Referat styringsgruppemøte 01.12.23

Vedtak

Styringsgruppen godkjenner dagsorden for møtet 1. desember 2023.

I forkant av møtet meldte IT-samarbeidene (IKT Nordfjord, SYSIKT og IKT Norhordland) inn
en sak angående evaluering av DigiVestland sin samarbeidsavtale. Dette ble drøftet under
sak 37-23.

Vedtak 

Styringsgruppen godkjenner utkast til referat fra møte 20.oktober 2023.

Det kom ingen innspill til referatet fra 20.oktober. Referatet ble e-postgodkjent 10.11.23, og
er publisert på DigiVestland sin nettside.

Vedtak 

Styringsgruppen tar saken til orientering.

Kjell A. Wolff, Kommunaldirektør, Byrådsavdeling for Helse og omsorg i Bergen kommune og
medlem i nasjonalt eHelseråd, og Erik M. Hansen, direktør for e-helse i Helse Vest og medlem
i nasjonalt eHelseråd, informerte om aktuelle saker innen eHelse.

Visjonen om «Én innbygger - én journal» har ikke blitt en realitet, men målbildet ligger fast. I
Vest har det etablert seg et formalisert samarbeid på feltet, og man ser nå en positiv utvikling
der samarbeid mellom kommuner er begynnelsen på en solid opptur.

I anskaffelse av nye EPJ-systemer blir leverandørene nå utfordret til å møte nye og skjerpede
krav fra kommunesektoren. Kravene har kommuner og KS utformet i lag. Bergen skal nå
anskaffe nytt EPJ-system som vil være modulbasert, og ønsker å drøfte med
Vestlandskommunene hvor tett man bør samarbeide når det gjelde disse anskaffelsene.

Kommentarer og innspill fra styringsgruppen

Styringsgruppen kommenterte at kommunedirektørene må være påkoblet dette arbeidet.
Det er krevede å få dette ned på tjenestenivå, og det vil derfor være viktig å få frem hva dette faktisk betyr for helsetjenestene, og vise til økonomi, effekt og gevinster. Den økonomiske situasjonen for kommunene er krevende, og det må tydeliggjøres for politikerne hva som er troverdig når det gjelder investeringer, og hvor man vil kunne se gevinster. Samtidig er det viktig å være oppmerksom på at det kan være asymmetri i hvem som får gevinster, og hvem som må gjøre et ekstra arbeid. I dette arbeidet er det sentralt å koble på
kommunedirektørene.

Helsefellesskapene jobber allerede med regional samhandling. Det er viktig at DigiVestland
bruker de etablerte strukturene der det er mulig for å unngå dobbeltarbeid. Noe av det
viktigste er å vise hvilke konkrete effekter DigiVestland er med på å skape, gjennom
prosjektene. Pasientens legemiddelliste (PLL) er et godt eksempel å vise til her, og det vil
komme en invitasjon fra helsefellesskapene til DigiVestland for felles utrulling av PLL.

Vedtak

Etter drøfting av fordeler og ulemper ved de to ulike alternativene, ønsker
styringsgruppen at DigiVestland sekretariatet setter ned en arbeidsgruppe som
arbeider videre med alternativ B. En utvidet beskrivelse av rammer for hvordan
alternativ B kan leveres, legges frem til beslutning i neste styringsgruppe møte.

Tove Bech la frem sak om behov for kompetanseløft innen digital transformasjon i
kommunene i Vestland. Behovet er fremmet fra Faggruppe HR i DigiVestland. Samtidig
ønsker Digdir å utarbeide et nasjonalt rammeverk for kompetanseområdet, gjerne i
samarbeid med DigiVestland. Rammeverk og metode fra DI2X ble gjennomgått, da dette er
anvendt av alle de andre digi-nettverkene i Norge. Det er et mål å gjenbruke deler av
arbeidet som er lagt ned der.

Saken var til drøfting, for å avklare om DigiVestland skal starte arbeidet med å lage et
program for kommunene i Vestland, avvente en nasjonal modell eller ikke gjøre noe på
området. Sekretariatet anbefalte at DigiVestland starter med å utrede rammer for et eget
program (alt. B). Dette legges så frem til beslutning i neste styringsgruppemøte.

Kommentarer og innspill fra styringsgruppen

Styringsgruppen stilte seg positiv til det som ble lagt frem, og støtter å gå for alternativ B.
Følgende punkter må tas med i arbeidet med å utrede alternativ B:

• Politikere/folkevalgte bør kobles på, og gjøres i stand til å forstå hva dette går ut på.
  Dette nevnes også i Digdir sitt rammeverk.
• Hva dette betyr i praksis for kommunene, må konkretiseres. Hva vil dette kreve, og
  hvilken verdi vil det gi for kommunene?
• Det trengs ytterlige beskrivelser for å kunne si noe mer om omfang, men
  prioriteringene bør gjøres i ulike faser. For eksempel ved at toppledere er hovedfokus
  i fase 1.
• DigiVestland bør ta en aktiv rolle og være premissgiver for å løfte innhold i
  rammeverket sammen med DigDir.
• Arbeidet med utredning av alternativ B legges frem som en «løypemelding» under
  strategisamling i januar.

