38-23 Budsjett 2024

DigiVestland er et digitaliseringssamarbeid mellom kommuner i Vestland fylke, som har til formål å bidra til bedre og mer likeverdige tjenester til innbyggerne gjennom effektiv digitalisering. Vi vil at folk skal ha tilgang til gode og likeverdige tjenester, uavhengig av hvilken kommune de bor i. Tjenestene må også være bærekraftige både med tanke på økonomi, miljø og tilgjengelig arbeidskraft.

Samarbeidet har fire innsatsområder som understøtter formålet med samarbeidet

• Kompetanse - DigiVestland har etablert ulike nettverk innenfor fag- og
  tjenesteområder. Når deltakerkommunene deltar aktivt i disse nettverkene bygger vi
  felles kompetanse og sikrer at den enkelte kommune får tilgang til den samlede
  kompetansen i regionen.
• Konsept- og prosjektforslag - Regionen skal være en aktiv bidragsyter til utviklingen
  av nye og innovative løsninger i kommunal sektor. Gjennom de faglige nettverkene
  våre, tverrfaglig samarbeid og samarbeid med eksterne kompetansemiljø kan vi
  identifisere behov som blir kvalifisert og formidlet videre til KS og andre nasjonale
  aktører for utvikling av eksisterende og nye nasjonale løsninger.
• Felles digitale løsninger - Samarbeidet skal legge til rette for koordinert innføring
  av nasjonale og felleskommunale digitale løsninger. Løsningene skal bidra til at
  brukerne oppfatter offentlige tjenester som helhetlige og sammenhengende.
  Erfaringsdeling og samordnet innføring av nasjonale løsninger forenkler mottak og
  reduserer tid og prosjektkostnader for den enkelte kommune.
• Samhandling - Kompetansenettverkene i DigiVestland arbeider aktivt for å styrke
  samhandling regionalt og nasjonalt. Vi søker aktiv deltakelse i nasjonale faggrupper,
  nettverk og prosjekt, og effektiv deling av kunnskap og informasjon til kommunene.

Samarbeidet blir ledet av en styringsgruppe som består av kommunedirektører/rådmenn fra medlemskommunene. Styringsgruppen har et sekretariat som koordinerer aktiviteter i samarbeidet. Bergen kommune ved Seksjon for Digitalisering og innovasjon er vert for samarbeidet, og har ansvaret for sekretariatet, samt at samarbeidet drives etter intensjonene i samarbeidsavtalen med medlemskommunene. Arbeidet omfatter blant annet koordinering av prosjekt, tiltak og aktiviteter, strategisk utviklingsarbeid og involvering og samarbeid med deltakerkommuner. Sekretariatet har per desember 2023 sju fast ansatte. I tillegg er det knyttet opp innleide ressurser mot ulike prosjekter, aktiviteter og tiltak. 

Faggruppene utgjør det viktigste virkemiddelet i DigiVestland for å øke kompetanse, bidra til konsept- og prosjektforslag og sikre mottak av nasjonale fellesløsninger og tiltak. Faggruppene er regionale kompetanseorgan og arbeidsgrupper som blir brukt til prosjektarbeid og deling av kunnskap og erfaring. Per desember 2022 har samarbeidet tre faggrupper for tjenesteområder og fire faggrupper for fagområder.

FIGUR

Grunnfinansiering

Det finansielle grunnlaget har forankring i samarbeidsavtalen og tilhørende finansieringsmodell. Grunnfinansieringen bygger på økonomisk bidrag fra den enkelte kommune innenfor ei maksimumsgrense (kr. 500.000), innbyggertall (kr. 20 per innb.) og fast grunnbeløp (kr. 100.000). Modell for grunnfinansiering er vedlagt saken. Per 2023 er det 40 kommuner som har signert avtale om medlemskap i DigiVestlI 2023 ble det utført en prisjustering med en deflator på 4,5%. Prisjusteringen påvirket ikke maksimumsgrense og førte heller ikke til at flere kommuner nådde denne grensen. 

