere anledning.

Velferdsteknologi, digital samkonsultasjon og digital hjemmeoppfølging

Søknadssum: 4 000 000 kroner
Tildelt sum: 2 000 000 kroner

Konklusjon: Tiltakene i søknaden vil la seg gjennomføre på tross av lavere tildelingsbeløp,
ved å justere aktiviteter og ressurser innenfor program for velferdsteknologi og digital
hjemmeoppfølging. 

Prosjektet E-helse Vestland har etablert et høyt aktivitetsnivå over tid, på dette området.
Deres «Prosjektplan for 2023» ble lagt ved søknaden til statsforvalteren fordi innholdet i de
fleste arbeidspakkene samsvarte med oppgaver DigiVestland ønsket å fokusere på i 2023,
og for å unngå en parallell søknad om midler fra E-helse Vestland. I E-helse Vestland sin
prosjektplan er kostnaden for de fem arbeidspakkene inkludert direkte utlegg summert til kr.
9 180 000, hvorav egeninnsats i kommunene utgjør 50%, tilsvarende kr. 4 590 000.

De siste 6 månedene har det vært arbeidet aktivt med å innordne E-helse Vestland i
DigiVestland. Samtidig har KS etablert et nasjonalt dekkende Kommunenettverk for
velferdsteknologi og digital hjemmeoppfølging. Nettverkets primære oppgave er å sikre
deling av erfaringer og kunnskap samt kartlegge kommunenes behov. Nettverket er nå
kommet i en tidlig driftsfase. I Vestland er det tilordnet tre ressurser i delt tid til dette arbeidet. Ressursene er finansiert av KS.

DigiVestland har etablert et program for velferdsteknologi og digital hjemmeoppfølging som
er forankret i Regionalt fag- og prioriteringsutvalg for e-helse i DigiVestland. Vi ser nå at dette programmet, sammen med Kommunenettverket vil kunne ivareta de vesentligste deler av de arbeidspakkene som E-helse Vestland har i sin «Prosjektplan for 2023».

DigiVestland vil ta initiativ til å innarbeide arbeidspakkene i E-helse Vestland sin prosjektplan
i DIgiVestland sitt Program for velferdsteknologi og digital hjemmeoppfølging. Vi vil også gå i
dialog med KS Kommunenettverk for samordning av aktiviteter og bruk av ressurser. Dette
vil innebære bruk av ressurser finansiert eksternt av KS innenfor oppgaver som ligger i
programmets portefølje. Gjennom å reorientere aktiviteter og ressurstilfanget innenfor
program for velferdsteknologi og digital hjemmeoppfølging er det vår ambisjon å sikre
leveranser innenfor området i henhold til etablert plan.

Dersom det blir behov for å styrke tiltaket med tilleggsbevilgninger, vil styringsgruppen få
egen sak om dette ved en senere anledning.

Digitale byggesøknader - utbredelse og bruk

Søknadssum: 1 000 000 kroner
Tildelt sum: 900 000 kroner

Konklusjon: Da tildelt beløp er tilnærmet likt søknadsbeløp, vil tiltaket bli gjennomført som
planlagt.

Kjernejournal - full innføring

Søknadssum: 1 600 000 kroner
Tildelt sum: 200 000 kroner

Konklusjon: Tildelt beløp er vesentlig mindre enn behovet som er beskrevet i
prosjektsøknaden, og vil gjøre at kvaliteten på innføringen må justeres.

Tiltaket handler om å innføre kjernejournal og sikre at potensialet i løsningen blir utnyttet i
den enkelte kommune. Konsekvensen av redusert tildeling vil være at DigiVestland ikke kan
gi samme kvalitet på innføringen, det vil si at vi skal hjelpe alle med å ta den i bruk, men vil
ikke ha kapasitet til å gå så "dypt" inn i den enkelte kommune som om vi hadde fått full
tildeling. Innføringen vil, som planlagt, skje i et samarbeid med KS e-komp ressurser.

