07-23 Årsmelding og regnskap 2022

Årsmeldingen er DigiVestland sin årlige rapport om drift, måloppnåelse, aktiviteter og prosjekt, og sier noe om status for de ulike områdene, og det vi har fått til i året som har gått.

Årsmelding

Bakgrunn for samarbeidet

Behov for forsterket innsats på digitaliseringsområdet, og sektorspesifikke krav til bruk av standarder og felleskomponenter er tydelig adressert i regjeringen sin digitaliseringsstrategi: «En digital offentlig sektor»

Kommunene i Vestland fylke består av små og store kommuner, by og distrikt. Felles for alle er at kommunene, uavhengig av størrelse skal møte de samme lovpålagte oppgavene, og ha interaksjoner med de samme sektorene og aktørene. I tillegg forventer innbyggere og næringsliv digital samhandling med kommunen, selvbetjeningsløsninger og tilgang til åpne data.

KS sitt landsting vedtok i 2021 et sterkere mandat som skal bidra til å samordne, og sikre økt gjennomføringskraft på digitaliseringsområdet i kommunal sektor. Et sentralt tiltak er etablering og styrking av regionale digitaliseringsnettverk.

DigiVestland har utviklet seg fra å være et samarbeid mellom hordalandskommunene, til et samarbeid for alle kommunene i Vestland fylke. 38 av 43 kommuner i Vestland fylke inngikk 1 september 2021 en avtale om samarbeid, og i 2022 økte antall medlemmer til 39 kommuner som følge av at Ulvik kommune inngikk medlemskap. Alle kommunene har forankret samarbeidet i politiske vedtak og/eller i sine budsjett.

Organisering og strategi

Samarbeidet er organisert med en styringsgruppe, digitaliseringsutvalg Vestland (DuVe), og
faggrupper innenfor områdene:
• e-helse
• oppvekst
• plan, bygg, geodata
• personvern og informasjonssikkerhet
• virksomhetsarkitektur
• tjenestedesign
• HR
• IT-drift

Bergen kommune er vertskommune, og har ansvar for driften av sekretariatet.

Styringsgruppen i DigiVestland

Styringsgruppen i DigiVestland er samarbeidets øverste styringsorgan. Gruppen har gjennomført 5 styringsgruppemøter i 2022, og har behandlet 51 saker fordelt på 37 orienteringssaker og 14 beslutningssaker. 

Styringsgruppens sammensetning:

Kjetil Århus Leder Bergen kommune
Tor Corneliussen Medlem Bergen kommune
Eystein Venneslan Medlem Askøy kommune
Ørjan Raknes Forthun Medlem Alver kommune
Christian F. Fotland Medlem Bjørnafjorden kommune
Tom Joensen Medlem Bremanger kommune
Bente Nesse Medlem Fjaler kommune
Magnus Mjør Medlem Stord kommune
Arild M. Steine Medlem Voss Herad
Johnny Breivik Medlem Øygarden kommune
Frode Kyrkjebø Observatør KS Vest
Nils Erling Yndesdal Observatør Statsforvalteren Vestland

Digitaliseringsutvalg Vestland (DuVe)

Digitaliseringsutvalget i Vestland er et rådgivende fagutvalg, og er organisert under styringsgruppen. Utvalget er en viktig aktør i kommunikasjonslinjen mellom kommuner, DigiVestland og statlige organer. Fagutvalget skal, i tillegg til å gi råd, blant annet identifisere
og utrede prosjektkandidater, forberede saker til styringsgruppen, og være styringsgruppe for prosjekt når dette er vurdert hensiktsmessig. Digitaliseringsutvalget har i 2022 vært styringsgruppe for to pågående prosjekt «Digitale fellesløsninger» og «Historiske arkiv og
digital innsynsløsning. 

Utvalget ledes av sekretariatsleder, og består i tillegg av 14 representanter fordelt på åtte IT- ledere og stabsledere fra ulike kommuner /regioner, leder for styringsgruppen i DigiVestland, og ledere fra etablerte faggrupper. I tillegg deltar DigiVestlands representant i KS fagråd informasjon og sikkerhet. Det er gjennomført 23 møter i digitaliseringsutvalget i 2022. 

