29-23 IT-samarbeid i Vestland

De siste fem årene har teknologiske løsninger, og nasjonale og regionale rammebetingelser
endret seg vesentlig. Dette gir nye forutsetninger som både forsterker behovet og
mulighetene til samarbeid mellom kommunene på Vestlandet på ett eller flere nivå innen IT.
Underlaget for denne saken kommer frem gjennom identifisering, samling og gjennomgang
av dokumentasjon knyttet til en historisk tidslinje tilbake til 2018 og senere arbeid særlig
nasjonalt, som bygger opp under de nye forutsetningene. Dette er utdypet i egne avsnitt
lenger nede i saken.

I Styringsgruppemøte 16. juni 2023, sak-19-23, gjorde styringsgruppen følgende vedtak:
Sekretariatet kommer tilbake med en sak til styringsgruppen i oktobermøte med forslag
til en prosess der man vurderer muligheten for felles IKT-driftssenter for hele
DigiVestland. Prosessen må tilpasses det nasjonale utredningsarbeidet.

Et potensielt prosjekt etter idéfasen, og beslutninger knyttet til dette, kan gå utenfor
samarbeidsavtalen som ligger til grunn for DigiVestland og er derfor viet et eget avsnitt.

Et senere prosjekt vil også kreve et vesentlig omfang med hensyn til ressurser både personell
og økonomisk. Arbeidet vil også ha en høy grad av kompleksitet. Gitt at det tidligere er prøvd
på en tilsvarende prosess og at det i dag finnes erfaring på ulike former for driftssamarbeid i
deler av regionen, må det hele veien sikres grundig forankring og videre utredninger med
stegvise beslutninger.

Samarbeidsavtalen med kommunene

Formålet med samarbeidsavtalen mellom DigiVestland og kommunene er å understøtte
arbeidet med nasjonale og regionale felles kommunale satsinger på digitaliseringsområdet.
DigiVestland skal være et tilretteleggende gjennomføringsorgan som støtter kommunene i
digitaliseringsarbeidet. Sekretariatet skal utrede områder der kommunene ser nytte av felles
tilnærming. DigiVestland har i hovedsak hatt fokus på felleskomponenter og løsninger for å oppnå kvalitative gode innbyggertjenester, økt grad av selvbetjening, effektiv tjenesteproduksjon og bedre utnytting av ressursene gjennom felles innføringsløp.

Bergen kommune er vertskommune for «DigiVestland» og har et ansvar for sekretariatet. I
utgangspunktet er dagens samarbeidsavtale dekkende for at DigiVestland utreder
mulighetsrommet for en felles satsing på IT-driftssamarbeid. Det er likevel prinsipielle
forhold i et administrativt vertskommunesamarbeid som bør belyses om styringsgruppen
velger å anbefale et senere prosjekt.

Samarbeidet innebærer at hverken vertskommunen (Bergen) eller styringsgruppen kan fatte
vedtak på vegne av øvrige kommuner i Vestland som “er av prinsipiell betydning” og som
pålegger kommunene deltagelse i et eventuelt senere prosjekt. Styringsgruppen kan kun
vedta at DigiVestland skal tilrettelegge for mulighet for at den enkelte kommune kan
nyttiggjøre seg av aktuelle leveranser. Idéfasen anses å ligge klart innenfor styringsgruppens
vedtakskompetanse å ta stilling til.

Ved godkjenning av forslag til vedtak, må det i idé- og konseptfasen vurderes parallelt om
det er behov for at det tilrettelegges for et forpliktende prosjekt utenfor DigiVestland
strukturen. Det bør også drøftes hvor mange kommuner som må forplikte seg for at
prosjektet skal realiseres.

