36-23 Porteføljerapportering høst 2023

Saken omhandler rapportering på overordnet portefølje og pågående digitaliseringsprosjekt og tiltak i DigiVestland høsten 2023. Prinsipp for porteføljerapportering inkludert målekriterier (trafikklysrapportering) er vedtatt i styringsgruppesak 7/22. Styringsgruppen i DigiVestland har beslutningsmyndighet, og overordnet ansvar for porteføljen. Sekretariatet rapporter på porteføljen som helhet til styringsgruppen i DigiVestland to ganger i året (vår og høst).

Porteføljen til DigiVestland består av regionale prosjekt initiert av DigiVestland, innføring av nasjonale og kommunale fellesløsninger og nasjonale satsinger innen fag- og tjenesteområder. 

Prioriterte satsingsområder og prosjektkandidater som det er jobbet med i 2023 er forankret i faggrupper og regionalt digitaliseringsutvalg høsten 2022, og endelig besluttet i styringsgruppemøte i desember 2022. Prosjektkandidatene var også utgangspunkt for søknad om innovasjonsmidler for 2022-2023. Tiltak er i mange tilfeller knyttet mot tildelte fornyingsmidler eller aktiviteter i regi av KS e-komp-ressurser i samarbeidet, men også mindre tiltak som har kommet til i løpet av året innenfor alle tjenesteområder.

Overordnet porteføljestatus

Porteføljen for høsten 2023 inneholder 5 prosjekt og 20 tiltak. Dette inkluderer både planlagte, pågående og avsluttede aktiviteter. Risiko totalt sett for hele porteføljen vurdert som akseptabel, og er i tråd med etablerte rutiner for prosjektstyring, herunder kriterier for valg av prosjekt og rapportering. Dette innebærer at alle prosjekt og aktiviteter er vurdert i forhold til behov, tilknytning til strategi, nasjonale satsinger, tilgjengelige ressurser, sannsynlighet for måloppnåelse og usikkerhet.

Prosjektrapportering desember

Prosjekter og tiltak er organisert inn under hvilket fagområde/ faggruppe prosjektene og tiltakene skal dekke. Prosjekter og tiltak som ikke har tilknytning til etablerte faggrupper, er plassert under område for «Andre tjenesteområder». Sekretariatet har ansvar for å følge opp disse aktivitetene. Aktiviteter fordelt på område:

FIGUR

Prioriterte satsingsområder og prosjektkandidater som det er jobbet med i 2023 ble forankret i faggrupper og regionalt digitaliseringsutvalg, og endelig besluttet i styringsgruppemøte i desember 2022. Disse prosjektkandidatene var videre utgangspunkt for søknad om innovasjonsmidler for 2023. Som følge av rask utvikling innenfor digitaliseringsområdet suppleres porteføljen med inntak av prosjekt og tiltak, noe som skjer fortløpende gjennom året. Porteføljen til DigiVestland er dermed en dynamisk oversikt som kontinuerlig redigeres og oppdateres.

Oppsummert status

3 prosjekt har rapportert gul eller rød status på ett eller flere av målekriteriene. Ingen prosjekt har overordnet status gul eller rød. Ett prosjekt rapporterer rød status på omfang og gevinst.

6 tiltak har rapportert gul status på ett eller flere av målekriteriene. To tiltak rapporterer at overordnet status er gul. Ett tiltak rapporter rød status på tid. 5 tiltak er avsluttet i løpet av høsten og ett er planlagt å starte før 2024.

Historisk arkiv og innsynsløsning

• Statusrapport

  Det er ikke mulig å standardisere og å teste ut digitale innsynsverktøy gjennom piloter i kommunene på nåværende tidspunkt. Innsynsløsningen en ønsker å teste/ utvikle til å bli en nasjonal fellesløsning må utvikles. Kommunene bruker i dag ulike løsninger som kan ivareta dagens behov, og har ikke en felles strategi om hvilken av disse som skal utvikles til å bli en fremtidig nasjonal fellesløsning. Det er en felles erfaring at utfordringer som omhandler digitalisering av eldre arkiv er nasjonal. 

  Det utarbeides derfor en sak til DU i KS strukturen der en ber KS om å etablere en nasjonal arbeidsgruppe som kan koordinere det videre arbeidet, og se dette i sammenheng med datadrevet kommune nasjonalt, og gjennom samstyringsstrukturen.

Digital hjemmeoppfølging

• Statusrapport

  Det er utviklet metodikk for 3 -parts video mellom sykehus, kommune og pasient innen for psykisk helsebehandling og sårkonsultasjon. Disse tjenestene er gått over i drift i flere kommuner. Prosjektet er komplekst og er avhengig av mange aktører på ulike nivå. Det arbeides med å opparbeide systematiske samarbeid mellom kommuner og helseforetak for å kunne spre prosjektet til flere kommuner og områder. 