Informasjonssikkerhet og digital beredskap i DigiVestland

Søknadssum: 3 000 000 kroner
Tildelt sum: 2 000 000 kroner

Konklusjon: Tildelingen gjør at vi får gjennomført viktige deler av prosjektet, men samtidig
medfører et lavere økonomisk ramme at vi må vurdere å skalere prosjektet sitt omfang.

Prosjektet vil være tid- og ressurskrevende da det innebærer at kommunene vil få lokal
innføringsstøtte i forbindelse med gjennomføringen av identifiserte tiltak etter risikovurdering.
Innleie av ekstern kompetanse og kapasitet er derfor avgjørende for gjennomføring disse
aktivitetene. Redusert økonomisk ramme vil kunne gjøre det utfordrende for prosjektet å
sikre at alle kommuner har tilstrekkelig modenhetsnivå for å etablere eller tilknytte seg
overvåkningskapabiliteter, samt evne til å forebygge og håndtere alvorlige digitale hendelser.

Prosjektskissen beskriver at prosjektet deles inn i ulike faser, der kommuner med lavest
selvrapportert modenhet prioriteres først. Sekretariatet vurderer den økonomiske rammen
ikke påvirker faseinndelingen, men at det er usikkert om prosjektet klarer å gjennomføre alle
fasene som er beskrevet i prosjektskissen.

Det har de siste månedene skjedd mye nasjonalt og regionalt knyttet til digital beredskap, og
flere initiativ og tiltak er under planlegging. Det er derfor naturlig at dette prosjektet sees i
sammenheng med disse, noe som kan bidra til at målsetninger beskrevet i prosjektskissen
likevel blir nådd.

Sekretariatet vil nå starte arbeidet med å utarbeide mandat for prosjektet, inkludert
beskrivelse av omfang og avgrensninger og evt. samarbeid med andre initiativ på området.

Dersom det blir behov for å styrke tiltaket med tilleggsbevilgninger, vil styringsgruppen få
egen sak om dette ved en senere anledning.

Operasjonalisering av kommende nasjonal handlingsplan oppvekst

Søknadssum: 1 500 000 kroner
Tildelt sum: 0 kroner

Konklusjon: Sekretariatet foreslår å budsjettere med 300 000 kroner for å kartlegge og
planlegge tiltak for kommunene, i tråd med kommende digitaliseringsstrategi og varslede
handlingsplaner. 

Noe av retningen i kommende digitaliseringsstrategi vil trolig handle om bedre samordning
mellom regional og nasjonalt nivå og forhåpentligvis etablering av et sterkere fagmiljø for
hele sektoren. Hver kommune kan ikke stå alene, og vi må samordne oss på en bedre måte
enn i dag for å etterleve lovkrav innen personvern, informasjonssikkerhet og universell
utforming.

Ansvaret etter loven er det samme for alle kommuner, uavhengig av størrelse. Mange
kommuner mangler kapasitet og kompetanse til å ivareta dette ansvaret på en tilstrekkelig
god måte. Staten vil gjøre noe nasjonalt på områdene i digitaliseringsstrategien, men
kommunene må også være rigget for å kunne håndtere dette på en bedre måte, både alene
og sammen med andre.

Midlene vi søkte om var tenkt til å bedre samarbeidet mellom kommunene i Vestland, og
benytte samstyringsstrukturen for være en aktiv samarbeidspartner på alle nivåer. Dette ville
gjøre kommunene bedre rustet til å ivareta det vi ser kommer av krav og påbud. Nå må
kommunene i større grad håndtere dette alene.

Sekretariatet forslår derfor å budsjettere med kr. 300 000 som skal benyttes til å gjøre et
forarbeid/analyse av behovene i kommunene opp mot det som kommer i
digitaliseringsstrategien og i de varslede handlingsplanene. Dette kan resultere i en egen sak
til styringsgruppen senere i 2023, eller at arbeidet bereder grunnen for en ny prosjektsøknad
til Statsforvaltaren i 2024.