Historisk tidslinje

Det er en lang historie med samarbeid i regionen, både før og etter fylke sammenslåingen. I
Sogn og Fjordane begynte IKT Nordfjord og SYSIKT sine samarbeid for et tiår siden, mens i
Hordaland ble IKT Nordhordland etablert i 2011 og Forum for Driftssamarbeid ble etablert i
2007, med variert grad av samarbeid, frem til Samordnet regional digitalisering, eller
DigiHordaland, offisielt ble startet i mars 2018. Etter fylkessammenslåingen i januar 2020
endret DigiHordaland navn til DigiVestland, og søke samarbeid med alle kommunene i
regionen.

Like etter opprettelsen av DigiHordaland, ble det startet en utredning av en felles regional
driftsenhet. Dette arbeidet gikk grundig inn på utfordringsbildet i regionen, og ulike nivåer
og typer av samarbeid. I styringsgruppemøtet 14. august 2020 ble det besluttet å ikke gå
videre med den regionale utredningen i sin opprinnelige form, men heller gi støtte til det
forsterkede samarbeidet som var under etablering mellom IKT Nordhordland og Bergen
kommunes daværende driftsenhet, EDD. De andre driftssamarbeidene ble også oppfordret til
å ta del i et utvidet samarbeid og at de legger til rette for å kunne tilby drift av flere kommuner. I referatet står det samtidig at «Retningsendringen må ikke innebære at arbeid
med og ambisjonene om en fremtidig felles driftsløsning blir pasifisert og mister fremdrift».

I dag består regionen av 43 kommuner, og 3 etablerte oppgavefellesskap, SYSIKT, IKT
Nordfjord og IKT Nordhordland, med henholdsvis 8, 5 og 12 medlemskommuner i respektive
driftssamarbeid. Det betyr at 18 kommuner står utenfor driftssamarbeidene i Vestland fylke.
Det er et visst nivå av kompetansesamarbeid også mellom disse kommunene, men ikke
formalisert eller strukturert.

Nasjonale føringer og utviklingstrekk

I sammenheng med etableringen av Digitale Fellestjenester (DIF AS) som eget selskap under
KS, kom det ønske fra medlemskommunene om en utredning om utfordringene med
digitalisering i kommunal sektor. KS startet da arbeidet med en FOU, «Det samlede
utfordringsbildet for digitalisering i kommunal sektor», med to faser. Fase 1 bestod av å
samle tidligere utredninger og analyser til et samlet kunnskapsgrunnlag. Dette ble ferdigstilt
på våren 2023. Fase 2 består av å utarbeide et veikart/strategi som beskriver hvordan dette
utfordringsbildet kan håndteres, med forslag til hvilke utfordringer som bør håndteres lokalt,
regionalt og nasjonalt. DigiVestland har hatt en representant med i dette nasjonale arbeidet.

Kunnskapsgrunnlaget er basert på utredninger over tid som har hatt bred involvering av
kommunene og fylkeskommunene. Problemdomenene og årsaksforholdene i
kunnskapsgrunnlaget bekreftes også langt på vei gjennom dialoger med DigiVestland sine
medlemskommuner i faggruppen IT Drift. Endelig rapport for fase 2 vil bli lagt frem høsten
2023.

Stadig flere løsninger utvikles nasjonalt og spres gjennom felles innføringsløp. Gjennom
etablering av Digitale Fellestjenester AS (DIF AS) forventes dette å øke. På helseområdet vil
også fellesløsninger øke gjennom Norsk Helsenett sine leveranser, som nå også deltar i
utprøvingsprosjektene i Felles Kommunal Journalløft (FKJL). IT samarbeid muliggjør en rask
teknisk implementering, men utfordringene knyttet til ibruktagelse ute i tjenestene er fortsatt
den samme.

NOU: 2023:9 «Generalistkommunesystemet» som ble lagt frem våren 2023 fremhevet blant
annet behovet for mer omfattende og langsiktig interkommunalt samarbeid i faste
konstellasjoner. Digitalisering og sikkerhet ble her særlig fremhevet. Utvalgets flertall anbefalte videre at det bør innføres en samarbeidsmodell særlig tilpasset slikt samarbeid i
kommuneloven og at tilgjengelige økonomiske virkemidler til å støtte utredning og oppstart
av interkommunalt samarbeid må stilles til disposisjon.