Fra KS ble det kommentert viktigheten av å se helheten rundt digitalisering og utfordringene
samfunnet står overfor. Trang økonomi og økende etterspørsel på helseområdet er blant
flere faktorer som legger stort press på kommunene og det politiske nivået.
Kommunedirektørene må finne løsninger som kan svare på disse utfordringene.
Samfunnsendringer vil være med å drive frem digitaliseringsløp som må gi realiserbare
gevinster. Det er derfor viktig at man ikke kun kopierer tidligere kompetanseløft, men også
tar innover seg den politiske dimensjonen med samfunnsendringer, slik at dette blir en del av
digital transformasjon som helhet. Fokuset må være å jobbe oppover mot politikerne og ut
mot samfunnet.

Vedtak

Styringsgruppen tar status for portefølje, prosjekt og tiltak til orientering.

Det ble gitt en gjennomgang av DigiVestland sin portefølje, med status for 2023. Porteføljen
til DigiVestland består av regionale prosjekt initiert av DigiVestland, innføring av nasjonale og
kommunale fellesløsninger og nasjonale satsinger innen fag- og tjenesteområder.

Vedtak

1. Styringsgruppen ber sekretariatet om å arrangere en strategisamling med tema status på relevante nasjonale og lokale prosesser, rammet inn for å avklare prioriteringer og innretning fremover, deriblant arbeid frem mot ny avtaleperiode.
2. Det opprettes en operativ styringsgruppe bestående av medlemmer i styringsgruppen som støtter og gir innspill til sekretariatets arbeidsgruppe for ny samarbeidsavtale.

Sekretariatet la frem forslag om å gjennomføre en fysisk samling med styringsgruppen i
andre halvdel av januar, med tema status på relevante nasjonale og lokale prosesser, rammet
inn for å avklare prioriteringer og innretning fremover, deriblant arbeid frem mot ny
avtaleperiode.

IT-samarbeidene ønsker å komme i gang med en prosess for evaluering av
samarbeidsavtalen til DigiVestland, og meldte dette inn som en sak i forkant.

Sekretariatet la i møtet frem en skisse for hvordan denne prosessen kan se ut, fra januar til
juni/august 2024. Forslaget fra sekretariatet er å opprette en arbeidsgruppe i sekretariatet og
en operativ styringsgruppe (bestående av representanter fra styringsgruppen til
DigiVestland), som gir støtte til arbeidsgruppen i sekretariatet. Første steg er å gjøre en
SWOT-analyse som videre presenteres under strategisamlingen i januar. Deretter må det
gjøres forankringsarbeid, og kommunene må gi sine innspill før et utkast til en
samarbeidsavtale presenteres.

Fig./bilde må settes inn her

Kommentarer og innspill fra styringsgruppen

Styringsgruppen kommenterte at målet er å få gjort en god evaluering og dra nytte av de
erfaringene som er gjort så langt. Dette må sees i sammenheng med den generelle
utviklingen for å få en best mulig avtale på bordet. Samtidig ble det stilt spørsmål rundt tidsbruken av denne evalueringsprosessen, og om det er hensiktsmessig å bruke et halvt år
på dette når vi allerede er på gode spor.

Sekretariatet svarte at dette er noe som skal diskuteres videre under strategisamlingen, og
oppfordret kommunene til å her snakke åpent rundt sine ønsker for en slik prosess.

Vedtak 

Styringsgruppen vedtar budsjett for 2024 for DigiVestland. Styringsgruppen gir
sekretariatet fullmakt til å gjøre mindre justeringer mellom de ulike budsjettpostene.
Styringsgruppen ber sekretariatet om å løfte revidert budsjett når tildeling av midler
Statsforvalteren i Vestland er kjent og regnskap for 2023 er avsluttet.

Sekretariatet presenterte budsjett for 2024 (se sakspapir for detaljert oversikt. Vær
oppmerksom på at det står feil årstall i tabell om finansiering. Rett tekst er «overførte
skjønnsmidler fra 2023»).

Styringsgruppen hadde ingen innvendinger til det som ble presentert.

Vedtak 

Styringsgruppen ber sekretariatet effektuere møteplan i samsvar med signaler gitt i
møtet.

Sekretariatet foreslo for styringsgruppen at det gjennomføres to styringsgruppemøter våren
2024 og to møter i løpet av høsten 2024. Første møte i 2024 vil være en fysisk strategisamling
i januar.