Arkitekturlandskap - informasjonsobjekter

Søknadssum: 2 000 000 kroner
Tildelt sum: 0 kroner

Konklusjon: Tildelingen tas til etterretning, og prosjektet justeres til aktiviteter som kan
gjennomføres innen eksisterende rammer.

Som en konsekvens av manglende tilskuddsmidler, foreslås det en omprioritering av arbeidet
med virksomhetsarkitektur, til følgende aktiviteter i 2023:

1. Referansearkitektur og arkitekturbeskrivelser inn i programmet for VFT og DHO
2. Spørreundersøkelse om virksomhetsarkitektur, analyse og forslag til tiltak for å løfte
   kunnskap, kompetanse og øke virksomhetsarktikturforståelse i kommunene på
   Vestland
3. Pilotering av tverrfaglig styringsverktøy for virksomhetsarkitektur, PV & IS,
   tjenestedesign, IT-drift og prosjektportefølje i DigiVestland

Dette er tiltak som lar seg realisere innenfor eksisterende ressursrammer i DigiVestland og i
kommunene.

DigiBarnevern – innføring

Søknadssum: 400 000 kroner
Tildelt sum: 0 kroner

Konklusjon: Sekretariatet foreslår å budsjettere med 250 000 kroner til å jobbe med
prosesser rundt anskaffelse av nytt fagsystem.

DigiVestland opplever økende etterspørsel etter informasjon og støtte til innføring av
leveransene i DigiBarnevern. Det jobbes nå med to parallelle løp - ett nasjonalt løp i
samarbeid med diginettverkene og KS, og ett regionalt i regi av diginettverkene. Det
planlegges å gjennomføre både nasjonale workshoper med fokus på informasjon og
erfaringsdeling, og regionale workshoper som er mer spisset mot lokale behov og prosesser.
Deltakerne består av representanter for diginettverkene, barnevernsledere/-ansatte og
prosjektledere på området.

Diginettverkene har i 2023 gjennomført en spørreundersøkelse rettet mot ledere i
barneverntjenesten og spurt om prioriterte områder de ønsker prosess støtte til. Det er
identifisert fire områder det skal jobbes videre med. I prioritert rekkefølge omhandler dette:

• Anskaffelse og innføring av nytt fagsystem
• Prosess- hvordan jobber tjenesten i dag, og hvordan skal det jobbes i fremtiden
• Gevinst kartlegging og uthenting av gevinst
• Opplæring

Det er søkt om tilskuddsmidler for 2023, men prosjektet er ikke tildelt ressurser fra
statsforvalteren. Dette får konsekvenser for planlagt aktiviteter som forutsetter frikjøp av
fagressurser, og prosessledelse. Prosjektet kan likevel starte arbeidet med å legge til rette
for workshoper og felles innføringsløp i tilknytning til anskaffelse og innføring av nytt
fagsystem dersom DigiVestland støtter prosjektet med ressurser tilsvarende kr. 250 000. En
slik tildeling vil bidra til at arbeidet ikke stopper opp, og at vi i første omgang kan starte med å jobbe med anskaffelse av nytt fagsystem. Det er da behov for å søke nye innovasjons- og
fornyingsmidler i 2024 til å jobbe med prosess, gevinstkartlegging og opplæring.

Revidert budsjettframlegg tar høyde for omsøkte fornyings- og innovasjonsprosjekter i 2023
(markert med **-stjerne). Inntektsgrunnlaget er justert med oppdaterte tall fra regnskap 2022, skjønnsmidler fra 2021 og tildeling av skjønnsmidler for 2023.

Sett inn tabell. 

Eksternt finansierte ressurser fra KS er ikke en del av budsjettet til DigiVestland, men utgjør
en vesentlig kapasitet i det operative tilbudet fra DigiVestland til kommunene. Sekretariatet anslår at KS sin tildeling til KS kommunenettverk for velferdsteknologi i Vestland vil bli på
rundt 2,7 mill. i 2023 (økning fra kr. 1,8 mill. i 2022).