Rapporten fra KS i 2023 om «Digital robusthet» peker på behovet for å redusere sårbarhet og
følgene av eventuelle uønskede konsekvenser i alle deler av tjenesteproduksjonen hvor
teknologi er involvert, slik at kommunen er tilstrekkelig robust til å opprettholde sin
funksjonsevne selv under, og etter digitale angrep eller hendelser. Rapporten peker på en
rekke tiltak som innebærer styrking av samarbeidet gjennom mulig etablering av regionalt
sikkerhetssenter (RCSK) og et felles kommunalt CERT) for kommunene (KCSK). Drift og
sikkerhet har klare avhengigheter og må avstemmes i det videre arbeid.

Utredningsarbeid i IT-samarbeidene

Den 25. september 2023 ble sekretariatet kjent med at de tre IT-samarbeidene (IKT
Nordhordland, SysIKT og Nordfjord IKT) siden juni i år har arbeidet med en utredning med
målsetning å få til et tettere samarbeid seg imellom. Prosjektet ser for seg å bygge en felles
infrastruktur for kommunene i samarbeidene, men uten å påvirke det enkelte IT-samarbeid
sin egenart. Prosjektet skal levere utredning 31.10.2023, og satser på en beslutning for veien
videre i løpet av november.

26. september informerte IKT Nordhordland, Digitaliseringsutvalg Vestland (DuVe) om
arbeidet som pågår. Det kom i møtet spørsmål både om ambisjonene til samarbeidet, samt
at verken DuVe eller Styringsgruppen har fått kjennskap til prosessen før. Disse spørsmålene
ble besvart med at ambisjonen er å lage en underbygning under disse tre IT-samarbeidene
og at det av hensyn til de ansatte ikke var mulig å dele informasjon på et tidligere tidspunkt.
Noen av kommunene i DuVe stilte spørsmål om det, ut fra de nye opplysningene, er
hensiktsmessig at DigiVestland etablerer et prosjekt.

Sekretariatet sin vurdering av prosess og omfang

Sekretariatet mener det er naturlig å foreslå at det videre arbeidet deler seg i to parallelle
aktiviteter- en mellom IT-samarbeidene og en for øvrige kommuner i DigiVestland.

Sak 30-23 omhandler prosjektkandidater for søknad om fornyingsmidler til digitalisering og
innovasjon. IT-samarbeidene har signalisert at de også ønsker å søke om fornyingsmidler til
sitt prosjekt. Sekretariatet mener at søknadene ikke er konkurrenter, på tross av at de har
samme overordnede og langsiktige hensikt. Likevel er det hensiktsmessig å ha to prosjekt, da
prosjektene er i ulike faser med ulike leveranser og fokus. Erfaring med IT-samarbeid er også svært ulik for kommuner i og utenfor IT-samarbeid, og må derfor tas hensyn til. Prosjektene vil kunne lære av hverandre, siden de har ulike kompetanser og styrker. Konklusjonen er at
det vil være en fordel for fremtidsbildet for IT-samarbeid i Vestland at det foregår flere
parallelle prosjekter nå.

På bakgrunn av dette anbefaler sekretariatet at prosessen knyttet til idéfasen kun omfatter
kommuner utenfor et eksisterende IT-samarbeid.

Basert på styringsgruppen sin bestilling i møte 16. juni, men før den nye informasjonen om
samarbeidet mellom de tre IT-samarbeidene, var planen til arbeidsgruppen å legge
metodikken presentert under til grunn for en prosess for alle kommunene i DigiVestland.
Denne metodikken og tilhørende forslag til milepælsplan kan likevel brukes til idefasen for de
kommunene som ikke er del av et IT-samarbeid, eventuelt en annen prosess/fremgangsmåte
om det er ønskelig.

