Referat 20.oktober 2023

Vedtak

Styringsgruppen godkjenner dagsorden for møtet 20. oktober 2023.

Vedtak 

Styringsgruppen godkjenner utkast til referat med beskrevne endringer.

Referatet fra møtet 15.september ble ikke forhåndsgodkjent på e-post ettersom det kom flere innspill. Referatet ble behandlet i dagens møte, og det ble gjort følgende endringer/presiseringer:

• Styringsgruppen er enig i at navneendringen ikke vil gå på bekostning av prosjektets
  fremdrift, og at ambisjonsnivået må være knyttet til behovene og nivået kommunene
  skal være på, basert på NSM sine anbefalinger.
• Sekretariatet ber styringsgruppen om innspill til hvordan man kan få til god forankring
  og samarbeid med kommunene i IKT-samarbeidene, for å unngå usikkerhet rundt
  prosessen i det videre arbeidet.

Vedtak 

Styringsgruppen tar nytt fra nasjonale og regionale prosesser til orientering.

Kjetil Århus og Simen Soltvedt informerte om nytt fra nasjonale og regionale prosesser. Se
vedlagt presentasjon for mer informasjon.

Vedtak

Styringsgruppen tar saken om eHelse til orientering.

Tove Bech ga en orientering av aktuelle saker innen eHelse. 

Vedtak 

Styringsgruppen tar saken til orientering.

Det ble innledningsvis informert om saken fra KommIT-rådet som omhandler status for de regionale digi-nettverkene. Nettverkene begynner å etablere seg godt, men det er fortsatt et sprik i hvor langt de ulike er kommet. Det er viktig man tar innover seg status for hvor digi-
nettverkene er i dag, og ønsket situasjon fremover.

For å forhindre at det bygges opp mange ulike nivåer og organer for regional koordinering, og at man spriker i ulik retning, er det mulig å tenke seg at KS sitt nyetablerte selskap, Digitale fellestjenester (DIF), etter hvert bør ta en rolle når det kommer til den regionale koordineringen.

15 november har DigiVestland invitert kommunedirektørene til en samling i forlengelse av KS sin høstkonferanse. På denne samlingen er det ønskelig å diskutere hvorvidt DigiVestland skal utfordre KS til å utarbeide en vertskapstjeneste for regional koordinering. KS kommenterte at det kan være vanskelig å plassere et interkommunalt samarbeid inn i et selskap som DIF, da dette kan reise noen prinsipielle problemstillinger. KS kan utfordres på noen av disse tingene, men det er også viktig å tenke over hvordan DigiVestland kan organisere dette på egenhånd.

Vedtak

1. Styringsgruppen vedtar revidert «Mandat for konseptfasen – Sikkerhetssamarbeid i
   Vestland», slik det foreligger (med endring i formulering rundt tjenestekatalog.)
2. Sekretariatet tar med seg bekymringen knyttet til kompetanse og kapasitet videre, og
   vil komme tilbake til styringsgruppen om det viser seg som en utfordring i
   konseptfasen.

Det ble gitt en orientering av endringer som er gjort i mandatet for konseptfasen av Sikkerhetssamarbeid i Vestland. Det reviderte mandatet har følgende endringer:

1. Noen oppgaver knyttet til hendelseshåndtering flyttes ut av konseptfasen og over i selve prosjektet. Dette gjøres for å sikre bedre tid til å få en oversikt over hva kommunenes behov er. 
2. Organiseringen av konseptfasen er beskrevet ytterlige. Det er planlagt tre ulike arbeidsgrupper knyttet til prosjektplanlegging, sikkerhetsstyring og hendelseshåndtering.
3. Forankringsarbeid er beskrevet. Dette innebærer informasjonse-post, informasjonsmøter, kommunebesøk, høringsrunder og kommunedirektørmøte. Informasjonen vil bli sendt til alle kommunene, og ikke bare gjennom IT-samarbeidene.
4. Budsjett for konseptfasen er beskrevet i mandatet.
5. Den siste endringen som er gjort er en justering av milepælsplanen. Konseptfasen er tenkt å vare frem til 15. april 2024, med mulighet for forlengelse.