DuVe sin sammensetning:

Simen Soltvedt Leder Sekretariatet for DigiVestland, leder
Kjetil Århus Medlem Styringsgruppen for DigiVestland, leder
Lars Tveit Medlem IKT Nordhordland
Marit Rinnan Medlem Askøy kommune
Jørgen Kausland Medlem Øygarden kommune
Stein Mortensbakke Medlem SYS IKT
Tor Halvar Botnen Medlem IKT Nordfjord
Trond Arne Myklebust Medlem Voss kommune
Ottar Midtrød Medlem Bjørnafjorden kommune
Gisle Østrem Medlem Stord kommune
Ole Ekroll Medlem Faggruppe oppvekst, leder
Arne Magne Håvardstun Medlem Faggruppe plan, bygg, geodata, leder
Kenneth E. Oppedal Medlem KS fagråd informasjon og sikkerhet, DigiVestlands representant

Andreas Sigvaldsen Medlem Faggruppe virksomhetsarkitektur, leder
Tove M. Bech Medlem eHelse DigiVestland, representant for leder
Steinar Carlsen Observatør Bergen kommune

Sekretariatet i DigiVestland

Sekretariatet fasiliterer og koordinerer samarbeidet på tvers av etablerte strukturer internt og eksternt. Sekretariatet består av rådgivere med kompetanse innen virksomhetsarkitektur, personvern og informasjonssikkerhet, organisasjons- og virksomhetsutvikling, samhandling, kommunikasjon, analyse, portefølje, prosess- og prosjekt gjennomføring.

I 2022 har sekretariatet bidratt med prosess- og fagstøtte i prosjekt som «Felles prosjekt innen personvern og informasjonssikkerhet», «Digitale fellestjenester», og «Historiske arkiv og digitale innsynsløsninger». I tillegg har sekretariatet gitt prosess-støtte og etablert koordinator i faggruppe for HR og Tjenestedesign som begge ble reetablert som faggrupper. Sekretariatet har også innledet et arbeid innenfor DigiBarnevern i tett samarbeid med KS og
andre diginettverk, og i samarbeid med DigiRogaland og Husbanken har sekretariatet bidratt inn i «KOBO»-prosjektet. Sekretariatet har også fasilitert flere felles innføringsløp innen DigiBarnevern og på e-helse området.

I tillegg har sekretariatet jobbet med rutiner som legger til rette for god arbeidsflyt, porteføljestyring, strukturer, og utarbeiding av mandat. Dette vil det også jobbes videre med i 2023. 

Sekretariatets sammensetning:

Simen Soltvedt Sekretariatsleder
Andreas Sigvaldsen Rådgiver og leder faggruppe virksomhetsarkitektur
Torkell Håland Rådgiver og leder faggruppe personvern og informasjonssikkerhet
Tove Mæland Bech Virksomhetsutvikler
Iren Ramsøy Rådgiver
Malin Marøy Rådgiver
Atle Sandal Rådgiver
Steinar Hjelset Koordinator faggruppe oppvekst
Kristine Sylta Koordinator faggruppe plan, bygg og geodata
Ottar Midtrød Koordinator fellesløsninger
Lars Longva Kommunikasjonsrådgiver

Hva har vi lykkes med?

2022 har vært samarbeidets første hele driftsår, og året har vært preget av høy aktivitet og positiv utvikling. Dette har bidratt til at DigiVestland i større grad har lykkes med å ta rollen som koordinator og mottak for fellesløsninger og nasjonale satsinger i tråd med vedtatt strategi, og visjon. 

En stor og viktig oppgave i 2022 har vært arbeidet med en helhetlig e-helsemodell for samarbeid lokalt, regionalt og nasjonalt, der digitaliseringsnettverkene er utpekt av kommunesektorens organisasjon (KS) til å være ansvarlig aktør med det helhetlige strategiske ansvaret for å koordinere og styre aktivitetene i fylket. Dette omfatter alle områdene, prosjektene og oppgavene som inngår i felles plan og rammeverk for e-helse. E-helse er nå det største arbeidsområdet i DigiVestland, og er grunnmuren som skal bidra til at samarbeidet kan løse kommende oppgaver, aktiviteter og prosjekter. Erfaringene vi har gjort
oss på dette området, vil være nyttige når vi skal videreutvikle andre tjenesteområder i samarbeidet.