  Risikoen i prosjektene er at kommuner ikke har ressurser til å delta og at prosjektet ikke har nok tilgjengelig ressurser til å støtte kommuner og helseforetak. Tiltak er ulike spredningsseminar for erfaringsdeling og rekruttering.

Velferdsteknologi til barn, unge, voksne med medfødt eller tidlig erverva
funksjonsnedsetting

• Statusrapport

  Gevinster så langt er for det meste knytt til økt kvalitet for den enkelte brukar. Det er noen eksempel på redusert tal besøk hos bruker og dermed spart tid. Dette er en brukergruppe som treng tid på endringer, og dermed tek det lenger tid før gevinstene kjem. Prosjektet held fram med å ha fokus på gevinster, og deling av erfaringer i prosjektet til andre. Det er kun en ny kommune komt med i prosjektet i 2023. Alle kommunene i Vestland har fått tilbud, men ikke meldt seg som deltakere i prosjektet. Det hadde vært ønskelig med flere spydspisskommuner for å spre arbeidet til denne brukergruppen.

  Det arbeides kontinuerlig med å rekruttere flere kommuner. Risiko handler om personvern og informasjonssikkerhet, tilgang på personalressurser til å jobbe med prosjektet, kompetansebehov og utfordring med forankring tverrsektorielt.

Operasjonalisering av nasjonal strategi - barnehage og skole 

• Statusrapport

  Avventer nye handlingsplaner. Foreløpig pågår det utredningsarbeid på de mest sentrale tiltakene nasjonalt. Det er gjort en spørreundersøkelse blant kommunene i DigiVestland, resultatet er oppsummert og skal gjennomgås. For DigiVestland oppvekst er det i høst opprettet en egen arbeidsgruppe dedikert oppfølging av strategien og fag og fag og prioriteringsutvalget. Tiltakene har til nå ikke medført ekstra kostnader. Planene om å følge tettere opp hver enkelt kommune er utsatt grunnet tidsmangel.

Velferdsteknologisk knutepunkt - pilot og utbredelse

• Statusrapport

  Høsten 2023 har Øygarden vært pilot. Våren 2024 planlegges det innføringsløp for andre kommuner i DigiVestland. Erfaringer fra pilotering i Øygarden viser både kvalitative og indirekte budsjettmessige konsekvenser. Det var en målsetning å starte dette tiltaket på et tidlige tidspunkt, men det har vært utfordringer/begrensninger med kapasitet hos Norsk helsenett (NHN).

Kunnskap og erfaringsdeling Velferdsteknologi og Digital hjemmeoppfølging

• Statusrapport

  Noen av oppgavene som opprinnelig var innenfor dette tiltaket sitt oppdrag blir nå utført av KS-kommunenettverk for VFT og DHO, som nettverksarbeid og rådgivning til kommuner og innføring av Helhetlig tjenestemodell.
   

  På grunn av mangel på tildelte ressurser fra Statsforvaltaren Vestland har vi ikke kunne prioritert å utarbeide og formidlet gode eksempel i ulike fora, som sosiale medier og nettsider, og utført generell kompetansespredning i kommunene. Det er behov for å rekruttere ressurser som kan bidra til å spre resultat fra de andre e- helseprosjekt, da dette er vanskelig å få til innen for de ulike prosjekta sine rammer. I søknader om prosjektskjønn 2024 er spredningsaktiviteter en sentral del av prosjektskissene.

Datasjø i regional kontekst (VA)

• Statusrapport

  Dette tiltaket har tatt lengre tid enn planlagt å få i drift. Årsaken er at forvaltningsmodell og policyer rund tilgang til Bergen kommune er upløyd mark og har derfor tatt lengre tid enn vi så for oss. 

  Informasjonsmøte med relevante kommuner er gjennomført og bruken av datasjø i Bergen kommune er forankret hos produkteier. Sekretariatet holder nå på med sluttføring av kommuenallokering til piloten.

  
  Arbeidsplan er ferdigstilt og arbeid med gevinstrealiseringsplan er i gang.

KS FoU Samlet utfordringsbilde for digitalisering 

• Statusrapport

  Arbeid sammen med KS for utarbeidelse av FoU for å beskrive hvordan håndtere det samlede utfordringsbildet for digitalisering i offentlig sektor. I sluttfase av utarbeidelsen av sluttrapport. Arbeidet har fått litt for lite oppmerksomhet i sluttfasen og leveransen fra DV er presset på tid på ferdigstilling av bidrag.