Sekretariatet vurderer at det ikke er behov for å prisjustere fra 2023 til 2024. Dette er mulig da sekretariatet nå hovedsakelig består av interne ressurser, som ikke er like ressurskrevende som ekstern bistand. Derfor legger budsjettforslaget opp til samme grunnfinansiering som i
2023.

Overføring av driftsmidler og prosjektmidler fra 2023

I tillegg til grunnfinansieringen, er aktiviteter, tiltak og prosjekt i 2024 planlagt finansiert med overførte driftsmidler og skjønnsmidler fra 2023. Beløpene knyttet til disse postene er stipulert/fremskrevet og det vil bli endringer frem mot endelig regnskap for 2023.
 

Overførte driftsmidler skyldes et mindreforbruk i 2023 i forhold til vedtatt revidert budsjett (sak 08-23). Det er flere årsaker til dette, blant annet har noen aktiviteter eller tiltak har vært forsinket i tid eller at ressursomfanget har vært mindre enn antatt. Tiltak som ikke er blitt gjennomført eller ferdigstilt i 2023, ønsker sekretariatet å videreføre i 2024. Overføring av skjønnsmidler skyldes at prosjektene er forsinket i tid eller omfang. Forsinkelse i tid skyldes ofte at prosjektene omhandler mottak av nasjonale prosjekt, som er forsinket. Disse midlene blir avsatt på bundet fond.

Skjønnsmidler 2024 - venter på tildeling 

Budsjettframlegget tar ikke høyde for tildeling av skjønnsmidler for 2024 fra Statsforvalteren i Vestland, verken på finansierings- eller utgiftssiden.

Bergen kommune sin rolle og bidrag

Samarbeidsavtalen beskriver Bergen kommune sin rolle og bidrag, og rollen vurderes å være på samme nivå 2024 som i 2023. Bidraget kan deles i fem hoveddeler:
• Representasjon i den sentrale samstyringsstrukturen og vert for samarbeidet: 3,5 mill.
• Direkte bidrag i nasjonale utviklingsprosjekter: 2 mill.
• Tilgang på kompetansemiljø for digitalisering, som f.eks. personvern og informasjonssikkerhet: 2 mill.
• Utredninger og konsepter som blir grunnlag i nasjonale fellesløsninger: 2,5 mill.
• Egne delprosjekter der DigiVestland og Bergen kommune etablerer felles satsing (eks. Felles kommunal journal og utfordringsbildet i kommunal sektor):1 mill.

Finansiering 2024 - stipulert

FIGUR/TA

Den viktigste og største budsjettposten «Sekretariat og faggrupper» omhandler drift av sekretariatet og faggruppestrukturen i samarbeidet. Arbeidet er både operativt og strategisk. I «Sekretariat og faggrupper» inngår faste og innleide ressurser i samarbeidet. Den nasjonale og regionale porteføljen er under utvikling og nye tiltak og prosjekter vil tilkomme gjennom året. Sekretariatet vurderer fortløpende bruk av faste og innleide ressurser ut fra samarbeidet sitt aktivitetsnivå og planlagte aktiviteter og prosjekt. 

Flere av faggruppene ledes av ressurs i Bergen kommune, som ikke er frikjøpt. Denne ressursen støttes fra sekretariatet med en koordinator, som sørger for daglig drift av faggruppen, gjennom planlegging, gjennomføring og etterarbeid. For faggruppene Personvern og informasjonssikkerhet og Virksomhetsarkitektur har sekretariatet innleid fagressurs, som også har til ansvar å være støtte ut mot de andre tjeneste- og fagområdene i samarbeidet, samt utføre koordinatoroppgaver for den aktuelle faggruppe.

