28-23 Sikkerhetssamarbeid i Vestland

I sak 22/23 den 15. september, vedtok styringsgruppa i DigiVestland «Mandat for konseptfase – Sikkerhetssamarbeid i Vestland». Mandatet var ikkje ferdig utskrive, og sekretariatet melde difor sak om revisjon av mandatet til møtet 20. oktober. Mandatet omtalar no også organisering, finansiering, og framdriftsplan med informasjonsaktivitetar og møtepunkt med kommunedirektørane.

Etter mellom anna gjennomgang av relevant prosjektmetodikk for delprosjekta, nye
opplysningar om pågåande arbeid i kommunane, er mandatet endra utover det som var
varsla. Enkelte punkt var sett til utgreiing i konseptfasen, men er no flytta til utgreiing i prosjekt i staden. Desse er lista opp i tekst under.

Prosjektmetodikk og innverknad på konseptfasen

Mandatet har delt samarbeidet som skal utgreiast i konseptfasen i to delprosjekt. Oppgåvene
knytt til delprosjekta har ulik grad av kompleksitet og usikkerheit. 

Aktivitetane i delprosjekt sikkerheitsstyring gjeld aktivitetar som er kjent for kommunane,
som internkontroll, førebygging og kartlegging. Konseptfasen skal dermed vurdera
samarbeid som støttar pågåande arbeid i kommunane. Om konseptet går til prosjekt, vil det
være som eit leveranseprosjekt, der målet – kommunane sitt minimumsnivå for
sikkerheitsstyring – kan etablerast i konseptfasen, og prosjektaktivitetane som skal nå målet
vil følgje naturleg av dette. Dermed kan konseptfasen også fastsetta konsept for organisering
av, og tenester i, eit driftssamarbeid.

Når det gjeld delprosjektet som omhandlar hendingshandtering, har mål og aktivitetar større
grad av usikkerheit og kompleksitet. Dette er arbeidsoppgåver kommunane ikkje har erfaring
med frå tidlegare, og det er vanskelegare å definera omfang og aktivitetar i eit konsept. Om
konseptet går til prosjekt vil det vera som eit utviklingsprosjekt, der utvikling, testing, og
evaluering før ny testing av tenestene, vil vera drivande både for kompleksiteten i prosjektet
og for overgang til drift. Prosjektet vil ha nytte av smidig prosjektmetodikk heller enn den tradisjonelle metodikken som ligg til grunn for prosjektvegvisaren til Digitaliseringsdirektoratet. Kompetansebehov, ressursbehov, juridiske rammer og
organisering i drift, er ukjente faktorar som er avhengig av resultata frå testing og utvikling av
tenestene i prosjektperioden.

Utgreiing av konsept for sikkerheitssamarbeid skal i tilstrekkeleg grad greia ut så mange sider
av konseptet som mogleg, før eventuelt vedtak om oppretting av prosjekt.

Utgreiing av konsept for hendingshandtering skal i konseptfasen identifisera kva som kan
utviklast i prosjekt, og legga utgreiingar av rammer til eit eventuelt prosjekt er oppretta og
planleggingsfasen startar. Difor føreslår sekretariatet å ta ut nokre av arbeidsoppgåvene som
tidlegare sto i mandatet, og legga dei inn som oppgåver til eit mogleg prosjekt. Dette gjeld
altså oppgåver knytt til hendingshandtering:

- Utgreiing av prismodell i drift
- Selskapsform for eit samarbeid i drift*
- Uttak av tenestekatalog i drift
- Kartlegging av kommunane sin it-struktur
- Oversikt over deling av ansvaret mellom kommunane og eit organisert samarbeid
- Behov for avtalar og politiske vedtak (utgreiingar knytt til behov for vedtak om
deltaking i prosjekt er fortsett del av mandatet)
- Organisering, lokalisering, finansiering av eit samarbeid i drift

*I samband med andre saker til handsaming i DigiVestland denne hausten, vil det bli sett i gang ei juridisk utgreiing av samarbeids-/ selskapsformer ved samarbeid mellom kommunane, på generelt grunnlag.

Andre moment som er vektlagt i revidert mandat

Etter styringsgruppemøtet 15. september har særleg to større moment komme fram, som
sekretariatet meiner har innverknad på organisering, framdrift og forståinga av «tilstrekkeleg
utgreiing» i konseptfasen.

Sekretariatet har lagt følgande skisse til organisering i revidert mandat:

Fig. 1

IT-samarbeida IKTNH, IKT Nordfjord, og SysIKT, informerte i DuVe-møte 26. september om at
dei er i forhandlingar og planlegg etablering av eit felles it-driftssamarbeid. Utgreiing av
mogleg sikkerheitssamarbeid blir i utgangspunktet ikkje påverka av korleis kommunane vel å
drifta ikt-tenestene. Ikt-samarbeida opplyser at dei ikkje har nådd punkt for planlegging av
sikkerheitsarbeidet i eit eventuelt nytt samarbeid endå, og sekretariatet oppfattar dermed at
det kan komma opplysingar ved eit seinare høve, som kan påverka eit prosjekt i regi av
DigiVestland.

Det er viktig for langsiktig og heilskapleg utgreiing av konsept for sikkerheitssamarbeid, at
alle deltek i konseptfasen, og difor er «arbeidsgruppe prosjektplanlegging» sett saman av éin
representant frå IT-samarbeida, og to frå enkeltståande kommunar.