Prosjektmetodikk 

Utredning av et felles samarbeid på IT området er omfattende, sammensatt og komplisert
som innledningen i saken peker på. På bakgrunn av dette foreslås det å etablere en idéfase
med bred involvering. Fasen følger nasjonal metode fra Digdir og tentativ videre prosess
deretter vil gjøre det samme. De ulike fasene bygger på hverandre gjennom forpliktende
beslutninger.

på, ved å identifisere kriterier som skal bygge opp under flere ulike konsepter. Kriteriene vil
bli identifisert ved involvering av kommunene gjennom kvalitativ og kvantitativ metode. I
denne kontekst må også idéfasen se nærmere på etableringen av DIF og de vurderinger som
ble utredet i denne sammenheng.

Basert på idéfasen, må det tas beslutning om oppstart av konseptfase, hvor besluttet
konsept/konsepter utredes før overgang til planleggingsfasen. I denne fasen etableres en
prosjektorganisasjon som legger til rette for gjennomføringsfasen, hvor prosjektet skal
gjennomføre leveranser basert på etablerte målsettinger, som detaljeres i mandater for hver
fase.

Idéfase

Idéfasen vil basere sitt arbeid på innsikt fra rapporter o.l. nevnt i avsnittene over i denne
saken, og innsikt som blir tilgjengelig i løpet av perioden arbeidet pågår. Det er avgjørende
for en god prosess at det før en vurderer ulike konsept, er enige om overordnede tydelige
målsettinger, kriterier og hvilke samarbeidsformer som støtter opp om kriterier som oppfyller
målsettingen.

Utgangspunkt for kriterier og konseptbygging vil bygge på kartleggingsarbeid som ble
gjennomført i regi av DigiHordaland 2018/2019. I tillegg vil kriteriene vurderes mest mulig
opp mot «de problemdomenene» som er kartlagt i første del av rapporten fra KS 2023 om
«felles utfordringsbilde». Både del I om «utfordringsbildet» og del II om hvordan
utfordringsbildet kan ivaretas lokalt, regionalt og nasjonalt legges inn som en viktig del av
kunnskapsgrunnlaget.

Vurderingskriteriene vil valideres, korrigeres og utvides gjennom utvalgte dybdeintervju og
deretter kvantitative undersøkelse med samtlige involverte kommuner. Det vises førøvrig til
tentativ «milepælsplan» under neste punkt.

I valget av endelig konsept bør det vurderes hvilke samarbeidsformer det er adgang til å
etablere for denne type oppgaver og samarbeid. Deretter bør det vurderes hvilken
samarbeidsform som best bidrar til å nå målsettingen. I denne kontekst må det også sees
nærmere på etableringen av DIF og de vurderinger som ble utredet i denne sammenheng.
Det skal søkes råd og innspill fra KS om endelig utforming av prosjektplan for å sikre at
innretningen av prosjektet er i samsvar med anbefalinger fra nasjonale myndigheter med
mer.

Milepælsplan idéfase

Fig/tabell må settes inn her. 

Ressursbruk i idéfasen

Gjennomføring av idéfasen i henhold til overnevnte milepælsplan vil være ressurskrevende.
Prosjektforslaget «IT-samarbeid i Vestland» i sak 30-23 beskriver behov for ekstern finansiering på kr.700.000. I tillegg anslår arbeidsgruppen at det vil være behov for egenbidrag/-innsats godt over 50% av den totale finansieringen. Prosjektsøknad til Statsforvaltaren i Vestland, inkludert budsjett/ressursoversikt vil bli utarbeidet basert på styringsgruppens vedtak i denne saken.

Styringsgruppen tar forslaget til prosess til etterretning og ber sekretariater om å
starte arbeidet med en idéfase for de kommuner som i dag står utenfor et
samarbeid. Idefasen kan gjennomføres som beskrevet i saken, eller på annen måte.
Basert på styringsgruppens beslutning, etableres en hensiktsmessig organisering av
idéfasen. Etter idéfasen skal DigiVestland i utgangspunktet tre ut av prosjektet.