Utgifter drift: FIGUR 

Posten «Samlinger og arrangement» er fysiske samlinger for det strategiske og operative nivået i samarbeidet. I tillegg planlegges det en konferanse i april 2024, «klarspråk i vest», i samarbeid med KS Vest. Det er et mål at vi skal begrense tjenestereiser og fysiske samlinger, men sekretariatet mener det er behov for å møtes fysisk når tema og målgruppe krever det. Posten «Felles tiltak og prosjekter» er midler til prosjekter, tiltak og aktiviteter som ikke er identifisert eller besluttet, som kan komme til i løpet av året 2024.

Spesifisering av ressursbruk drift av sekretariat og faggrupper

Utgiftene til sekretariat og faggrupper er i hovedsak knyttet til lønn av fast ansatte og innleie/frikjøp av ressurser. Budsjettposten kan spesifiseres slik:

FIGUR/TABELL

Fokusområder i 2024

I tillegg til daglig drift av samarbeidet og arbeid med prosjekt og tiltak, løfter sekretariatet følgende fokusområder i 2024:
1. Utarbeide ny samarbeidsavtale med kommunene fra 1.1.2025.
2. Kompetanseløft digital transformasjon.
3. Innføre og ta i bruk ny nettside for samarbeidet.
Punkt 2 blir løftet som drøftingssak i dette møtet (sak 35-23) med mål om beslutning på
første styringsgruppemøte i 2024.

Prosjekt og tiltak 2024 

Prosjekt og tiltak utgjør en vesentlig del av aktivitetene i DigiVestland. Alle prosjekt og tiltak er rettet mot og involverer kommunene i samarbeidet. De er finansiert over DigiVestland sitt budsjett, samt egeninnsats fra den enkelte kommune. I tillegg er flertallet av prosjekt delfinansiert med skjønnsmidler tildelt fra Statsforvalteren i Vestland. 

For 2024 har DigiVestland søkt om skjønnsmidler til 6 prosjekter, vedtatt i styringsgruppesak 30-23. Disse er markert med grå farge i tabellen under. To av prosjektene, Digital hjemmeoppfølging og velferdsteknologi til barn, unge og voksne med medfødt eller tidlig ervervet funksjonsnedsetting, er videreføring av program for velferdsteknologi, digital samkonsultasjon og digital hjemmeoppfølging. Det er forventet at statsforvalteren gjør vedtak om tildeling i februar 2024. Søknadsbeløp er derfor ikke tatt med i «SUM utgifter prosjekt og tiltak».

I tabellen under er prosjekt og tiltak som har budsjettmessige konsekvenser tatt med. Liste over alle identifiserte tiltak er å finne nederst i denne saken. Sekretariatet vurderer at det samlede aktivitetsnivået i 2024 blir høyere enn i 2023.

FIGUR/TABELL

Prosjektskjønn 2023 - egenfinansiering DigiVestland

I skjønnsmiddelsøknader til Statsforvalteren Vestland har DigiVestland tatt høyde for minst 50 prosent egeninnsats/finansiering. Egeninnsatsen er kommunene sin deltakelse i prosjektene, mens egenfinansiering er DigiVestland sitt bidrag inn i prosjektet gjennom bruk av interne ressurser finansiert gjennom grunnfinansieringen. Finansieringen skjer gjennom bruk av ressurser i budsjettpostene «Sekretariat og faggrupper» og «Felles tiltak og
prosjekter».

FIGUR/TABELL

Spesielt om e-Helse

E-helse er det største området i DigiVestland sin portefølje. Aktiviteten innenfor området er forankret i KS og kommunenes felles kommunal strategi for e-helseområdet; Felles plan- og rammeverk. Arbeidet innenfor e-helse koordineres gjennom et e-helsesekretariat som er underlagt DigiVestland sitt sentrale sekretariat. E-helsesekretariatet er bemannet med kommunalt  ansatte som ivaretar følgende roller:
• E-helsekoordinator som leder av e-helsesekretariatet
• Koordinator for KS Kompetansenettverk for innføring av e-helse på Vestlandet
• Koordinator for KS Kommunenettverk for innføring av velferdsteknologi og digital hjemmeoppfølging i Vestland
• Fagressurs Virksomhetsarkitekt
• Fagressurs Personvern og informasjonssikkerhet