Kommentarer og innspill fra styringsgruppen

• I mandatet står det blant annet at konseptfasen har levert «når en mulig tjenestekatalog er på plass i overordnet format, og en skisse til hvordan kommunene kan ta ut alle eller et utvalg av tjenester fra et samarbeid». Styringsgruppen ønsker at formuleringen endres til «når en mulig tjenestekatalog er identifisert (...)» .
• Det er en bekymring knyttet til kompetanse og kapasitet i det videre arbeidet. Det må gjøres en vurdering av hva man trenger av kompetanse og kapasitet, samtidig som fremdriften må sikres. Kompetanse og kapasitet bør suppleres med underveis når man ser hva behovet er.
• Det må sørges for at alle 40 kommuner er innforstått med hva de er med på. Forankringen må gjøres grundig og nøye. Manglende forankring er en risiko i prosjektet som kan gjøre at ting stopper opp.
• Kostnadsoverslaget virker lavt slik det fremstår nå. Det er viktig å ha den romsligheten man trenger for å sikre fremdrift. Dette kan tas opp på neste styringsgruppemøte når budsjettet for 2024 skal drøftes.

Vedtak

1. Styringsgruppen tar forslaget til prosess til etterretning, og ber sekretariatet om å samle kommuner utenfor IT-samarbeid for å avklare interesse for et samarbeid før en eventuell oppstart av idéfase.
2. Uavhengig av kommunenes interesse for IT-samarbeid, ber styringsgruppen sekretariatet om å utarbeide "Kommuners vurderingskriterier for deltagelse i IT- samarbeid" som kommuner utenfor IT-samarbeid kan anvende ved behov.

Sekretariatet har utarbeidet et forslag til en prosess der man vurderer muligheten for felles IKT-driftssenter for hele DigiVestland, og ga i møtet en orientering om dette arbeidet.

Kommentarer og innspill fra styringsgruppen

• Styringsgruppen mener det er en god start på prosessen å begynne med noen områder. Dette gir kommunene som er på samme sted en fleksibilitet til å samarbeide, uten at alle skal gjøre det samme samtidig. På sikt kan dette kanskje bli et felles samarbeid, men det er ikke her man trenger å starte.
• Det er signaler fra kommunene om at de ønsker å gjøre noe. Særlig fra kommuner som ikke er i et IT-samarbeid. Et forslag er å samle disse kommunene og drøfte hva man ønsker å gjøre sammen.
• DigiVestland må gjøre en vurdering av kapasitet og prioritet, slik at man unngår å utrede kun for å utrede. Det skjer mye om dagen som vil kreve en del ressurser. Det er derfor viktig at DigiVestland prioriterer riktig, og tar en avsjekk med kommunene at dette er noe de faktisk ønsker. DigiVestland kan lage en vurderingsliste eller noen kriterier for deltakelse i et samarbeid, slik at kommunene kan finne ut hvor de står av hva som er prioriteringene.

Vedtak

1. Styringsgruppen vedtar at DigiVestland søker om prosjektskjønn på skisserte prosjekt, med følgende endringer:

• Prosjekt Digital inkludering flyttes opp fra prioritet 6 til 5, og prosjekt IT-
  samarbeid i Vestland flyttes ned fra prioritet 5 til 6.
• Det må søkes om tilleggsfinansiering knyttet til digital inkludering fra KDD.
  Øygarden samkjører seg med sekretariatet.

2. Styringsgruppen ber sekretariatet om å utarbeide prosjektsøknader i tråd med
Statsforvalteren i Vestland sine retningslinjer.

Statsforvalteren i Vestland har lyst ut skjønnsmidler til fornying og innovasjon (prosjektskjønn) i kommunene for 2024. Søknadsfristen er 1. november 2023. Det ble gitt en orientering av hvilke prosjektet DigiVestland ønsker å søke om fornyingsmidler til for 2024. I år er det 6 ulike prosjekter (se liste i sakspapir for oversikt over prosjektene og prioritering).

Kommentarer og innspill fra styringsgruppen

Styringsgruppen er enig i at dette er gode prosjekter å søke om midler til, men ønsker å flytte prosjektet som omhandler digital inkludering høyere opp på prioriteringslisten. Forslag til ny prioritering:

1 Sikkerhetssamarbeid i Vestland, Personvern og informasjonssikkerhet 
2 Digital hjemmeoppfølging i hele Vestland,  e-Helse
3 Digitalisering av planprosessen, Plan, bygg og geodata
4 Velferdsteknologi til barn, unge og voksne med medfødt eller tidlig ervervet funksjonsnedsetting, eHelse
5 Digital inkludering, eHelse
6 IT-samarbeid i Vestland, IT-drift

Det ble også foreslått å søke om midler til digital inkludering gjennom andre finansieringskilder, som KDD. Øygarden kommune, i samarbeid med sekretariatet, kan ta på seg et ansvar og være avsender av en slik søknad opp mot staten. Søknadsfristen til KDD er 3.nov.