Vidare har IT-samarbeida ved fleire høve gitt uttrykk for at dei har kontroll med arbeidet
rundt sikkerheitsstyring, men at eit behov for samarbeid på eit punkt i framtida er
sannsynleg. Derfor er «arbeidsgruppe sikkerheitsstyring» sett saman av fire representantar frå enkeltståande kommunar. Dette kan vurderast annleis lenger ut i konseptfasen.

«Arbeidsgruppe hendingshandtering» er sett saman av fire representantar frå enkeltståande
kommunar, der Bergen er den eine. Her ligg særleg to omsyn til grunn for organiseringa. For
det fyrste at It-samarbeida også har gitt uttrykk for at dei har kontroll over oppgåver innan
handtering av hendingar, og dessutan er skeptiske i sin tru på om det er mogleg for
kommunane å lukkast med å bygga opp ein tenestekatalog på området. For det andre at fleire av dei enkeltståande kommunane har meldt behov for å utvikla seg innanfor
sikkerheitsstyring før dei kan delta i arbeid med utvikling av tenestekatalog for hendingshandtering. Kommunane som er invitert med i arbeidsgruppe hendingshandtering
er blant dei som i størst grad har meldt sitt behov for å komma raskt i gang med prosjekt på
dette området.

Det andre momentet som har komme fram sidan førre styringsgruppemøte, er at Bergen
kommune har sett seg nøydd til å etablera rammer for sitt prosjekt raskare enn tidlegare
tenkt. For å kunne testa og utvikle tenester i ei tenestekatalog må ein rekruttera, og for å
gjere tilsetjingar må ei organisatorisk ramme vera på plass. Difor har dei oppretta eit
sikkerheitssenter/ prosjekt med tre analytikarar og ein leiar. Senteret er i oppstartsfase, og dei tilsette vil starte med opplæring og samkøyring. Det er få detaljar for testing og utvikling som er på plass, og ønsket og intensjonen om å utvikle eit tett samarbeid om handtering av
hendingar, med kommunane i Vestland, er like klart som tidlegare. Bergen kommune seier
dei vurderer å invitere interesserte kommunar til dialog i nær framtid. Slik dialog vil ikkje stå i
vegen for arbeidet i konseptfasen, men vil bidra til meir kunnskap ved utgreiingane
arbeidsgruppe hendingshandtering skal i gang med etter kartlegging i kommunane.

Elles er det i revidert mandat også tatt høgde for at fleire kommunar går saman om
marknadsdialog for mogleg innkjøp av midlertidig SOC, som viser at det hastar å finne
løysingar og verktøy – kanskje i større grad enn sekretariatet forventa i mandatet som vart
lagt fram 15. september.

Tilgjengeleg kapasitet internt i DigiVestland, er også førande for mandat og framdrift i
konseptfasen. Det er vurdert å leiga inn eksterne prosjektressursar, men det er rimeleg å anta
at kostnad er større enn nytte totalt sett, når ein ser mogleg gevinst i framdrift målt mot
honorar.

For å få best mogleg konseptutgreiing av samarbeid innan sikkerheitsstyring, vil det vera
gunstig å nytte kompetanse i kommunane. Det er lagt inn aktivitetar knytt til kartlegging og
samanstilling av tilgjengeleg spisskompetanse og kapasitet i kommunane, som kan nyttast i
konseptfasen. Kartlegginga er tenkt gjennomført fram til desember 2023, og oppnemning av
deltakarar i arbeidsgruppe sikkerheitsstyring vil skje etter dette.

Framdriftsplanen som er presentert i revidert mandat speglar òg kommunikasjonsplanen, og
styringsgruppa si bestilling om grundig forankring av konseptfasen i alle kommunar, i og
utanfor ikt-samarbeid. For å oppnå forankring er det behov for møtepunkt og informasjon
over tid. I opphaveleg mandat var det estimert ei konseptfase med leveranse 31.12.23.
Leveranse er no føreslått utvida til 15. april. Punktet om mogleg ulik framdrift og
faseovergang for dei to delprosjektet ligg fortsett til grunn.

Deltaking for kommunane

Mandatet sitt punkt 7.2 viser budsjett for konseptfasen. Kommunane sitt bidrag med
ressursar for at konseptfasen skal kunne gjennomførast, er ikkje vist i budsjettet.

Mandatet har ei omfattande plan for informasjon, som vil krevja deltaking frå kommunane
om den skal ha effekt. Deltaking i arbeidsgruppene vil også ta ein del tid, men gruppene er
forsøkt sett saman for å spegle at dette er ei konseptfase, ikkje prosjekt, og at DigiVestland
vil tilby så mykje tilrettelegging som mogleg. Sekretariatet har difor valt å føreslå relativt små
arbeidsgrupper.

Time-estimat per deltakar for konseptfasen:
Arbeidsgruppe prosjektplanlegging: 55 timar
Arbeidsgruppe hendingshandtering: 25 timar
Arbeidsgruppe sikkerheitsstyring: 30 timar
Informasjonstiltak, kartlegging, høyringsuttale: 25 timar

Styringsgruppen vedtar revidert «Mandat for konseptfasen – Sikkerhetssamarbeid i
Vestland», slik det foreligger.