I tillegg anvendes frikjøpte ressurser fra kommuner, og eksternt innleie ved behov. Koordinatorer for KS sine to nettverk er finansiert gjennom tilskuddsmidler fra KS, som KS forvalter på vegne av Hdir. Øvrige ansatte, frikjøpte og innleide ressurser finansieres gjennom DigiVestland sin grunnfinansiering og eventuelle prosjektrettede tilskuddsmidler. Sekretariatet ivaretar i hovedsak:

• Koordinering av de regionale nettverkene og total e-helse portefølje
• Prosjektledelse, samt rådgivning knyttet til regional portefølje
• Tilrettelegge for erfaringsutveksling, kommunikasjon/informasjon og kompetansedeling
• Deltakelse i nasjonale strategi-, utviklings-, og pilotprosjekter

I 2023 har DigiVestland disponert ressurser tilknyttet KS e-Komp nettverket og kommunenettverk for velferdsteknologi tilsvarende kr. 4 550 000. Disse ressursene har mandat fra KS og ikke en del av DigiVestland sitt budsjett, men tilfører en vesentlig kapasitet. Ressursene skal jobbe ut mot alle kommunene i Vestland fylke. 

Begge KS-nettverkene har medlemmer i en struktur fra nasjonalt, regionalt, distrikt og til den enkelte kommune. De regionale koordinatorene er representert i e-helse sekretariatet og arbeider videre ut imot sine distriktsledere. Nettverket er DigiVestland e-helse sin operative arena hvor dialogen for portefølje, koordinering og kommunikasjon foregår. God samhandling mellom nettverkene er avgjørende for suksess. 

I 2023 har KS, i samarbeid med Norsk Helsenett, startet et arbeid med å foreslå en felles modell for innføringsnettverk i den kommunale helse- og omsorgstjenesten, herunder beskrive hvordan et slikt nettverk kan støtte opp under helseteknologiordningen som utredes i regi av Direktoratet for e-helse. Oppdraget er gitt av Helsedirektoratet, som også skal beslutte modellen. Målet med arbeidet er å sikre en raskere utbredelse og bedre ibruktakelse av løsninger i kommunene ved å bruke ressurser, som er frikjøpt for å understøtte kommuner med innføring og støtte, mer effektivt og koordinert. Det er også et mål å legge til rette for at de regionale nettverkene kan sikre forankring og beslutningsprosesser, som fremmer innføringsprosesser og eierskap til endringene. Denne prosessen kan påvirke hvilke ressurser som DigiVestland vil disponere og hvordan vi jobber med innføring mot kommunene. Således vil felles modell for innføringsnettverk også kunne påvirke hvordan vi organiserer eHelsearbeidet i DigiVestland som helhet. Sekretariatet vil løfte sak til styringsgruppen når modellen er besluttet.

Besluttet nasjonal e-helseportefølje 2024 ligger vedlagt saken. DigiVestland sine prioriteringer innen e-helse er i tråd med nasjonal e-helseportefølje.

Portefølje 2024 - oversikt over identifiserte prosjekt og tiltak 

FIGUR/TABELL 

Fellesløsninger og digitale innbyggertjenester

I 2024 står foreløpig tre nye fellesløsninger på tiltakslisten til DigiVestland: digitalt ledsagerbevis, digitale innbyggertjenester barnevern og Digihelsestasjon-
ungdomsløsningen. I tillegg vil det bli videreført innføringsløp og erfaringsdeling knyttet til Digihelse, Digihelsestasjon basis, Velferdsteknologisk knutepunkt og kjernejournal. Sekretariatet har etablert en arbeidsgruppe med kommuner for å identifisere nye, og eksisterende løsninger som har et økt brukspotensiale i kommunene. I tillegg er DigiVestland i dialog med Digdir og KS om hvordan vi i større grad kan utnytte potensialet bruk av fellesløsninger fra flere forvaltere til å løse oppgaver på nye måter.