Nasjonale og kommunale fellesløsninger utgjør viktige grunnmurselement for å lykkes med digitaliseringen i kommunal sektor. Det finnes mange nasjonale og kommunale fellesløsninger, og flere kommuner gir uttrykk for at de opplever at det er uoversiktlig hva som vil gi gevinst, og hva som kreves for å få utnyttet potensialet i løsningene. Dette medfører at det i dag er store forskjeller mellom kommuner i utbredelse og bruk av løsningene. DigiVestland har i 2022 utviklet et verktøy som gir oversikt over utbredelse og bruk av fellesløsningene. Målet er at kommuner og diginettverk får oppdatert informasjon, og
en oversikt over hvilke kommuner som bruker de ulike løsningene og bruken av disse. Arbeidet gjør det mulig å dele erfaringer på tvers av kommuner og diginettverk, og synliggjør kommuner som har lykkes å ta ut effekter ved bruk av løsningene. Løsningen er nå til vurdering i samstyringsstrukturen for nasjonal utbredelse. DigiVestland ønsker å være involvert i videreutviklingen av foreslått portal, og vi ser frem til å få tilgang på et verktøy som kan være til praktisk nytte for digitaliseringen i årene som kommer.

Personvern og digital beredskap har fått stor oppmerksomhet nasjonalt og regionalt. Sikkerhetssituasjonen i Europa er skjerpet, og det har vokst fram et stort behov for å styrke informasjons- og cybersikkerhet. Nasjonalt er det satt av et betydelig beløp til å bygge kompetanse og kapasitet i kommunal sektor. Dette skal bidra til å redusere og å håndtere uønskede hendelser og andre risiko faktorer. Det er også iverksatt et nasjonalt program for helhetlig håndtering av digital beredskap og personvern i kommunene: «Nasjonalt program for IKT sikkerhet i kommunal sektor». Kommunene i DigiVestland har gjennom sitt felles prosjekt innen personvern og informasjonssikkerhet i 2021-22, fått god oversikt over modenhetsnivået i kommunene, og har gjennom medvirkningsprosesser beskrevet et mandat for å jobbe videre med anbefalte tiltak.

Portefølje

Vedtatt portefølje består av nasjonale satsinger og regionale prosjekt og aktiviteter som er spilt inn av kommunene. I tillegg til egeninnsats har fellesskapet i 2022 fått tildelt økonomiske tilskudd fra statsforvalteren til gjennomføring av flere prosjekt og aktiviteter, og det har vært aktivitet som planlagt i flere av disse. Fellesskapet har imidlertid ikke lykkes med å gjennomføre alle aktiviteter slik som planlagt, noe som kan tyde på at det i 2022 ble lagt opp til høyere aktivitet enn det samarbeidet hadde kapasitet til. Ved rapportering på porteføljen i desember 2022 ble det rapportert om forsinkelser i flere av prosjektene. Dette gjelder digitale innbyggertjenester og oppfølging av sluttrapport fra felles prosjekt innen personvern og informasjonssikkerhet. Prosjekt som Pasientens legemiddelliste og Velferdsteknologisk knutepunkt var det ikke aktivitet i tilknytning til i 2022. Årsaken til forsinkelsene er likevel sammensatt, og har blant annet sammenheng med tidspunkt for tildeling av ressurser, begrenset kapasitet i arbeidsutvalgene i faggruppene, og i kommunene til å delta inn i
aktiviteter, og forsinkelser i de nasjonale prosjektene.

Faggruppene

Faggruppene i samarbeidet er viktige arenaer både for felles aktiviteter og for kompetanseheving og -deling. Sammen med prosjekt og tiltak er faggruppene et av de viktigste verktøyene i samarbeidet for å gi verdi tilbake til kommunene. 

Faggruppene, fagnettverkene og de nasjonale og regionale prosjektene står sentralt i realisering av målene i DigiVestland. Det er i 2022, syv aktive faggrupper i samarbeidet. Gjennom det å være til stede og delta aktivt i disse, realiseres nye løsninger samtidig som det bygges felles kompetanse som kommer alle kommunene til gode.

I årsmeldingen kan vi lese mer om aktiviteter og prosjekt faggruppene har jobbet med i 2022.

Sett inn tabell. 

Årsresultatet fordeler seg på skjønnsmidler fra statsforvalteren og driftsmidler. Årsak til mindre forbruk er omtalt i sak 49/22 «Økonomi -status 2022» og sak 50/22 «Økonomi – budsjett 2023». Årsresultatet for 2022 gjør at det ikke har vært behov for å regnskapsføre budsjettert overføring av driftsmidler fra 2021. Det er overført kr. 800 000 i skjønnsmidler fra 2021. Dette er tidligere tildelte skjønnsmidler avsatt på fond knyttet til prosjektene eByggesak og datasikkerhet og beredskap.